Bạn có phải là nhà lãnh đạo ?
Nếu câu trả lời của bạn là không, thì bạn đang nghĩ về nó một cách đúng đắn. Dù bạn có nhận ra điều đó hay không, bạn vẫn là một nhà lãnh đạo. Ngay cả khi điều đó có nghĩa là trở thành người lãnh đạo cuộc sống của chính bạn và đưa ra định hướng với những lựa chọn cân bằng.
Bạn có thể là một nhà lãnh đạo bây giờ. Sử dụng các công cụ và mẹo bên dưới sẽ giúp bạn trở thành một người thậm chí còn tốt hơn.
Có năm lĩnh vực trong công việc và cuộc sống của bạn mà bạn cần quản lý tốt nếu muốn trở thành người dẫn đầu trong bất kỳ lĩnh vực nào. Đầu tiên là không bao giờ làm rơi bóng. Luôn hoàn thành những gì bạn được yêu cầu hoặc những mục tiêu bạn đã đặt ra để hoàn thành. Đó là dấu hiệu đầu tiên của một nhà lãnh đạo.
Thứ hai là trả lời email. Dấu hiệu đầu tiên của khả năng lãnh đạo kém là không có khả năng cập nhật một Hộp thư đến đang hoạt động. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một kỹ thuật không bao giờ quên trả lời một email khác. Các lĩnh vực khác bao gồm duy trì sự cân bằng trong cuộc sống, tập trung vào nhiệm vụ trước mắt và duy trì tầm nhìn dài hạn. Tất cả những điều này kết hợp với nhau sẽ đảm bảo rằng bạn là người đi đầu trong mọi việc bạn làm.
1. Không thả bóng - Luôn sử dụng danh sách việc cần làm
Đừng bao giờ nghĩ rằng bạn không đủ bận rộn cho một danh sách việc cần làm. Khi bạn hoàn thành nhiều mục tiêu hơn, trách nhiệm đặt ra dưới chân bạn sẽ tăng lên. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ nhớ mọi thứ bạn cần làm, hãy quên nó đi.
Trong nhiều năm, tôi đã sử dụng một số công cụ quản lý thời gian và cuối cùng thu hẹp yêu thích của tôi xuống Gqueues và ToDoist. Sau khi đấu tranh để làm cho những ứng dụng cần làm không có sẵn như thế này phù hợp với tình huống duy nhất của tôi, tôi quyết định bỏ tất cả và tùy chỉnh giải pháp của riêng mình bằng Google Spreadsheet.
Nếu các ứng dụng quản lý thời gian được tạo sẵn như Gqueues, ToDoist hoặc thậm chí là Remember The Milk rất phổ biến phù hợp với bạn, thì hãy sử dụng chúng. Tuy nhiên, hãy sử dụng chúng một cách tôn giáo, không chỉ thỉnh thoảng. Sử dụng chúng để điều hành cuộc sống của bạn - để lên lịch cho mọi nhiệm vụ dự án đơn lẻ mà bạn đang thực hiện. Đây phải là danh sách bạn mở đầu tiên vào buổi sáng và là danh sách cuối cùng bạn đóng trước khi đi ngủ.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh giải pháp của riêng mình, bạn có thể áp dụng cách tiếp cận mà tôi đã làm - đặt mỗi vai trò hoặc dự án mà bạn có mã màu riêng trên các trang tính riêng biệt. Sử dụng các trang tính khác đó để liệt kê tất cả các nhiệm vụ được liên kết với vai trò hoặc dự án đó, sau đó sử dụng trang tính "Lịch biểu" chính để lập kế hoạch chính xác những gì bạn sẽ làm mỗi ngày. Việc sử dụng mã màu cho bạn biết liệu bạn có đang dành thời gian như nhau cho tất cả các trách nhiệm của mình hay không.
2. Không bao giờ Quên - Sử dụng Nhãn Email
Điều này đã bao giờ xảy ra với bạn chưa:Bạn đang lướt qua Hộp thư đến của mình và bắt gặp yêu cầu ai đó gửi cho bạn thực hiện một số tác vụ nhanh chóng. Bạn tự nghĩ:"Ồ, thật đơn giản và nhanh chóng, mình không cần phải viết ra vì mình sẽ nhớ." Một tháng sau, bạn nhận được email từ chính người đó hỏi bạn tại sao bạn lại quên.
Đừng làm vậy. Nó tạo ra ấn tượng rằng bạn phân tán và thiếu chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy "loại bỏ" những email yêu cầu bạn thực hiện hành động bằng một nhãn đặc biệt. Trong Gmail, tôi sử dụng một cái tên là "Việc cần làm".
Nếu bạn chưa có nhãn như vậy, chỉ cần nhấp vào biểu tượng nhãn nhỏ phía trên email và nhấp vào "Tạo mới" để tạo nhãn đó. Sau khi nó được tạo, bạn chỉ cần chọn hộp kiểm bên cạnh nhãn đó.
Sau đó, sau này, khi bạn có thời gian đầu tư vào việc hoàn thành những công việc đó, bạn có thể quay lại email của mình, nhấp vào nhãn trong thanh điều hướng bên trái và bạn đã có những mục đó ngay trong tầm tay.
Điều thú vị về nhãn là khi bạn hoàn thành, bạn chỉ có thể bỏ chọn hộp kiểm đó và loại bỏ nhãn. Bạn không cần phải xóa chính email đó nếu bạn không muốn. Về cơ bản, mục tiêu của bạn là giữ cho danh sách các mục trong thư mục nhãn "Việc cần làm" của bạn giảm xuống 0. Mọi người sẽ ngạc nhiên về việc bạn nhớ phản hồi email của mình tốt như thế nào.
3. Cân bằng cuộc sống của bạn - Sử dụng Lịch được mã hóa màu
Vì vậy, bạn đã có ứng dụng quản lý thời gian mà bạn sử dụng để theo dõi các dự án và nhiệm vụ công việc. Đó là tất cả tốt và tốt, nhưng cả cuộc đời của bạn không phải là công việc. Ít nhất, điều đó không nên xảy ra nếu bạn muốn làm việc chăm chỉ như bạn đã làm trong một chặng đường dài.
Bí mật cho một cuộc sống cân bằng cũng giống như bí mật được tiết lộ ở trên đối với một khối lượng công việc cân bằng - mã hóa màu sắc. Trên thực tế, bạn nên có một lịch trình hoàn toàn khác mà bạn sử dụng cho cả cuộc đời, ngoại trừ lịch trình bạn sử dụng cho công việc. Trong trường hợp của tôi, tôi sử dụng Lịch Google.
Tất nhiên, điều thú vị khi sử dụng Lịch Google là bạn cũng có thể dễ dàng truy cập nó thông qua ứng dụng Lịch Google dành cho thiết bị di động.
Có hai điều cần lưu ý về sự khác biệt giữa "lịch cuộc đời" và "lịch làm việc". Đầu tiên, trong lịch "cuộc sống" của bạn, về cơ bản, bạn sẽ chỉ định các phần trong ngày của mình cho các nhiệm vụ công việc chung. Khi bạn đến thời điểm đó, bạn sẽ mở lịch làm việc của mình để biết các nhiệm vụ cụ thể cần tập trung trong thời gian đó.
Điều thứ hai là cũng giống như trong lịch làm việc của bạn, màu sắc trong lịch cuộc sống của bạn nên được cân bằng. Nếu bất kỳ màu nào - thời gian dành cho gia đình, thể dục hoặc công việc - lấn át mọi thứ khác, thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn chưa thiết lập được sự cân bằng tốt trong cuộc sống và bạn cần phải sắp xếp lại lịch trình của mình.
4. Luôn Tập trung - Sử dụng Phương pháp Yêu thích của Bạn để Luôn Hiệu quả
Làm việc trong một chiếc hộp biệt lập mà không cần phải làm việc trực tiếp với những người khác là một cách rất dễ dàng để duy trì sự tập trung. Thật không may, đó không phải là cách để trở thành người dẫn đầu trong lĩnh vực của bạn. Bạn cần duy trì giao tiếp tốt với đồng nghiệp, những người khác trong lĩnh vực chuyên môn của bạn và những người khác có thể liên quan hoặc quan trọng đến những gì bạn làm.
Giao tiếp cũng có thể chiếm ưu thế và trở thành một thứ khiến bạn phân tâm. Bạn có thể kết thúc với cả một ngày làm việc trôi qua mà bạn không hoàn thành được gì vì bạn đã dành cả ngày để gửi email hoặc trò chuyện trên IM.
Có nhiều cách tiếp cận để duy trì sự tập trung ngay cả khi bạn phải giao tiếp với nhiều người, hầu hết chúng tôi đã đề cập ở đây tại MUO. Chọn hương vị của riêng bạn và sử dụng nó một cách tôn giáo.
- Sử dụng LEGO như Justin!
- Kỹ thuật Pomodoro sử dụng Tomato.es
- Các Mẫu Excel có thể giúp bạn tập trung
- Chặn các trang web lãng phí thời gian
- Lưu ý thời gian của bạn cẩn thận hơn với các ứng dụng trình duyệt
- Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian trên máy tính để bàn
Bước một trong việc dẫn đầu hiệu quả là lập lịch trình của bạn, bước hai là đảm bảo có sự cân bằng trong lịch trình đó, và bước ba - và quan trọng nhất - là làm những gì trong lịch trình của bạn mà không bị phân tâm. Các tài nguyên trên thực sự có thể giúp ích.
5. Tự động hóa - Sử dụng Lý thuyết Kaizen để giảm bớt công việc của bạn
Kaizen là một triết lý kinh doanh ở Nhật Bản, về cơ bản có nghĩa là tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong thực hành công việc của bạn sẽ dẫn đến sự cải thiện tổng thể to lớn theo thời gian.
Ý tưởng là ghi lại mọi công việc bạn làm trong ngày và luôn cố gắng nghĩ xem liệu những công việc lặp lại đó có thể được tự động hóa một phần hay toàn bộ hay không. Bạn có thể làm những việc như tự động hóa với Dropbox hoặc tự động hóa với các tập lệnh VBA, nhưng một trong những cách dễ nhất để quản lý các tác vụ lặp đi lặp lại mà bạn làm là tự động hóa với các công thức IFTTT.
IFTTT cho phép bạn thực hiện một số điều hoàn toàn tuyệt vời như tự động hóa các tác vụ liên quan đến WordPress, sử dụng nó để cộng tác với những người khác và thậm chí để tự động hóa email. Là một nhà lãnh đạo, bạn không chỉ nên sử dụng IFTTT để cố gắng và sắp xếp hợp lý mọi việc bạn làm mà còn phải dạy cho nhân viên và đồng nghiệp của mình về khái niệm Kaizen và cách IFTTT có thể là một công cụ mạnh mẽ để đạt được hiệu quả đó.
Đối với hầu hết mọi người, phần đáng sợ nhất khi đảm nhận bất kỳ vai trò lãnh đạo nào là thực sự hiểu được cách dành thời gian cần thiết để lãnh đạo. Hình ảnh của những người leo thang trong công ty đói khát, khó chịu xuất hiện trong tâm trí. Không nhất thiết phải như vậy, và bạn không cần phải trở thành loại người lãnh đạo. Hãy cho bản thân thêm thời gian bao gồm sự cân bằng, cấu trúc và thói quen có kỷ luật hơn - và bạn sẽ không chỉ trở thành một nhà lãnh đạo mà còn trở thành một người tốt hơn.