Bạn có phải là lãnh đạo?
Nếu câu trả lời là không, thì bạn không suy nghĩ đúng cách. Dù bạn nhận ra hay không, bạn là một người lãnh đạo. Ngay cả khi đó có nghĩa là lãnh đạo cuộc sống của chính bạn và đưa nó đi theo hướng cân bằng.
Bạn có thể đã là lãnh đạo. Sử dụng công cụ và mẹo dưới đây sẽ giúp bạn trở thành người lãnh đạo tốt hơn.
Có năm lĩnh vực công việc và cuộc sống bạn cần quản lý tốt nếu muốn trở thành lãnh đạo trong bất kỳ lĩnh vực nào. Thứ nhất là không bao giờ làm rơi bóng. Luôn hoàn thành những gì bạn được yêu cầu, hoặc mục tiêu bạn quyết tâm đạt được. Đó là dấu hiệu đầu tiên của người lãnh đạo.
Thứ hai là trả lời email. Dấu hiệu đầu tiên của lãnh đạo kém là không thể theo kịp hộp thư đến hoạt động. Trong bài này, bạn sẽ tìm thấy kỹ thuật không bao giờ quên trả lời email. Các lĩnh vực khác bao gồm cân bằng cuộc sống, tập trung vào nhiệm vụ, và duy trì tầm nhìn dài hạn. Tất cả những điều này cùng nhau đảm bảo bạn là người lãnh đạo trong mọi việc bạn làm.
1. Không Bao Giờ Rơi Bóng -- Luôn Dùng Danh Sách Việc Cần Làm
Đừng bao giờ nghĩ bạn không đủ bận rộn cho danh sách việc cần làm. Khi bạn hoàn thành nhiều mục tiêu hơn, trách nhiệm đặt trên vai bạn sẽ tăng. Nếu bạn nghĩ bạn sẽ nhớ mọi thứ cần làm, hãy quên đi.
Qua nhiều năm, tôi dùng nhiều công cụ quản lý thời gian, và cuối cùng thu hẹp yêu thích xuống Gqueues và ToDoist. Sau khi vật lộn làm cho ứng dụng to-do sẵn có như vậy hoạt động cho tình huống độc đáo của tôi, tôi quyết định bỏ tất cả và tùy chỉnh giải pháp riêng dùng Google Spreadsheet.
Nếu ứng dụng quản lý thời gian sẵn có như Gqueues, ToDoist, hoặc thậm chí Remember The Milk phổ biến hoạt động cho bạn, hãy dùng chúng. Tuy nhiên, hãy dùng chúng theo tôn giáo, không chỉ thỉnh thoảng. Dùng chúng để chạy cuộc sống — lên lịch mọi nhiệm vụ dự án bạn đang làm. Đây nên là danh sách bạn mở đầu tiên buổi sáng, và đóng cuối cùng trước khi ngủ.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh giải pháp riêng, bạn có thể lấy cách tôi làm — cho mỗi vai trò hoặc dự án mã màu riêng trên sheet riêng. Dùng các sheet khác liệt kê tất cả nhiệm vụ liên quan đến vai trò/dự án đó, sau đó dùng sheet "Lịch Trình" chính để lập kế hoạch chính xác bạn sẽ làm gì mỗi ngày. Dùng mã màu cho thấy bạn có dành thời gian ngang nhau cho mọi trách nhiệm không.
2. Không Bao Giờ Quên -- Dùng Nhãn Email
Điều này có bao giờ xảy ra với bạn: Bạn lướt qua hộp thư đến, gặp yêu cầu ai đó gửi để làm nhiệm vụ nhanh. Bạn tự nghĩ, "À简单 nhanh thế, không cần ghi nhớ vì tôi sẽ nhớ." Một tháng sau, bạn nhận email từ cùng người hỏi tại sao bạn quên.
Đừng làm vậy. Nó tạo ấn tượng bạn thiếu tập trung và không chuyên nghiệp. Thay vào đó, "lưu trữ" email yêu cầu hành động từ bạn với nhãn đặc biệt. Trong Gmail, tôi dùng nhãn "Cần-Làm".
Nếu bạn chưa có nhãn như vậy, chỉ cần nhấp biểu tượng nhãn nhỏ trên email, và nhấp "Tạo mới" để tạo nhãn. Khi tạo xong, bạn chỉ cần tích hộp kiểm bên cạnh nhãn đó.
Sau đó, khi bạn có thời gian đầu tư vào những nhiệm vụ đó, bạn có thể quay lại email, nhấp nhãn trong thanh điều hướng trái, và bạn có những mục đó ngay ngón tay.
Điều hay về nhãn là khi xong, bạn chỉ cần bỏ tích hộp kiểm và nhãn biến mất. Bạn không phải xóa email nếu không muốn. Mục tiêu cơ bản trở thành giữ danh sách mục trong thư mục nhãn "Cần-Làm" xuống mức không. Mọi người sẽ ngạc nhiên bạn nhớ trả lời email tốt đến mức nào.
3. Cân Bằng Cuộc Sống -- Dùng Lịch Mã Màu
Vậy, bạn có ứng dụng quản lý thời gian để theo dõi dự án và nhiệm vụ công việc. Đó là tốt, nhưng cả cuộc sống bạn không phải là công việc. Ít nhất, nó không nên nếu bạn muốn làm việc chăm chỉ như bạn làm qua dài hạn.
Bí mật của cuộc sống cân bằng giống bí mật khối lượng công việc cân bằng tiết lộ ở trên — mã màu. Thực tế, bạn nên có lịch hoàn toàn khác cho cả cuộc sống, tách biệt với lịch công việc. Trong trường hợp tôi, tôi dùng Google Calendar.
Điều hay dùng Google Calendar, là bạn cũng dễ dàng truy cập qua ứng dụng di động Google Calendar.
Có hai điều cần nhớ về khác biệt giữa "lịch cuộc sống" và "lịch công việc". Thứ nhất, trong "lịch cuộc sống", bạn về cơ bản gán đoạn ngày cho nhiệm vụ công việc chung. Khi đến giờ đó, bạn mở lịch công việc cho nhiệm vụ cụ thể tập trung lúc đó.
Thứ hai là giống như lịch công việc, màu sắc trong lịch cuộc sống nên cân bằng. Nếu bất kỳ màu nào — thời gian gia đình, thể dục, hay công việc — lấn át mọi thứ khác, đó là dấu hiệu bạn chưa thiết lập cân bằng tốt, và bạn cần điều chỉnh lịch trình.
4. Tập Trung -- Dùng Phương Pháp Yêu Thích Để Hiệu Quả
Làm việc trong hộp cách ly không cần làm việc trực tiếp với người khác là cách dễ dàng để tập trung. Đáng tiếc, đó không phải con đường thành lãnh đạo trong lĩnh vực. Bạn cần duy trì giao tiếp tốt với đồng nghiệp, người khác trong lĩnh vực chuyên môn, và những ai có thể liên quan hoặc quan trọng đến việc bạn làm.
Giao tiếp cũng có thể chiếm đoạt và trở thành sự phân tâm. Bạn có thể kết thúc cả ngày làm việc mà không hoàn thành gì, vì bạn dành cả ngày gửi email hoặc chat IM.
Có nhiều cách tiếp cận để giữ tập trung ngay cả khi phải giao tiếp nhiều, hầu hết chúng tôi đã bao phủ tại MUO. Chọn phong cách riêng và dùng nó theo tôn giáo.
- Dùng LEGO như Justin!
- Kỹ thuật Pomodoro dùng Tomato.es
- Mẫu Excel có thể giữ bạn tập trung
- Chặn trang web lãng phí thời gian
- Chú ý thời gian cẩn thận hơn với ứng dụng trình duyệt
- Dùng phần mềm theo dõi thời gian desktop
Bước một lãnh đạo hiệu quả là lập lịch trình, bước hai là đảm bảo cân bằng trong lịch trình, và bước ba — và quan trọng nhất — là làm những gì trong lịch trình không bị phân tâm. Các tài nguyên trên thực sự giúp ích.
5. Tự Động Hóa -- Dùng Lý Thuyết Kaizen Để Giảm Công Việc
Kaizen là triết lý kinh doanh tại Nhật, cơ bản nghĩa là tìm kiếm cải tiến liên tục trong thực hành công việc sẽ dẫn đến cải tiến tổng thể to lớn theo thời gian.
Ý tưởng là kiểm kê mọi nhiệm vụ bạn làm trong ngày và luôn suy nghĩ xem những nhiệm vụ lặp lại đó có thể tự động hóa một phần hoặc hoàn toàn không. Bạn có thể làm như tự động hóa với Dropbox, hoặc tự động hóa với script VBA, nhưng một trong những cách dễ nhất quản lý nhiệm vụ lặp lại là tự động hóa với công thức IFTTT.
IFTTT cho phép bạn làm những điều tuyệt vời như tự động hóa tác vụ liên quan WordPress, dùng nó cộng tác với người khác, và thậm chí tự động hóa email. Là lãnh đạo, bạn không chỉ nên dùng IFTTT để hợp lý hóa mọi thứ bạn làm, mà bạn nên dạy nhân viên và đồng nghiệp về khái niệm Kaizen, và IFTTT có thể là công cụ mạnh mẽ đạt được hiệu quả đó.
Đối với hầu hết, phần đáng sợ nhất nhận vai trò lãnh đạo là thực sự hiểu cách tạo thời gian cần thiết để lãnh đạo. Hình ảnh leo thang công ty ham quyền, bận rộn hiện lên. Không phải như vậy, và bạn không phải là loại lãnh đạo đó. Cho mình thêm thời gian bao gồm cân bằng, cấu trúc và quy trình kỷ luật hơn — và bạn không chỉ trở thành lãnh đạo, mà bạn trở thành người tốt hơn.