Email vẫn là một trong những hình thức giao tiếp chính, và nếu email quan trọng không nhận được phản hồi kịp thời, có thể gây khó chịu. Nếu bạn đang nghỉ phép hoặc ngày lễ, quan trọng là phải để người gửi biết bạn sẽ phản hồi sau. Đây là lúc Phản hồi tự động (Automatic Replies) phát huy tác dụng. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cách thiết lập phản hồi tự động trên Outlook.com, cũng như trong Microsoft Outlook. Nó sẽ gửi email được viết sẵn khi bạn không có sẵn để phản hồi email.
Thiết lập Phản hồi tự động trong Outlook.com
Để thiết lập Phản hồi tự động hoặc Phản hồi nghỉ phép (Vacation Reply) trong Outlook trên Web, làm theo các bước sau:
- Mở Outlook Web, nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên trái.
- Cuộn xuống cuối và nhấp vào Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings)
- Chuyển sang phần Thư (Mail) trong ứng dụng Cài đặt, tìm Phản hồi tự động (Automatic replies)
- Bật Bật phản hồi tự động (Turn on automatic replies)
- Tiếp theo, chọn khoảng thời gian (Ngày bắt đầu và Kết thúc) bạn muốn phản hồi tự động hoạt động
- Khi bật ngày bắt đầu và kết thúc, có ba hành động (actions) bạn có thể thiết lập:
- Chặn lịch (Block calendar) cho khoảng thời gian đó
- Tự động từ chối (Automatic decline) lời mời mới cho sự kiện xảy ra trong khoảng đó
- Từ chối và hủy cuộc họp (Decline and cancel meetings) trong giai đoạn này
- Bây giờ chọn soạn tin nhắn nơi bạn có thể thêm chi tiết bạn ở đâu, và liên hệ ai trong vắng mặt của bạn
- Cuối cùng, bạn có thể chọn chỉ trả lời cho liên hệ trong sổ địa chỉ.
Thú vị – Cũ gọi là Out of Office hoặc Vacation Reply.
Hai điều quan trọng cần lưu ý:
- Đừng bỏ qua chọn chỉ trả lời cho liên hệ. Nó bảo vệ quyền riêng tư bằng cách không gửi thông tin đến "Email từ người không phải liên hệ", đặc biệt là thư rác
- Mặc dù bạn có thể bỏ chọn khoảng thời gian, nhưng thì nó sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả khi bạn quay lại. Vì vậy tốt nhất là thiết lập ngày chuyên dụng.
Phản hồi tự động sẽ tự tắt vào ngày kết thúc. Tất cả email sẽ được đánh dấu là chưa đọc.
MẸO: Bạn cũng có thể gửi phản hồi khác nhau cho người khác nhau. Tạo, thiết lập, và dùng mẫu Phản hồi tự động nhiều tùy chỉnh (custom multiple out-of-office Automatic Reply template) trong Outlook.
Thiết lập Phản hồi tự động trong Microsoft Outlook
Để Thiết lập Phản hồi tự động trong Microsoft Outlook:
- Mở Microsoft Outlook
- Nhấp vào tab File ở góc trên bên trái
- Bạn sẽ thấy bảng Thông tin tài khoản (Account Information)
- Dưới tab Thông tin (Info), bạn sẽ thấy Phản hồi tự động (Automatic Replies)
- Nhấp vào nó để mở hộp cấu hình
- Chọn tùy chọn Gửi phản hồi tự động & cấu hình cài đặt như yêu cầu.
Đó là tất cả! Tôi hy vọng các mẹo này dễ làm theo.
PS: Bài viết này sẽ chỉ bạn thiết lập Phản hồi tự động trong ứng dụng Mail Windows 10.