Số lượng người kiếm sống tốt từ việc kê đơn kỹ thuật năng suất cấp độ nhập môn, chiến lược, công cụ và (một số trường hợp) "vô nghĩa tâm linh", thật chóng mặt. Thật tiếc, một số ý tưởng năng suất bán bởi nhiều "guru" này đôi khi không có cơ sở, và thường sai lầm.
Vui một chút, chúng tôi quyết định bác bỏ vài thần thoại năng suất bằng cách chỉ ra ngược lại của một số quy tắc này có thể đúng như nhau, hoặc tự thân chúng không đầy đủ.
Công nhận, chiến thuật này có thể đã hiệu quả cho các guru năng suất. Có thể hiệu quả cho vài độc giả ám ảnh năng suất. Nhưng bán chúng như giải pháp cho tất cả, áp dụng cho mọi người, hoặc như sự thật đã chứng minh, là tên gọi sai.
Thần Thoại #1: Làm Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất Trước
9 giờ sáng. Bạn nhăn mình vào ghế, đọc lại danh sách 5 việc bắt buộc làm xong cuối ngày. Bạn thấy "đại sự". Nhiệm vụ guru nói phải lao vào trước, với hăng hái. "Hoàn thành bài thuyết trình đầu tư". Nhiệm vụ khổng lồ chiếm hầu hết ngày, và caffeine ly espresso đôi chưa kịp tác dụng.
Lúc này lời khuyên năng suất như vậy như cú đấm vào mặt. Bạn cần, bạn ơi, là cú hích tâm lý từ vài thắng lợi nhỏ trước khi đối mặt behemoth đó.
Để nhiệm vụ lớn "ngâm" chút. Thay vào đó, làm sạch Inbox không tội lỗi. In báo cáo đó. Chết, tải ảnh royalty-free cần cho redesign web. Thế giới thuộc về bạn.
Người đóng góp Harvard Business Review Teresa Amabile giải thích:
"Dù [nhân viên] cố gắng giải bí mật khoa học lớn hay chỉ tạo sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, tiến bộ hàng ngày — dù chỉ thắng lợi nhỏ — có thể tạo khác biệt lớn trong cảm giác và hiệu suất của họ."
Trong sách The Power of Habit Charles Duhigg nói về thắng lợi nhỏ kích hoạt chuỗi phản ứng tích cực, nhờ dopamine, chất hóa học then chốt đảm bảo bạn cảm thấy có động lực. Nếu cần, phát triển micro-thói quen. Chúng đảm bảo bạn cảm thấy đã đạt được gì đó (dù nhỏ) trong giờ đầu tiên ngày.
Coach.me nơi tuyệt vời bắt đầu với cộng đồng hỗ trợ. Nơi gặp gỡ người cải thiện thói quen, và life coach chuyên nghiệp giúp họ. Đơn giản nhất, nó công cụ theo dõi thói quen.
Tóm lại: khi đến làm việc, ghi vài thắng lợi nhỏ trước khi nhận nhiệm vụ quan trọng nhất. Sự tự hào, tự trọng, động lực và hiệu suất nhận được cú hích cần thiết, đảm bảo Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất đạt chuẩn.
Thần Thoại #2: Xử Lý Hộp Thư Nhanh Nhất Có Thể
Có trường phái củaמים về quản lý hộp thư, phổ biến nhất là Inbox Zero. Mục tiêu: sắp xếp email nhanh. Trả lời ngay gì tốn dưới 1 phút, phân loại rest vào thư mục xử lý hàng loạt sau. Có thể biến làm sạch hộp thư thành trò chơi. Kiếm điểm, xóa backlog email nhanh nhất (nếu thích, xem emailga.me [URL đã gỡ]).
Vấn đề — vội vã qua hộp thư thường khiến bạn dành nhiều thời gian hơn cho email.
Trong bài gần đây, Cal Newport gọi "Interaction Inefficiency". Thay vì giải thích tốt hơn, bạn nhắm đến sự ngắn gọn. Có thể giới hạn trả lời tối đa 5 câu, loại bỏ thông tin hữu ích. Nói cách khác, nhắn tin qua lại này kém hiệu quả. Newport mở rộng:
"Khi hầu hết mọi người (kể cả tôi) kiểm tra email, thường tối ưu hóa sai chỉ số: tốc độ xóa tin nhắn. Tăng chỉ số này cảm thấy tốt lúc đó — như thể thực sự hoàn thành gì — nhưng tác động phụ là thông tin mơ hồ, tối thiểu hữu ích khiến chuỗi hội thoại kéo dài không cần thiết."
Giải pháp: trả lời email với ý định đạt mục tiêu chuỗi hội thoại hiệu quả nhất. Khác với cày qua chúng tốc độ phá kỷ lục.
Nếu tổ chức cuộc gọi hội nghị across time-zones, dành thêm vài phút mời người chọn thời gian thuận tiện trên Doodle (xem review). Tốt hơn 15 tin nhắn qua lại giữa 10 người.
Vì vậy, cân nhắc bỏ qua lời khuyên đối xử hộp thư như vòng nhanh gameshow. Thay vào đó, trả lời tin nhắn sao cho trả lời trước câu hỏi/vấn đề tương lai ngay bây giờ để không bị ném tin nhắn sau. Giảm số email rơi vào hộp thư. Thậm chí xóa tan lo toan, vì biết đã xử lý xong cuộc hội thoại.
Thần Thoại #3: Viết Danh Sách Việc Cần Làm "Master"
Tôi từng làm. Ngồi xuống, trút rỗng tâm trí lên tờ giấy nát mà máy in quyết định không in. Đọc về "mind-dumping" nhiệm vụ đời còn dang dở lên danh sách để tâm trí "có không gian thở". Bao gồm việc cần làm, muốn làm, và việc lặp lại quay về.
20 phút sau, chuyện xấu xảy ra. Tôi lao vào túi giấy gần nhất hít hà hít hổ khi hoảng loạn chiếm lấy cơ thể. Nhìn 342 việc trên master to-do list làm những điều đó với bạn.
"Lấy bút giấy viết mọi thứ bạn cần làm"
Lời khuyên này khiến tôi co giật. Quá đơn giản hóa, và nếu làm theo chỉ định, chỉ làm tăng huyết áp. Bạn không cần danh sách nói bạn backlog bao nhiêu. Bạn cần danh sách nói chính xác việc gì tiếp theo.
Đó lý do lời khuyên "viết master to-do list" phải bao gồm cảnh báo và thông tin thêm về làm gì với danh sách đó.
Làm sao sắp xếp, nhóm nhiệm vụ, và thu thập nhiệm vụ tương lai?
Hệ thống tốt nhất đến nay phải là Getting Things Done của David Allen. Hệ thống chiến lược hoàn chỉnh, đảm bảo mind dump dẫn đến "mind like water" như ông gọi. Tôi dùng hệ thống giống Allen, cùng app quản lý danh sách Any.do tuyệt vời.
Tóm lại, hãy chắc bạn biết làm gì với danh sách dài đó trước khi trút tâm trí, nếu không bạn cũng lao vào túi giấy.
Thần Thoại #4: Vượt Qua giai đoạn Chán Nản
Winston Churchill đặt cụm từ "Nếu bạn đang đi qua địa ngục, hãy tiếp tục đi". Thật tiếc, lời khuyên chưa bao giờ tồi tệ vậy (tất nhiên, ông nói ngữ cảnh khác). Thường khi rơi vào sa sút công việc kéo dài hơn thường, bạn có thể đối mặt burnout. Trong trường hợp đó, tiếp tục con đường đó có thể là điều tồi tệ nhất.
Nếu luôn kiệt sức, không tắt được, lối sống không lành mạnh, khó tận hưởng cuộc sống, bạn có thể bị burnout. Dù lập trình viên burnout hay nhà văn burnout, mạnh mẽ tiếp tục chỉ làm trầm trọng triệu chứng, kéo dài hồi phục.
Theo Jeremy Hutchings của Lifehacker; nếu công việc bế tắc,
"Nơi bạn hy sinh bản thân và điều trong đời cho tổ chức rõ ràng không quan tâm bạn... đền đáp bằng cách dừng lại, chăm sóc bản thân, bỏ qua họ".
Nếu chuyện xấu quá "rời ngay, nghiêm túc, thoát ra."
Vì cách tốt nhất đối phó burnout là nhận ra stressor gây vấn đề. Sau đó phải loại bỏ (hoặc ít nhất giảm thiểu) chúng. Tất nhiên, ăn uống lành mạnh, ngủ tốt, tập thể dục, tất cả giúp hồi phục burnout.
Nhưng dài hạn, chỉ bằng cách giảm stressor và làm xa mình khỏi tình huống stress, bạn thoát khỏi funk. Vượt qua funk có thể làm trầm trọng vấn đề.
Lời Khuyên Năng Suất Đáng Tin
Bài này không cố gắng sửa guru năng suất. Cuối cùng, tôi không phải pro năng suất. Mục đích: chỉ ra lời khuyên bán như "áp dụng cho mọi người" có thể không phải lời khuyên đúng cho bạn.
Các thần thoại năng suất trên làm tôi băn khoăn thời gian vì (như đã chỉ ra) chúng không phải cách duy nhất, hoặc tốt nhất, làm việc gì. Thoải mái thử nghiệm lời khuyên năng suất xem gì phù hợp, nhưng hãy loại bỏ gì không phù hợp. Đừng rơi bẫy nghĩ có một cách tốt nhất đơn lẻ để "đạt được nhiều hơn", hoặc "tăng năng suất", vì không có.
Có thần thoại năng suất nào khác bạn thấy bán như giải pháp万能? Giải pháp thay thế nào có thể tốt như nhau?