Kết hợp email và danh sách việc cần làm có thể không phải ý tưởng tốt, nhưng chúng ta biết việc tách biệt hoàn toàn gần như không thể. Hãy tìm giải pháp dung hòa.
Làm sao để email không còn rối rắm bằng cách biến chúng thành nhiệm vụ? Rất dễ dàng vì nhiều ứng dụng quản lý nhiệm vụ hiện nay đã tích hợp hệ thống chuyển email thành to-do mà không cần rời hộp thư đến. Nếu các ứng dụng đồng bộ trên mọi thiết bị, bạn mang theo danh sách việc mọi nơi.
Hãy xem chức năng email-thành-nhiệm-vụ hoạt động như thế nào trong các ứng dụng phổ biến nhất.
1. Trello
Để gửi email thành thẻ nhiệm vụ lên bảng Trello bất kỳ, trước tiên tìm địa chỉ email duy nhất của bảng đó. Mở bảng, nhấp Show Menu góc phải. Thanh Menu trượt ra, chọn More > Email-to-board Settings để thấy địa chỉ email Trello gán cho bảng hiện tại.
Đã có địa chỉ? Lưu vào danh bạ. Bây giờ gửi email đến địa chỉ đó bất cứ lúc nào, Trello sẽ tạo thẻ ở cuối danh sách mặc định trên bảng đó.
Chủ đề email thành tên thẻ, nội dung thành mô tả. File đính kèm cũng tự động gắn vào thẻ.
Không chỉ vậy, bạn có thể gán thẻ cho thành viên nhóm bằng cách thêm @mention trong trường To, CC, chủ đề, hoặc nội dung email.
Có thể dùng hashtag để thêm nhãn dựa trên màu, số, hoặc tên. Xem ảnh chụp màn hình. Ví dụ: muốn gán nhãn Akshata, dùng cú pháp #akshata, #orange, hoặc #2 trong chủ đề email.
Muốn thay đổi vị trí thẻ tạo từ email? Chỉ định danh sách mặc định và vị trí thẻ mặc định trong Email-to-board Settings.
Mỗi thẻ cũng có địa chỉ email riêng, tìm thấy ở Share and more… khi mở thẻ. Email gửi đến địa chỉ đó sẽ thành bình luận trên thẻ.
Nếu dùng Chrome, cài tiện ích Gmail to Trello. Nó thêm nút Add card trong Gmail để tạo thẻ từ email hiện tại.
2. Wunderlist
Trước khi chuyển email thành nhiệm vụ Wunderlist, phải bật quyền truy cập email cho tài khoản tại Mail to Wunderlist, tích Enable Mail to Wunderlist for your account.
Sau đó, chuyển hoặc gửi email dựa trên nhiệm vụ đến me@wunderlist.com, nó sẽ xuất hiện trong hộp thư đến Wunderlist. Lưu ý: phải gửi từ địa chỉ email liên kết với tài khoản Wunderlist.
Chủ đề thành tên nhiệm vụ; nội dung email thành ghi chú. File đính kèm cũng chuyển sang. Cần dùng văn bản thuần túy trong nội dung vì Wunderlist không hỗ trợ HTML.
Mẹo hay: Thêm dấu sao (*) và khoảng trắng trước chủ đề để tạo nhiệm vụ được gắn sao.
Wunderlist cho phép tạo nhiệm vụ từ nhiều địa chỉ email khác nhau, sau khi thêm các địa chỉ đó trong Email Addresses trong cài đặt tài khoản. Thậm chí có thể liên kết mỗi địa chỉ với một danh sách mặc định khác nhau.
Tất nhiên có công thức IFTTT tạo nhiệm vụ Wunderlist mới. Công thức kích hoạt mỗi khi bạn gán nhãn "wunderlist" cho email.
3. Remember The Milk
Mở tài khoản Remember The Milk, nhấp ảnh hồ sơ góc trên phải, vào Settings > Email Tasks. Xem địa chỉ bên cạnh Inbox Email? Đó là email duy nhất để chuyển nhiệm vụ từ hộp thư. Cũng tìm thấy trong email chào mừng từ Remember The Milk.
Như thường lệ, chủ đề thành tên nhiệm vụ, nội dung thành ghi chú. Muốn thêm nhiều ghi chú, phân tách bằng ba gạch ngang (---) trong nội dung:
Ghi chú 1
---
Ghi chú 2
---
Ghi chú 3
Có thể thêm thuộc tính nhiệm vụ trong nội dung email:
Priority: 2
Tags: booking travel
List: Personal
Đảm bảo không thêm văn bản sau tên nhiệm vụ trong chủ đề.
Nếu quen dùng tính năng Smart Add của Remember The Milk, thoải mái thêm thuộc tính sau tên nhiệm vụ trong chủ đề.
Xem hướng dẫn chi tiết thêm nhiệm vụ qua email và nhập danh sách qua email từ Remember The Milk.
4. Todoist
Tính năng email nhiệm vụ trong Todoist chỉ dành cho người dùng Premium. Nếu bạn là một, chuột phải tên dự án thanh bên chọn Email tasks to this project. Tùy chọn tương tự ẩn وراء biểu tượng khoan-bút ở cuối tên dự án khi mở dự án.
Chọn tùy chọn đó, popup hiện địa chỉ email duy nhất của dự án. Cũng có thêm tùy chọn:
- cú pháp thêm thuộc tính nhiệm vụ (nhãn, nhắc nhở) qua email, và
- tùy chọn thêm địa chỉ email khác để gán nhiệm vụ.
Email gửi đến địa chỉ dự án biến thành nhiệm vụ với chủ đề làm tên, nội dung làm ghi chú. File đính kèm đến 10 MB cũng được bao gồm.
Todoist cũng có plugin liên kết tin nhắn với nhiệm vụ qua các ứng dụng email và trình duyệt phổ biến. Làm cho inbox zero trông dễ dàng!
5. Evernote
Nếu dùng Evernote quản lý to-do list, có thể gửi email thành nhiệm vụ với tên trong chủ đề. Cần truy cập email Evernote để gửi. Tìm ở Account Settings, bên cạnh Email Notes to.
Muốn thêm thẻ hoặc nhắc nhở? Dùng cú pháp đặc biệt (#Tag và !Reminder) sau tên nhiệm vụ trong chủ đề email.
Ví dụ: muốn thêm việc đặt vé máy bay ngày mai, chủ đề email: book flights #travel !tomorrow @personal, trong đó personal là sổ ghi chép muốn thêm. Thay !tomorrow bằng !15/02/16 để chỉ định ngày nhắc nhở.
Làm ghi chú giống nhiệm vụ hơn bằng cách vào Evernote thêm hộp kiểm (checkbox) vào các mục ghi chú.
6. Asana
Gửi email nhiệm vụ đến x@mail.asana.com với tên trong chủ đề, Asana đưa vào danh sách My Tasks trong Organization hoặc Workspace mặc định, thiết lập ở My Profile Settings > From Email.
Nội dung email thành ghi chú nhiệm vụ, file đính kèm thành tệp đính kèm nhiệm vụ. CC thành viên nhóm để thêm họ làm người theo dõi nhiệm vụ.
Muốn gửi email thành nhiệm vụ dưới dự án hoặc thẻ cụ thể? Thêm ID duy nhất của dự án vào địa chỉ gửi: x+projectID@mail.asana.com.
Tìm ID dự án: mở dự án, xem dãy số trong URL thanh địa chỉ. Đó là ID (số). Ví dụ URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list, ID là 88153235502733.
Cách khác: chọn dự án thanh bên, nhấp mũi tên nhỏ bên cạnh tên dự án phần chính, chọn Add Tasks by Email trong menu thả xuống.
Giống Wunderlist, bạn thêm nhiều địa chỉ gửi từ vào tài khoản Asana và gán mỗi địa chỉ với Workspace/Organization cụ thể.
Còn nhiều tích hợp email-Asana khác: tạo nhiệm vụ bằng chuyển tiếp email tự động, đăng cuộc hội thoại cho nhóm qua email. Xem hướng dẫn Asana về email nhiệm vụ.
Lưu ý: x trong địa chỉ x@mail.asana.com không phải biến số. Giữ nguyên.
7. Toodledo
Để gửi email thành nhiệm vụ Toodledo, cần tạo địa chỉ email bí mật. Nhấp ảnh hồ sơ góc trên phải, menu thả xuống hiện ra.
Tìm liên kết More… dưới cột Tools (ở giữa) trong menu. Điều hướng đến phần Tools and Services, nhấp Configure… trong panel Email Access.
Màn hình tiếp theo, dưới Email Service, tích Enable e-mail importing và nhấp Save Changes. Địa chỉ bí mật sẽ hiện ra.
Email gửi đến địa chỉ này thành nhiệm vụ Toodledo, chủ đề làm tên, nội dung làm ghi chú. Nếu là người dùng Gold, có tùy chọn thêm file đính kèm email vào nhiệm vụ Toodledo.
Có thể điều chỉnh nhiều tham số nhiệm vụ bằng cú pháp đặc biệt: % Tag cho tên thẻ, : Reminder cho nhắc nhở, & Repeat cho nhiệm vụ lặp lại. Xem danh sách đầy đủ thuộc tính có thể chỉnh.
Nếu cũng dùng 2Do, nhiệm vụ tạo qua email trong Toodledo tự động đồng bộ sang app 2Do trên mọi thiết bị. Ngược lại không được vì 2Do không có tính năng gốc chuyển email thành nhiệm vụ.
8. Any.do
Chuyển email thành nhiệm vụ Any.do rất đơn giản. Gửi email đến do@any.do với tên nhiệm vụ trong chủ đề, ghi chú trong nội dung. Any.do chuyển email thành nhiệm vụ. Phải gửi từ địa chỉ dùng đăng ký Any.do.
Nếu dùng Gmail, cài tiện ích Any.do Chrome. Nó đưa ra vài tùy chọn quản lý nhiệm vụ Any.do ngay trong Gmail. Một số người báo vấn đề đồng bộ, không đảm bảo hoạt động. Nhưng vẫn đáng thử!
9. Trong Gmail
Thay vì gửi email ra ngoài để tạo to-do, bạn có thể mang hệ thống quản lý nhiệm vụ vào Gmail với các ứng dụng sau:
1. Sortd: Tiện ích Chrome thêm bảng kiểu Kanban vào Gmail, sắp xếp email vào các danh sách rõ ràng. Kéo thả làm việc sắp xếp nhiệm vụ dễ dàng.
2. ActiveInbox: Tiện ích Chrome khác, cho phép biến mỗi email thành nhiệm vụ, gán hạn hoàn thành trong Gmail. Thậm chí thêm to-do và ghi chú cho email đi để tham khảo. Chỉ bạn thấy, người nhận không thấy.
Tìm thay thế ActiveInbox? Thử Taskforce [URL đã gỡ].
3. Google Tasks: Làm sao quên tính năng quản lý nhiệm vụ tích hợp sẵn của Google trong Gmail? Nó giấu những tính năng mạnh mẽ dưới vỏ bề mặt đơn giản. Xem 5 cách dùng Google Tasks siêu hay. Và có tiện ích Chrome làm Google Tasks tốt hơn!
Cách đơn giản nhất gửi nhiệm vụ từ email sang Google Tasks: nhấn Shift + T khi mở email trong Gmail. Tạo nhiệm vụ mới với chủ đề email làm tên, liên kết đến cuộc hội thoại email trong chi tiết nhiệm vụ.
Một Số Điểm Cần Lưu Ý
1. Nếu dùng OneNote làm to-do list, xem hướng dẫn tích hợp nhiệm vụ Outlook vào OneNote.
2. Công cụ ghi chú Google Keep không hỗ trợ thiết lập email-thành-quản-lý-nhiệm-vụ. Không tạo được bằng IFTTT vì không có kênh Google Keep trên IFTTT.
3. Giữ bí mật địa chỉ email duy nhất do ứng dụng quản lý nhiệm vụ tạo ra, trừ khi muốn cho người khác gửi nhiệm vụ vào danh sách của bạn.
4. Bình thường nhiệm vụ gửi qua email mất chút thời gian mới hiện trong trình quản lý nhiệm vụ.
5. Nhiều ứng dụng email trên Android/iOS cung cấp tích hợp với ứng dụng to-do list. Kiểm tra xem có tích hợp cho cặp email-ứng dụng bạn dùng không.
6. Tùy ứng dụng to-do list, bạn có thể truy xuất nhiệm vụ qua email. Xem phần Help/Support của ứng dụng.
Hộp Thư Đến Làm To-Do List: Không Tệ Như Bạn Nghĩ
Email không chỉ để trao đổi. Thường là để thảo luận, giao việc, theo dõi nhiệm vụ. Không thể ngăn email loại này vào hộp thư, nhưng có thể biến chúng thành nhiệm vụ để quản lý tốt hơn. Cách tuyệt vời đảm bảo không bao giờ quên nhiệm vụ chỉ vì quên hoặc mất email.
Bạn dùng ứng dụng quản lý nhiệm vụ nào? Nó cho phép tích hợp email dễ dàng, và bạn có tận dụng không? Chúng tôi muốn biết bạn có hài lòng dùng email quản lý to-do list không.