Ứng xử mạng có thể là chủ đề nhạy cảm, và dù tôi không coi mình là chuyên gia ứng xử Internet, tôi cố gắng lịch sự khi hoạt động trực tuyến. Tôi không hoàn hảo, và thường hài lòng như người khác khi ai đó bị chứng minh sai trong tranh luận trực tuyến (tôi có thể khá thô lỗ, nhưng khi làm vậy, tôi thường nghe như học sinh cấp 2 trùm dọa, thật đau khổ). Tuy nhiên, một rào cản lớn của ứng xử mạng mọi người đôi khi gặp phải là gửi email.
Email chắc chắn không phải phương thức giao tiếp mới, nhưng là một cột mốc Internet vẫn giữ sự liên quan qua nhiều năm. Thật không may, nhiều người không làm tốt việc viết email. Đây là cách giao tiếp kỳ lạ, kết hợp văn phong thư từ dài dòng nhưng có yếu tố phản hồi tức thì của thế giới trực tuyến. Với đó, ai đó có thể khá lo lắng khi viết email, và điều đó dễ hiểu.
Dưới đây là năm mẹo giúp bạn giải quyết lo lắng đó.
Giữ Gìn Sự Thân Thiện
Nếu có điều từng khiến tôi lo lắng về email, đó là giọng văn (tone). Để khắc phục, tôi quyết định đơn giản thiết lập giọng văn thân thiện trong email. Bắt đầu bằng chào hỏi có dấu chấm than thường giúp. Thực tế, nếu bạn có "Năng Lực Hài Hước", hãy thêm chút hài hước. Nói đơn giản: nếu lo email nghe thô lỗ, hãy thân thiện 100% thời gian – cách tốt nhất xóa tan lo lắng đó. Quá nhiều email quá thẳng thắn và vô cảm. Nếu mọi người thêm chút cá tính vào lời nói, thế giới sẽ tốt đẹp hơn.
Điều này thực sự giúp khi email người lạ, và thậm chí tốt hơn khi bàn chủ đề nhạy cảm với người quen. Bằng cách dọn bàn và giữ sự tử tế (không châm biếm hay thụ động tấn công ngầm), mọi thứ sẽ suôn sẻ. Chỉ đừng lạm dụng.
Không Cày Cú (Kiss Up)
Tôi thú nhận đôi khi thấy mình cày cú trong email, và không hề định vậy. Như đã nói, ranh giới giữa thân thiện và khó chịu mỏng manh, dễ vượt qua. Với chữ viết, cày cú rõ rệt hơn. Mọi người gần như luôn đọc lại email để xác nhận nội dung, tin tôi đi, sự "bợn" của bạn sẽ rõ như ban ngày. Thay vào đó, nếu email người cấp trên, hãy xóa vị trí của họ khỏi đầu. Xem họ như một con người. Tin tôi, điều đó giúp ích thực sự.
Khi nhận ra bạn chỉ viết cho một con người khác, không cần cày cú (dù vô thức). Chỉ nhớ hầu hết con người xứng đáng được tôn trọng như nhau. Nếu đối xử với mọi người bình đẳng và tôn trọng tối đa, bạn không lo ai nhận email hay nói gì. Lúc đó, bạn chỉ được coi là người tôn trọng.
Bao Quát Nhưng Giữ Đơn Giản
Tôi viết email rất dài, mục đích để truyền đạt mọi thông tin. Tuy nhiên, không nhất thiết phải vậy. Thay vì viết tiểu thuyết, hãy làm rõ ý chính. Bạn vẫn có thể thêm cá tính vào thân email làm phương tiện cho ý chính. Nhưng khi vào vấn đề chính, hãy rõ ràng điều bạn muốn nói.
Tôi gợi ý: viết một câu thẳng thắn nói điều cần nói, để yên tâm, viết thêm một câu diễn giải. Sau đó, xong. Đừng làm gì thêm. Chân thành.
Hãy Phiêu Lưu
Hãy nghĩ tại sao gửi email khiến bạn lo lắng. Sợ người ta nói không? Sợ bị sa thải? Sợ nghe ngốc nghếch? Nếu câu trả lời "có" cho ba câu trên, tôi nói: bạn không có gì để mất, đó là thiệt thòi của họ nếu đuổi bạn, và bạn đã ngốc nghếch vì lo lắng chỉ vì gửi email – hãy bỏ qua.
Tôi biết nghe hơi ngốc, nhưng hãy phiêu lưu với email. Chấp nhận rủi ro gửi tin nhắn không biết khi nào, có hay không họ trả lời. Coi đó như cờ bạc, có thể vui hơn. Thực tế, hãy nói điều bất ngờ trong email. Làm hyperboles (ngôn từ夸张) và phát biểu giải trí. Nếu có, hãy làm email đáng nhớ.
Đừng Hoang Mang
Đã bao giờ viết email vội vã hoặc khi đầu óc phân tâm bởi áp lực đời thường? Luôn cực kỳ xấu hổ nhìn lại những gì đã viết. Thay vào đó, tại sao không viết email khi hoang mang? Thử cách này.
Lần sau ngồi viết email trong tâm trạng băn trăn, hãy ngồi lại đánh giá tình huống. Chờ giây lát trước khi nhấn Gửi, đi lướt Reddit hay gì đó – xả hơi email. Quay lại sau khi đã bình tĩnh, sửa đổi gì muốn. Người nhận chờ thêm vài phút không sao, đáng giá hơn là nhìn email bạn vô tình trút tâm sự, chi tiết khổ đau cuộc đời.
Kết Luận
Hãy rõ ràng: không có gì phải lo lắng khi gửi email! Chỉ việc làm thôi. Bạn sẽ ổn thôi.
Mẹo gì bạn có để viết email? Những mẹu này có giúp bạn không?