Tất cả chúng ta đều nhận được rất nhiều email. Từ người quản lý đến nhân viên, đồng nghiệp của họ, bản tin từ các dịch vụ khác nhau mà bạn đã đăng ký và còn gì nữa!
Việc sàng lọc dữ liệu email đồ sộ như vậy là một sự lãng phí thời gian và năng lượng. Tại sao không đánh giá lại cách quản lý email của bạn một cách hiệu quả.
Bạn có biết rằng bạn có thể lên lịch gửi email bằng một số thủ thuật đơn giản không?
-
Loại bỏ rác
Giả sử, bạn nhận được trung bình một trăm email mỗi ngày, trong đó chỉ một nửa số thư là quan trọng và phần còn lại là 'rác'. Trong trường hợp bạn đang phải đối mặt với các trường hợp thư rác/thư rác lặp đi lặp lại, hãy sử dụng các tệp rác để thu thập phần lớn thư rác và quét nó hai lần một ngày để loại bỏ các email không mong muốn. Nó sẽ giảm 30% thư rác từ hộp thư đến của bạn.
-
Thiết lập thư mục thông minh
Khi mở hộp thư đến, bạn sẽ nhận thấy một phần tư số email là ưu đãi đặc biệt, ưu đãi giảm giá, truyện cười được chuyển tiếp hoặc thông báo quảng cáo. Về cơ bản, công cụ tiếp thị qua email. Đó là một thủ thuật bán hàng để thu hút nhiều khách hàng hơn. Vì vậy, hãy ưu tiên các email của bạn trong các danh mục phụ để giữ cho hộp thư đến được sắp xếp hợp lý. Sẽ dễ dàng tìm ra các email trong trường hợp khẩn cấp hoặc xóa nhiều email cùng nhau.
-
Tắt tất cả thông báo qua email
Email không phải là phương tiện liên lạc tức thì. Chúng tôi sử dụng điện thoại di động và tin nhắn nhanh cho việc đó. Email phù hợp với các doanh nghiệp mà bạn không yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Vì vậy, đừng cho phép người khác cản trở công việc của bạn. Thông báo qua email và tiếng bíp làm gián đoạn sự tập trung của bạn, có thể khiến bạn mất tập trung trong các cuộc họp và cuộc trò chuyện. Tắt chế độ rung hoặc âm thanh của điện thoại đối với mỗi email mới.
-
Hủy đăng ký nhận email quảng cáo không mong muốn
Bạn sẽ không bao giờ muốn đọc tất cả các email quảng cáo và khuyến mãi. Hủy đăng ký từ những người không cần thiết. Đó là một quá trình dễ dàng và nhanh chóng. Để hủy đăng ký các bản tin mà bạn không muốn, hãy đăng nhập vào tài khoản email của bạn và tìm kiếm 'hủy đăng ký' trong những người gửi thư mà bạn đã chán ngấy. Xem lại kết quả tìm kiếm và quyết định email nào muốn tiếp tục. Bạn cũng có thể truy cập www.unroll.me và hủy đăng ký nhận các bản tin mà bạn muốn chuyển vào thùng rác. Nó sẽ tổ chức hộp thư đến với các danh mục và thư mục khác nhau.
-
Sắp xếp thời gian của bạn để đọc và trả lời email
Nhận được cảnh báo hoặc thông báo khiến bạn không tập trung vào trách nhiệm của mình. Mặc dù việc xem xét email của bạn trong thời gian đã lên lịch sẽ giúp bạn hỗ trợ khẩn cấp cũng như giúp bạn duy trì và cập nhật lịch của mình về các cuộc họp.
Bạn cũng có thể soạn thảo email của mình cho bất kỳ trường hợp khẩn cấp nào bằng cách cập nhật số liên lạc của bạn và cung cấp thông tin phù hợp. thời gian để đạt được bạn. Do khối lượng công việc nhiều nên bạn cũng có thể kiểm tra email mỗi giờ trong vòng 10 đến 15 phút hoặc kiểm tra email 3-4 lần một ngày, chẳng hạn như buổi sáng, buổi chiều và buổi tối.
-
Sắp xếp email theo danh mục
Khi nhận được nhiều email cùng lúc, bạn có thể quên để ý những email quan trọng hoặc đôi khi xóa nhầm mà không đọc. Điều này xảy ra khi bạn nhận được tất cả email trong hộp thư đến của mình và không có thư mục và danh mục nào có sẵn để đặt email vào các thư mục tương ứng. Đôi khi, khi bạn xóa thư rác khỏi hộp thư đến của mình, bạn sẽ xóa các email liên quan đến công việc. Tuy nhiên, bạn có thể khôi phục chúng từ thùng rác nhưng đôi khi bạn không biết mình đã làm điều đó hay chưa!
Mọi người đều có cách riêng để xử lý công việc của mình. Đây chỉ là một gợi ý về cách quản lý email của bạn một cách hiệu quả và cách bạn có thể thực hiện thật đơn giản. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình.