Khi sử dụng Microsoft Office, một trong những thách thức lớn nhất là xem tất cả tài liệu bạn truy cập gần đây ở một nơi. Nó có thể là tài liệu Word bạn đang làm việc hoặc bài thuyết trình bạn truy cập qua email. Bên cạnh đó, tìm ứng dụng khi bạn cần chúng tốn một chút công sức. Microsoft đã giới thiệu Ứng dụng Office (Office App) trong Windows 10 vào tháng 2, và đó là một trong những ứng dụng ít được sử dụng nhất. Tôi sẽ nói về các tính năng và nó hữu ích như thế nào.
Ứng dụng Office trong Windows 10
Nếu bạn đã cài đặt Office, tôi chắc chắn tất cả những gì bạn đã làm là truy cập các ứng dụng tương ứng. Điều mà nhiều người trong chúng ta bỏ lỡ là cài đặt Office 365 cũng thêm một Ứng dụng Office. Vâng, đó chính là tên gọi của nó — Office. Chúng ta sẽ thảo luận các chủ đề sau trong bài viết này:
- Bảng điều khiển (Dashboard)
- Truy cập tức thì các tệp tin
- Tính năng doanh nghiệp (Business Features)
- Nhược điểm (Drawbacks).
Ứng dụng Office hoạt động với bất kỳ đăng ký Office 365 nào, Office 2019, Office 2016 và Office Online.
1. Bảng điều khiển với truy cập nhanh đến các ứng dụng Office
Khi bạn khởi chạy ứng dụng, nó sẽ cho bạn xem dạng bảng điều khiển. Phần trên cùng cho bạn truy cập một lần nhấp (one-click) vào các ứng dụng và dịch vụ Office, bao gồm Skydrive, Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Skype, Lịch (Calendar) và People (Mọi người). Tất cả ở một nơi.
Nếu bất kỳ ứng dụng nào không được liệt kê, bạn có thể nhấp vào "Explore all your apps" (Khám phá tất cả ứng dụng của bạn) trong menu để xem danh sách hoàn chỉnh.
Cũng ở phía trên, bạn nên thấy ảnh hồ sơ của mình. Đó là tài khoản Microsoft được kết nối với ứng dụng Office. Bạn có thể nhấp vào nó để truy cập các liên kết cài đặt tài khoản.
2. Truy cập tức thì các tệp Office thuộc về bạn
Bảng điều khiển cung cấp cho bạn truy cập nhanh đến tất cả tài liệu Office thuộc về bạn. Ngay dưới danh sách ứng dụng, bạn có quyền truy cập vào Recent (Gần đây), Pinned (Đã ghim), và Shared (Đã chia sẻ). Toàn bộ sắp xếp này làm cho việc truy cập tệp tin dễ dàng hơn rất nhiều. Lượng thời gian bạn đã dành để mở các ứng dụng khác nhau và tìm kiếm chúng sẽ được tiết kiệm.
Vậy việc tạo tệp mới thì sao? Dòng ứng dụng trên cùng cũng bao gồm nút Start New (Bắt đầu mới), có thể tạo bất kỳ tệp nào mà bạn có quyền truy cập với đăng ký của mình. Những ai giữ tất cả tệp tin trong OneDrive có thể sử dụng tùy chọn tải lên và mở (upload and open).
Nếu bất kỳ ứng dụng nào không được cài đặt trên máy tính của bạn, nó sẽ mở nó trong phiên bản web trên Office Online; ngược lại, nó sẽ mở nó trong cài đặt cục bộ.
3. Tính năng Doanh nghiệp của Ứng dụng Office Windows 10
Ứng dụng Office cũng phổ biến בקרב người dùng doanh nghiệp, và có một số khả năng mà Quản trị viên CNTT có thể chọn để bật.
- Thương hiệu tổ chức (Organization branding)
- Truy cập ứng dụng của bên thứ ba (third-party apps) sử dụng AAD thông qua Ứng dụng Office
- Microsoft Search (Tìm kiếm Microsoft) để người dùng có thể sử dụng một trải nghiệm tìm kiếm để tìm tài liệu và con người trên toàn tổ chức.
Đó nói, có một nhược điểm. Ứng dụng không hoạt động như mong đợi nếu bạn gặp sự cố với internet. Thông tin tài khoản của bạn, recent, pinned, và shared files (các tệp gần đây, đã ghim, đã chia sẻ) biến mất khi không có internet. Điều đó khó chịu.
Ứng dụng Office trong Windows 10 cũng cung cấp mẹo, thủ thuật và gợi ý ở nhiều nơi. Bạn có thể nhận thấy chúng trên bảng điều khiển khi bạn nhấp All apps (Tất cả ứng dụng) v.v.
Nếu bạn mới sử dụng Office hoặc muốn thử điều gì đó mới, tôi mạnh mẽ khuyên bạn nên thử chúng.
Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn thích sử dụng Ứng dụng Office trong Windows 10.