Chúng ta đều nhận được hàng chục email. Từ quản lý đến nhân viên, đồng nghiệp, bản tin từ các dịch vụ đã đăng ký, và gì không nữa!
Lọc qua khối lượng email khổng lồ là lãng phí thời gian và năng lượng. Tại sao không đánh giá lại cách quản lý email hiệu quả?
Bạn có biết bạn có thể lên lịch email với một vài thủ thuật đơn giản?
Loại bỏ thư rác
Giả sử bạn nhận trung bình 100 email/ngày, trong đó chỉ một nửa quan trọng, phần còn lại là 'rác'. Nếu gặp lặp lại spam/thư rác, dùng bộ lọc rác để bắt hầu hết spam và quét hai lần/ngày để loại email không mong muốn. Sẽ giảm 30% rác trong hộp thư đến.
Thiết lập thư mục thông minh
Khi mở hộp thư đến, bạn sẽ thấy 1/4 email là ưu đãi đặc biệt, giảm giá, truyện cười chuyển tiếp hoặc thông báo quảng cáo. Cơ bản là marketing email. Đó là chiêu bài thu hút khách hàng. Vì vậy, ưu tiên email thành các danh mục con để hộp thư đến gọn gàng. Dễ dàng tìm email khẩn cấp hoặc xóa nhiều email cùng lúc.
Tắt tất cả thông báo email
Email không phải phương tiện giao tiếp tức thì. Chúng ta dùng điện thoại và nhắn tin tức thì cho việc đó. Email tốt cho kinh doanh nơi không cần phản hồi ngay. Vì vậy, đừng cho người khác làm phiền công việc. Cảnh báo và tiếng beep email làm gián đoạn tập trung, có thể làm phân tâm trong họp và hội thoại. Tắt rung hoặc tiếng ding nghe được cho mỗi email mới trên điện thoại.
Hủy đăng ký email quảng cáo không mong muốn
Bạn sẽ không bao giờ muốn đọc tất cả email quảng cáo và khuyến mãi. Hủy đăng ký những cái không cần thiết. Quy trình dễ dàng và nhanh chóng. Để hủy bản tin bạn không muốn, đăng nhập email và tìm 'hủy đăng ký' (unsubscribe) trong các thư bạn chán. Xem kết quả tìm kiếm và quyết định email nào muốn tiếp tục. Bạn cũng có thể truy cập www.unroll.me và hủy đăng ký bản tin muốn xóa. Nó sẽ tổ chức hộp thư đến với các danh mục và thư mục khác nhau.
Lên lịch thời gian đọc và trả lời email
Nhận cảnh báo hoặc thông báo làm bạn mất tập trung vào trách nhiệm. Mặc dù xem email theo thời gian đã lên lịch sẽ giúp bạn hỗ trợ khẩn cấp cũng như duy trì và cập nhật lịch về cuộc họp.
Bạn cũng có thể soạn email dự phòng cho trường hợp khẩn cấp bằng cách cập nhật số liên lạc và cung cấp thời gian phù hợp để liên hệ. Do khối lượng công việc lớn, bạn cũng có thể kiểm tra email mỗi giờ 10-15 phút hoặc 3-4 lần/ngày, như sáng, trưa và chiều.
Phân loại email theo danh mục
Khi nhận nhiều email cùng lúc, bạn có thể quên chú ý email quan trọng hoặc đôi khi xóa nhầm mà không đọc. Điều này xảy ra khi tất cả email đổ vào hộp thư đến và không có thư mục/danh mục để đặt email vào đúng chỗ. Đôi khi xóa rác khỏi hộp thư đến bạn lại xóa mất email liên quan công việc. Tuy bạn có thể khôi phục từ thùng rác nhưng đôi khi bạn không nhận ra mình đã làm thế!
Mọi người đều có cách riêng xử lý việc của mình. Đây chỉ là gợi ý quản lý email hiệu quả và đơn giản hóa. Tuy nhiên, bạn có thể tìm hệ thống phù hợp với mình.