Bạn có bao nhiêu đăng ký email? 50? 100? 200? Nếu bạn như tôi, bạn hoàn toàn không biết, nhưng bạn biết là rất nhiều. Trong lợi ích dọn dẹp hộp thư đến, đã đến lúc hành động.
Nhưng hủy đăng ký không phải luôn là câu trả lời — một số bản tin chắc chắn đáng đọc! (Ví dụ, nếu bạn cần lời khuyên thời trang geek.) Vậy bạn có thể làm gì để dọn dẹp hộp thư đầy bản tin?
Nhận Tóm Tắt Hàng Ngày
Hãy tưởng tượng, thay vì nhận chục email mỗi sáng, bạn có thể nhận chỉ một email duy nhất. Chúng tôi đã chỉ cách Unroll.me giúp bạn hủy đăng ký bản tin không muốn hàng loạt, và đó thực sự hữu ích, nhưng nếu bạn không muốn xóa tất cả bản tin, nó cũng giúp bạn quản lý chúng. Sau khi cấp quyền Unroll.me truy cập tài khoản email, bạn thấy tất cả đăng ký trên bảng điều khiển, và có ba tùy chọn cho mỗi cái: hủy đăng ký, gộp lại, hoặc để trong hộp thư đến.
Nếu chọn "gộp lại," đăng ký đó sẽ được thêm vào email tóm tắt hàng ngày, được gửi mỗi sáng. Số lượng rối rắm loại bỏ khỏi hộp thư đến kinh ngạc — không chỉ bạn có thể gộp tất cả bản tin vào một email, bạn cũng có thể bao gồm thông báo mạng xã hội và email tự động khác. Nếu muốn xem toàn văn mục nào trong gộp lại, chỉ cần nhấp vào nó và bạn sẽ được đưa đến phiên bản đầy đủ trên trình duyệt. Và không email nào bị xóa — chúng chỉ được lưu trữ để bạn truy cập qua tài khoản email sau.
Cũng có dịch vụ mới tên FollowLetter dường như cung cấp chức năng tương tự. Đáng tiếc, nó đang ở beta chỉ mời. Tôi đã xin mời, nhưng chưa nhận được. Nếu nhận được, tôi sẽ báo cáo lại! (Và nếu ai đó đã thử, hãy để bình luận cho chúng tôi biết nó hoạt động như thế nào!)
Lưu Trữ Bản Tin
Nếu bạn muốn loại bỏ hoàn toàn bản tin khỏi hộp thư đến để đọc ở nơi khác, bạn có vài lựa chọn. Tất nhiên, bạn luôn có thể thiết lập bộ lọc trong Gmail, Hotmail, Yahoo, hoặc bất kỳ nhà cung cấp thư nào để gửi bản tin đến thư mục cụ thể và đánh dấu đã đọc (hoặc không), để chúng luôn được lưu trữ nơi bạn tìm thấy sau. Nhưng có những lựa chọn tốt hơn.
Nếu bạn không quen If This, Then That (IFTTT), bây giờ là lúc tuyệt vời để học! (Hướng Dẫn IFTTT Tối Thượng: Dùng Công Cụ Mạnh Nhất Web Như Chuyên Gia là giới thiệu miễn phí tuyệt vời về IFTTT làm gì và cách hoạt động.) Bằng cách tận dụng khả năng thực hiện hành động phản ứng với trigger nhất định, bạn có thể lưu trữ bản tin đến nhiều nơi.
Ví dụ, bạn có thể kết hợp quy tắc chuyển tiếp và công thức trên để chuyển email đến Pocket. Cũng có công thức rất hay gửi email gắn nhãn "Evernote" đến Evernote. Chỉ cần thiết lập bộ lọc Gmail gắn nhãn "Evernote" và đánh dấu đã đọc, và bạn xong. (Có công thức tương tự cho gửi email gắn nhãn đến Pocket.) IFTTT cũng có kênh email digest bạn có thể kết hợp với bộ lọc tích hợp Gmail để tạo phiên bản riêng của gộp lại hàng ngày của Unroll.me.
Marcello Scacchetti cũng tạo script rất hay cho phép bạn sao lưu email từ Gmail đến thư mục Google Drive dưới dạng PDF, cho bạn cách tạo kho bản tin bạn có thể duyệt thoải mái. Thiết lập và chạy script là quá trình đơn giản — chỉ gắn nhãn cho tất cả email bạn muốn lưu trữ, rồi nhấn "Archive Gmail Messages" trong spreadsheet, và chúng sẽ được sao chép sang Drive. Bạn có thể lưu trữ tất cả email đó vào nhãn Gmail hoặc chỉ xóa chúng. Khi tôi chạy script, email nhiều hình ảnh hiện lên không có hình ảnh, làm cho nó phù hợp nhất cho bản tin nhiều văn bản.
Giữ Bản Tin Tách Biệt Trong Hộp Thư Đến
Sự ra mắt gần đây của hộp thư đến Gmail theo tab mang theo tab Promotions (Khuyến mãi) đến hộp thư đến, nơi một số bản tin sẽ tự động được phân loại. Tất nhiên, vì tự động, nó sẽ sai đôi khi. May mắn thay, bạn có thể giúp Gmail học email nào nên phân loại khuyến mãi và nào nên vào hộp thư đến chính. Khi nhận bản tin trong hộp chính, chỉ cần kéo nó vào tab Promotions (bạn cũng có thể làm với mục bạn muốn trong hộp chính thay vì khuyến mãi).
Sau khi bạn dạy Gmail phân loại hiệu quả bản tin như khuyến mãi, bạn có thể dành hầu hết thời gian ở hộp thư đến chính và chỉ nhảy sang tab Promotions khi muốn cập nhật đăng ký.
Tạo Tài Khoản Khác
Nhiều người duy trì nhiều tài khoản email cho mục đích khác nhau, và chiến lược này có thể dùng để giữ bản tin không làm rối hộp thư đến. Tạo tài khoản thứ hai với nhà cung cấp miễn phí, và dùng tài khoản đó đăng ký bản tin email. Sau đó chỉ nhảy sang tài khoản đó khi muốn xem deal Groupon mới nhất hoặc đọc bản tin MakeUseOf (bạn có nhận bản tin MakeUseOf, phải không?).
Nếu bạn đã đăng ký một đống bản tin với email chính và muốn dùng chiến lược này, bạn chỉ cần thiết lập quy tắc hoặc bộ lọc chuyển tiếp bản tin từ tài khoản chính sang tài khoản thứ hai và xóa chúng. Mặc dù đây là chiến lược kém thanh lịch, nó tiết kiệm thời gian chỉnh sửa từng đăng ký.
Bạn Quản Lý Bản Tin Như Thế Nào?
Tôi đã dùng một số phương pháp khác nhau, và thấy gộp lại hàng ngày của Unroll.me là phương pháp tốt nhất cho tôi. Tôi thích nó cho phép gộp một số bản tin và cho phép những cái khác vào hộp thư đến để bạn chắc chắn không bỏ lỡ. Tôi biết nhiều người dùng tài khoản email riêng biệt với thành công lớn. Bất kỳ chiến lược nào sẽ hoạt động, và bạn có thể thấy kết hợp chúng — hoặc điều hoàn toàn khác — tốt nhất cho bạn. Và, nếu hộp thư đến hoàn toàn không thể cứu vãn, bạn luôn có thể hủy đăng ký bản tin hàng loạt.
Chiến lược quản lý bản tin nào bạn thấy hiệu quả nhất? Chia sẻ mẹo sáng tạo trong bình luận bên dưới!