Kết hợp email và việc cần làm có thể là một ý tưởng tồi, nhưng tất cả chúng ta đều biết rằng không thể tách rời cả hai. Vì vậy, hãy hướng tới một phương tiện hạnh phúc.
Làm thế nào về việc loại bỏ email theo cách của bạn bằng cách biến chúng thành nhiệm vụ? Điều này khá dễ thực hiện vì nhiều ứng dụng quản lý tác vụ ngày nay có sẵn một hệ thống để biến email thành việc cần làm mà không cần rời khỏi hộp thư đến của bạn. Và nếu các ứng dụng đó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn, bạn có thể mang theo danh sách việc cần làm của mình ở khắp mọi nơi.
Hãy xem chức năng gửi email đến tác vụ hoạt động như thế nào trong một số ứng dụng quản lý tác vụ phổ biến nhất hiện nay.
1. Trello
Nếu bạn muốn gửi một email như một nhiệm vụ cho bất kỳ hội đồng quản trị nào ở Trello, trước tiên bạn sẽ phải tìm địa chỉ email duy nhất của hội đồng quản trị. Để làm điều đó, hãy mở bảng và nhấp vào Hiển thị trình đơn ở cực bên phải. Bạn sẽ thấy một Trình đơn ẩn thanh bên bay ra. Nhấp vào Khác> Cài đặt email đến hội đồng quản trị để tiết lộ địa chỉ email mà Trello đã chỉ định cho hội đồng quản trị hiện tại.
Tìm thấy id email? Tuyệt quá! Lưu nó như một số liên lạc trong sổ địa chỉ của bạn. Giờ đây, bạn có thể gửi email đến địa chỉ đó bất kỳ lúc nào và nhờ Trello biến nó thành một nhiệm vụ ở cuối danh sách mặc định trên bảng đó.
Chủ đề của email trở thành tên nhiệm vụ trên thẻ mới và nội dung phần nội dung được thêm vào dưới dạng mô tả. Nếu bạn đã thêm tệp đính kèm email, chúng cũng sẽ được đính kèm vào thẻ.
Đó không phải là tất cả. Bạn có thể chỉ định thẻ đó cho các thành viên trong nhóm của mình bằng cách thêm @mentions trong Tới hoặc CC các trường, dòng chủ đề hoặc thậm chí trong nội dung email.
Bạn cũng có thể sử dụng thẻ bắt đầu bằng # để thêm nhãn dựa trên màu sắc, số hoặc tên của chúng. Hãy xem ảnh chụp màn hình ở trên. Bây giờ, ví dụ:Nếu tôi muốn gán nhãn Akshata vào một thẻ cụ thể, tôi có thể sử dụng cú pháp #akshata , #orange hoặc # 2 trong dòng chủ đề của email.
Bạn muốn thay đổi nơi kết thúc của thẻ được tạo qua email? Bạn có thể chỉ định danh sách mặc định và vị trí thẻ mặc định từ Cài đặt email-to-board .
Mỗi thẻ cũng có một địa chỉ email duy nhất, bạn có thể tìm thấy địa chỉ này trong Chia sẻ và hơn thế nữa … Khi bạn mở thẻ. Bất kỳ email nào bạn gửi đến địa chỉ này đều kết thúc dưới dạng nhận xét trên thẻ.
Nếu bạn là người dùng Chrome , bạn có thể muốn cài đặt Gmail cho Trello. Tiện ích mở rộng này cung cấp cho bạn một số tính năng hữu ích như Thêm thẻ trong Gmail để tạo thẻ từ email hiện tại.
2. Wunderlist
Trước khi bắt đầu chuyển email thành tác vụ Wunderlist, bạn cần bật quyền truy cập email cho tài khoản của mình bằng cách đi tới Mail to Wunderlist và chọn hộp bên cạnh Bật Mail to Wunderlist cho tài khoản của bạn .
Sau khi hoàn tất, bạn có thể gửi hoặc chuyển tiếp bất kỳ email dựa trên nhiệm vụ nào tới me@wunderlist.com và nó xuất hiện như một nhiệm vụ trong hộp thư đến Wunderlist của bạn. Tất nhiên, để điều này hoạt động, bạn sẽ cần gửi email từ địa chỉ được liên kết với tài khoản Wunderlist của bạn.
Chủ đề email trở thành tên tác vụ; phần nội dung của email được đính kèm dưới dạng ghi chú. Các tệp đính kèm của email cũng được chuyển sang. Lưu ý rằng bạn sẽ cần sử dụng văn bản rõ trong nội dung email, vì Wunderlist không hỗ trợ HTML.
Đây là một mẹo hay: Bạn có thể đặt trước chủ đề email bằng dấu hoa thị (*) theo sau là dấu cách để tạo tác vụ có gắn dấu sao.
Wunderlist cho phép bạn tạo nhiệm vụ bằng cách gửi email từ các địa chỉ khác nhau, nhưng chỉ sau khi bạn đã thêm các địa chỉ đó trong Địa chỉ email trong cài đặt tài khoản của mình. Bạn thậm chí có thể liên kết từng địa chỉ với một danh sách mặc định khác, tức là bạn có thể chọn danh sách mà bạn muốn đặt một nhiệm vụ được gửi từ một địa chỉ email cụ thể.
Tất nhiên có một công thức IFTTT để tạo một nhiệm vụ Wunderlist mới. Chúng tôi rất vui vì bạn đã hỏi! Công thức được kích hoạt mỗi khi bạn gắn nhãn email là "wunderlist".
3. Nhớ Sữa
Mở tài khoản Remember The Milk của bạn, nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở trên cùng bên phải và đi tới Cài đặt> Nhiệm vụ email. Xem địa chỉ đó bên cạnh Email hộp thư đến ? Đó là email duy nhất mà bạn có thể sử dụng để chuyển tiếp các công việc từ hộp thư đến của mình. Bạn cũng sẽ tìm thấy địa chỉ đó trong email Chào mừng từ Remember The Milk.
Như thường lệ, dòng tiêu đề chuyển thành tên nhiệm vụ và nội dung phần nội dung được thêm vào dưới dạng ghi chú. Nếu bạn muốn thêm nhiều ghi chú, hãy tách từng ghi chú trong phần nội dung bằng ba dấu gạch ngang (---) như sau:
Lưu ý 1
---
Lưu ý 2
---
Lưu ý 3
Bạn có thể thêm thuộc tính nhiệm vụ vào nội dung email theo cách này:
Ưu tiên:2
Tags:đặt phòng du lịch
Danh sách:Cá nhân
Đảm bảo rằng bạn không thêm bất kỳ văn bản nào sau tên nhiệm vụ trong dòng chủ đề.
Nếu bạn thấy thoải mái khi sử dụng tính năng Thêm thông minh của Remember The Milk, vui lòng thêm thuộc tính nhiệm vụ sau tên nhiệm vụ trong dòng chủ đề.
Ngoài ra, hãy xem hướng dẫn chi tiết này về cách thêm nhiệm vụ qua email và nhập danh sách qua email trực tiếp từ Remember The Milk.
4. Todoist
Trong Todoist, tính năng tác vụ email chỉ dành cho người đăng ký Premium. Nếu bạn là một, bạn có thể sử dụng nó bằng cách nhấp chuột phải vào tên dự án trong thanh bên và chọn Gửi nhiệm vụ qua email cho dự án này từ menu thả xuống. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn tương tự ẩn sau biểu tượng cờ lê-bút chì ở ngoài cùng bên phải của tên dự án trong một dự án đang mở.
Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên với địa chỉ email duy nhất được chỉ định cho dự án đó. Bạn cũng sẽ tìm thấy một vài tùy chọn khác trong cửa sổ bật lên này:
- cú pháp để thêm thuộc tính công việc (như nhãn và lời nhắc) qua email và
- tùy chọn để thêm các địa chỉ email khác mà bạn muốn chỉ định nhiệm vụ.
Bất kỳ email nào bạn gửi đến địa chỉ email của dự án đều biến thành một nhiệm vụ với chủ đề của email là tên nhiệm vụ và nội dung email dưới dạng ghi chú. Tệp đính kèm lên đến 10 MB cũng được bao gồm.
Todoist cũng có các plugin để liên kết thư với các tác vụ [Đã xóa URL bị hỏng] thông qua các trình duyệt và ứng dụng email phổ biến. Nó làm cho hộp thư đến trông dễ dàng hơn!
5. Evernote
Nếu bạn sử dụng ứng dụng ghi chú đa năng Evernote để quản lý danh sách việc cần làm của mình, bạn có thể gửi email dưới dạng nhiệm vụ đến Evernote với tên nhiệm vụ trong dòng chủ đề. Tất nhiên, bạn sẽ cần quyền truy cập vào id email Evernote của mình để gửi email. Bạn có thể tìm thấy nó trong Cài đặt tài khoản, bên cạnh Ghi chú email tới .
Bạn muốn thêm thẻ hoặc lời nhắc cho một công việc? Bạn có thể làm điều đó bằng cú pháp đặc biệt ( #Tag và ! Nhắc nhở tương ứng) sau tên nhiệm vụ trong dòng chủ đề của email.
Ví dụ:nếu bạn muốn thêm việc cần làm để đặt vé máy bay vào ngày mai, chủ đề email của bạn sẽ giống như sau: đặt vé máy bay #travel! Tomorrow @personal , ở đâu cá nhân là sổ ghi chép bạn muốn thêm nhiệm vụ vào. Bạn có thể thay thế ! Ngày mai với một cái gì đó như ! 15/02/16 nếu bạn muốn chỉ định một ngày cho lời nhắc.
Tạo cảm giác ghi chú giống với công việc hơn bằng cách truy cập Evernote và thêm các hộp kiểm vào các mục ghi chú.
6. Asana
Khi bạn gửi công việc qua email tới x@mail.asana.com với tên nhiệm vụ trong dòng chủ đề, Asana sẽ gửi nó đến danh sách Nhiệm vụ của tôi trong Tổ chức hoặc Không gian làm việc mặc định mà bạn có thể đặt trong Cài đặt hồ sơ của tôi> Từ email .
Nội dung email của bạn chuyển thành ghi chú nhiệm vụ và tệp đính kèm email chuyển thành tệp đính kèm nhiệm vụ. Bạn có thể cc các thành viên trong nhóm của mình để thêm họ làm người theo dõi nhiệm vụ.
Nếu bạn muốn gửi email tới Asana và biến nó thành một nhiệm vụ trong một dự án hoặc thẻ cụ thể, điều đó có thể thực hiện được. Bạn chỉ cần chỉnh sửa địa chỉ email gửi đến Asana để thêm ID duy nhất của dự án như sau:x+projectID@mail.asana.com.
Để tìm ID của dự án, hãy mở dự án và tìm kiếm một chuỗi số trong URL của dự án trên thanh địa chỉ. Đó là ID (số) của dự án. Ví dụ:trong URL dự án https://app.asana.com/0/88153235502733/list, ID dự án sẽ là 88153235502733.
Có một phương pháp khác để tìm ID dự án:Chọn dự án trong thanh bên, nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh tên dự án trong phần chính, sau đó nhấp vào Thêm nhiệm vụ qua email trong trình đơn thả xuống.
Cũng giống như trong Wunderlist, bạn có thể thêm các địa chỉ email gửi từ khác nhau vào tài khoản Asana của mình và ghép nối từng địa chỉ với một Không gian làm việc hoặc Tổ chức cụ thể để tạo tác vụ.
Còn nhiều việc bạn có thể làm về việc tích hợp Asana với email, chẳng hạn như tạo tác vụ với tính năng chuyển tiếp email tự động và đăng các cuộc trò chuyện với nhóm của bạn qua email. Đọc hướng dẫn của Asana về các tác vụ gửi email.
Lưu ý: x trong id email gửi đến Asana (x@mail.asana.com) không phải là một biến. Để nguyên như vậy.
7. Toodledo
Để có thể gửi email dưới dạng nhiệm vụ đến tài khoản Toodledo của bạn, bạn cần tạo địa chỉ email bí mật của mình. Để làm điều đó, trước tiên hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở trên cùng bên phải. Bạn sẽ thấy một menu thả xuống ngay bây giờ.
Tìm kiếm Thêm… trong (trung tâm) Công cụ trong menu thả xuống. Thao tác này sẽ đưa bạn đến Công cụ và dịch vụ , nơi bạn phải nhấp vào Định cấu hình… trong bảng điều khiển Truy cập Email.
Trên màn hình tiếp theo, trong Dịch vụ email , chọn hộp bên cạnh Bật nhập e-mail và nhấn vào nút Lưu thay đổi cái nút. Sau đó, bạn sẽ thấy địa chỉ email bí mật của mình.
Bất kỳ email nào bạn gửi đến địa chỉ này đều trở thành một nhiệm vụ trong Toodledo, với nội dung dòng chủ đề được nhân đôi dưới dạng tên nhiệm vụ như bình thường và nội dung phần nội dung dưới dạng ghi chú. Nếu bạn là người đăng ký Vàng, bạn có tùy chọn thêm tệp đính kèm email vào các tác vụ Toodledo.
Bạn có thể điều chỉnh một số tham số tác vụ bằng cú pháp đặc biệt như % Tag đối với tên thẻ, :Reminder cho lời nhắc và &Lặp lại cho các nhiệm vụ định kỳ. Hãy xem nhanh tất cả các thuộc tính tác vụ mà bạn có thể tinh chỉnh. Đó là một danh sách khá dài.
Nếu bạn cũng là người dùng 2Do, mọi tác vụ bạn tạo qua email trong Toodledo sẽ tự động được đồng bộ hóa với ứng dụng 2Do trên tất cả các thiết bị của bạn. Điều này sẽ không hoạt động ngược lại, vì 2Do không có tính năng gốc cho phép bạn biến email thành tác vụ.
8. Any.do
Chuyển email thành tác vụ Any.do rất đơn giản. Bạn gửi email đến do@any.do với tên nhiệm vụ phù hợp trong dòng chủ đề và ghi chú nhiệm vụ trong nội dung và Any.do chuyển email thành nhiệm vụ. Bạn sẽ phải gửi email từ địa chỉ mà bạn đã sử dụng để đăng ký Any.do.
Nếu bạn là người dùng Gmail, hãy cài đặt tiện ích mở rộng Any.do Chrome. Nó cung cấp cho bạn một số tùy chọn thú vị để quản lý các tác vụ Any.do của bạn từ bên trong Gmail. Một số người dùng đã báo cáo sự cố đồng bộ hóa với tiện ích mở rộng này, vì vậy không có gì đảm bảo rằng nó sẽ hoạt động hiệu quả cho bạn. Nhưng nó vẫn đáng để thử!
9. Trong Gmail
Thay vì gửi email để tự động tạo việc cần làm trong ứng dụng quản lý công việc của mình, bạn cũng có thể đưa thiết lập quản lý công việc ngay vào Gmail với các ứng dụng sau:
1. Sắp xếp: Tiện ích mở rộng này của Chrome thêm một bảng kiểu Kanban vào Gmail và sắp xếp các email của bạn thành các danh sách được xác định rõ ràng. Bạn sẽ thấy việc sắp xếp lại các công việc thật dễ dàng nhờ thiết lập kéo và thả.
2. ActiveInbox: Đây là một tiện ích mở rộng khác của Chrome và nó cho phép bạn biến mỗi email thành một nhiệm vụ và ấn định ngày đến hạn cho nó trong Gmail. Bạn thậm chí có thể thêm việc cần làm và ghi chú vào các email gửi đi để tham khảo. Những thông tin này sẽ chỉ hiển thị với bạn chứ không hiển thị với người nhận email.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế phù hợp cho ActiveInbox, hãy thử Taskforce [Đã xóa URL bị hỏng].
3. Google Task: Làm sao chúng ta có thể quên tính năng quản lý tác vụ của chính Google được tích hợp ngay trong Gmail? Nó ẩn một số tính năng mạnh mẽ bên dưới vẻ ngoài đơn giản của nó. Hãy xem năm cách tuyệt vời này để sử dụng Google Task. Và vâng, có một tiện ích mở rộng của Chrome để làm cho Google Tasks tốt hơn nữa!
Cách đơn giản nhất để gửi công việc từ email tới Google Tasks là nhấn Shift + T khi bạn mở email trong Gmail. Điều này tạo ra một nhiệm vụ mới với văn bản chủ đề của email làm tên nhiệm vụ và liên kết đến cuộc hội thoại email trong chi tiết nhiệm vụ.
Vài điểm cần lưu ý
1. Nếu bạn sử dụng OneNote làm danh sách việc cần làm của mình, bạn cần hướng dẫn của chúng tôi về cách tích hợp các tác vụ Outlook vào OneNote.
2. Công cụ ghi chú của riêng Google, Google Keep, không hỗ trợ thiết lập trình quản lý email để làm việc. Bạn cũng không thể tạo tài khoản bằng công thức IFTTT vì không có kênh Google Keep trên IFTTT.
3. Giữ bí mật các địa chỉ email duy nhất do ứng dụng quản lý công việc của bạn tạo ra trừ khi bạn muốn cho phép ai đó gửi công việc vào danh sách việc cần làm của mình.
4. Các nhiệm vụ được gửi qua email sẽ mất một chút thời gian để hiển thị trong trình quản lý tác vụ của bạn.
5. Nhiều ứng dụng email trên Android và iOS cung cấp tích hợp với các ứng dụng danh sách việc cần làm. Bạn có thể muốn kiểm tra xem có tích hợp sẵn cho tổ hợp trình quản lý tác vụ email cụ thể mà bạn sử dụng hay không.
6. Tùy thuộc vào ứng dụng danh sách việc cần làm mà bạn sử dụng, bạn thậm chí có thể truy xuất công việc qua email. Truy cập phần Trợ giúp hoặc Hỗ trợ của ứng dụng để xem liệu nó có cho phép điều này không.
Hộp thư đến của bạn như một danh sách việc cần làm:Không tệ như bạn nghĩ
Email không phải lúc nào cũng liên quan đến thư từ. Họ thường thảo luận, phân công và theo dõi các nhiệm vụ. Bạn không thể ngăn những email việc cần làm như vậy kết thúc trong hộp thư đến của mình, nhưng bạn có thể biến chúng thành nhiệm vụ để quản lý chúng tốt hơn. Đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn không bao giờ quên công việc nữa chỉ vì quên hoặc đặt nhầm email.
Bạn sử dụng ứng dụng quản lý tác vụ nào? Nó có cho phép tích hợp dễ dàng với email không và bạn có tận dụng được điều đó không? Chúng tôi muốn biết liệu bạn có hài lòng khi sử dụng email để quản lý danh sách việc cần làm của mình hay không.