Gửi email dài cho khách hàng và đồng nghiệp thường bị coi thường. Tuy nhiên, có lúc bạn thực sự cần gửi cập nhật hoặc tổng quan dài.
Trong trường hợp đó, bạn sẽ muốn làm ơn cho bản thân và người nhận bằng cách đi thẳng vào vấn đề và đảm bảo họ không cần đào bới qua đoạn văn dài để tìm thông tin.
Trong bài này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua những kỹ thuật giúp email dài dễ đọc và dễ phản hồi hơn.
1. Dùng Điểm Liệt Kê (Bullet Points) Để Tóm Tắt
Một trong những điều quan trọng nhất khi viết email dài là người nhận có thể lướt qua (skim). Khi làm vậy, họ có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc câu hỏi vì đơn giản quá nhiều để đọc.
Khi viết email dài, bạn muốn đảm bảo dễ dàng cho người nhận lướt qua mà vẫn nắm bắt điểm chính — nói cách khác, bạn muốn chính xác (precise) trong email. Cách đó, họ nhận thông tin cần thiết, và bạn có khả năng nhận được câu trả lời suy nghĩ hơn.
Mỗi mẹo trong bài này sẽ giúp bạn đạt email dễ lướt, đi thẳng vấn đề — đặc biệt là dùng điểm liệt kê.
Viết thông tin dưới dạng điểm không nghĩa là bạn không thể tự nhiên. Bạn có thể tự nhiên ở phần khác của email, như chào hỏi và kết thúc. Tuy nhiên, tóm tắt thông tin thành điểm sẽ truyền đạt thông điệp nhanh và hiệu quả.
Thay vì đưa mọi chi tiết, hãy xác định thông tin then chốt từ tin nhắn và tránh lan man. Người nhận không cần diễn biến từng chi tiết, họ chỉ cần điểm chính.
2. Dùng In Đậm (Bold) Cho Điểm Quan Trọng
Dùng chữ IN HOA trong email không chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể nhẹ nhàng dẫn dắt người đọc về hướng đúng với in đậm tinh tế. Tất nhiên, bạn không muốn làm điều này cho mọi thứ, nhưng nếu có thông tin nhất định bạn muốn chắc chắn họ thấy như ngày tháng, nhắc nhở, hoặc hành động, hãy in đậm nó.
Ví dụ chỉ dùng in đậm cho tiêu đề và hai cụm từ, cả hai đều là thứ người gửi muốn người đọc hành động — tìm thêm thông tin trong biên bản họp và không quên cuộc họp. Nếu lướt email, những thứ này dễ thu hút chú ý, và họ có thể đọc phần còn lại để hiểu bối cảnh.
Vì chỉ là thay đổi tinh tế trong văn bản, người nhận ít có cảm giác bạn đang hét, như họ có thể với chữ IN HOA.
3. Chia Email Thành Chủ Đề Với Tiêu Đề (Headings)
Thêm tiêu đề vào email nghe hơi như gửi tiểu thuyết cho người nhận, nhưng không nghĩa là cần ton thông tin dưới mỗi tiêu đề. Làm này chỉ giúp họ qua email nhanh hơn nếu có thông tin nhất định họ tìm, hoặc cần tham khảo sau.
Bằng cách đặt tiêu đề in đậm và dùng ngắt dòng giữa các phần, bạn tạo khoảng trống giữa các phần, làm cho dễ đọc hơn — giống như bất kỳ tài liệu nào khác.
Dùng tiêu đề hữu ích nếu bạn có nhiều chủ đề muốn bao gồm mà không đáng tách email riêng — ví dụ, tổng quan hàng ngày hoặc cập nhật tiến độ.
4. Dùng Định Dạng Khác Cho Trích Dẫn (Quotes)
Nếu bạn cần chuyển đạt thông tin chính xác như người khác viết, hãy làm thay đổi tinh tế về định dạng để giúp tách biệt nó khỏi câu chuyện của bạn. Cách này không có nhầm lẫn đâu kết thúc tin nhắn của bạn và đâu bắt đầu của người khác.
Dấu ngoặc kép có thể làm được, nhưng nếu bạn đã có nhiều văn bản trước và sau, nó có thể tạo đoạn văn dài kém dễ đọc và khó lấy thông tin lúc lướt.
Điều khác cần nhớ khi định dạng văn bản trong email, bạn có thể muốn tránh dùng nhiều font và màu sắc vì điều này làm email trông không chuyên nghiệp.
5. Lưu Câu Hỏi Cho Cuối
Bạn có bao giờ đặt nhiều câu hỏi trong email và nhận được câu trả lời cho có một nửa? Điều này có thể xảy ra ngay cả trong email hoặc tin nhắn ngắn nhất.
Hãy thử lưu câu hỏi cho cuối và giữ chúng ngắn gọn, súc tích. Không chỉ giúp người đọc thấy chúng, mà họ cũng không quên bạn hỏi gì dọc đường vì bạn không trình bày thêm thông tin sau đó.
Thêm vào đó, họ có thể gửi phản hồi trả lời câu hỏi rõ ràng theo thứ tự bạn hỏi.
Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hãy nghĩ đến tất cả email, tin nhắn, thông báo, và phương tiện số trình bày cho bạn hàng ngày. Dễ dàng bị phân tâm với quá tải email hoặc có một mẩu thông tin nổi bật hơn cái khác.
Mẹo Thêm — Đặc Biệt Hóa Dòng Chủ Đề (Subject Line)
Mẹo thêm này dùng cho mọi email nói chung. Bằng cách đặc biệt hóa dòng chủ đề, bạn giúp người nhận nhiều cách — họ biết chính xác nó về gì, có thể ưu tiên, và tìm lại sau nếu cần tham khảo.
Ví dụ, bạn có thể dùng từ như theo dõi (follow up), câu hỏi (question), nhắc nhở (reminder), cập nhật (update), hoặc báo cáo (report) để cho họ biết loại email. Nếu về cuộc họp hoặc dự án cụ thể, nêu tên. Nếu email định kỳ, đưa ngày tháng.
Gửi email với chủ đề chỉ theo dõi (follow up) không làm nó nghe có thể nhấp hoặc quan trọng, đặc biệt khi người nhận có thể có vài email khác cùng tiêu đề trong hộp thư đến.
Bạn thậm chí có thể cho họ biết trong chủ đề nếu tin nhắn khẩn cấp, nhưng hãy dành đó cho vấn đề thực sự khẩn cấp.
Giao Tiếp Là Chìa Khóa
Mặc dù một số người khuyên không gửi email dài, đôi khi bạn thực sự cần. Điều tốt nhất bạn làm cho người nhận là giữ trọng tâm và đảm bảo họ lướt qua được. Không chỉ giúp họ tìm thông tin ban đầu, mà cũng giúp tham khảo lại sau.
Lần sau bạn cần gửi email dài, tại sao không thử một hoặc nhiều mẹo này và xem kết quả như thế nào.