Nếu bạn muốn đặt các quy tắc trả lời tự động khác nhau cho những người gửi email khác nhau, bài viết này sẽ giúp bạn. Bạn có thể thiết lập và sử dụng mẫu trả lời tự động tùy chỉnh trong Outlook bằng cách làm theo hướng dẫn này. Đối với điều này, bạn phải sử dụng ứng dụng khách Outlook trên máy tính của mình.
Gửi các câu trả lời khác nhau cho những người khác nhau
Thật đơn giản để thiết lập trả lời tự động trong Outlook. Tuy nhiên, vấn đề bắt đầu khi bạn muốn đồng thời gửi các phản hồi khác nhau cho những người khác nhau. Hướng dẫn được đề cập ở trên sẽ cho phép bạn gửi cùng một thông điệp đến tất cả những người nằm trong bộ lọc. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng mẫu Trả lời Tự động tùy chỉnh, bạn sẽ phải làm theo hướng dẫn này.
Cách tạo mẫu Trả lời Tự động trong Outlook
Để tạo mẫu Trả lời Tự động trong Outlook sẽ gửi các phản hồi khác nhau cho những người khác nhau, hãy làm theo các bước sau-
- Mở Outlook trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Email Mới nút.
- Soạn email mới mà không cần nhập địa chỉ email của người nhận.
- Nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng.
- Chọn Mẫu Outlook (* .oft) từ Lưu dưới dạng .
- Nhập tên.
- Nhấp vào Lưu nút.
Bạn sẽ phải tạo một mẫu mà bạn muốn gửi. Đối với điều đó, hãy mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn và nhấp vào Email mới nút hiển thị ở góc trên cùng bên trái. Sau đó, bắt đầu soạn một email mới mà bạn muốn gửi. Bạn có thể viết ra dòng chủ đề và nội dung của email. Bây giờ hãy nhấp vào Tệp và chọn Lưu dưới dạng trên trang tiếp theo.
Nó sẽ mở ra một cửa sổ bật lên. Mở rộng thẻ Lưu dưới dạng danh sách thả xuống và chọn Mẫu Outlook (* .oft) , nhập tên và nhấp vào nút Lưu nút.
Nó sẽ lưu mẫu. Giờ đây, bạn có thể đóng hoặc hủy Email mới cửa sổ.
Cách sử dụng mẫu Trả lời Tự động tùy chỉnh trong Outlook
Để sử dụng mẫu Trả lời Tự động tùy chỉnh trong Outlook, hãy làm theo các bước sau-
- Mở Outlook trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Tệp> Quản lý Quy tắc &Cảnh báo.
- Nhấp vào Quy tắc mới .
- Chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn | nhận và nhấp vào Tiếp theo nút.
- Chọn điều kiện email và nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn trả lời bằng một mẫu cụ thể trong cửa sổ hành động.
- Nhấp vào một mẫu cụ thể liên kết và chọn mẫu của bạn.
- Nhấp vào Tiếp theo và chọn các trường hợp ngoại lệ.
- Nhấp vào Hoàn tất nút.
Nếu bạn muốn biết thêm về các bước này, hãy tiếp tục đọc.
Đầu tiên, hãy mở Outlook trên máy tính của bạn và đi tới Tệp> Quản lý Quy tắc &Cảnh báo .
Nó sẽ mở ra một cửa sổ bật lên. Nhấp vào Quy tắc mới trong Quy tắc email tab.
Trên cửa sổ tiếp theo, chọn Áp dụng quy tắc cho thư | nhận và nhấp vào nút Tiếp theo nút.
Sau đó, bạn sẽ phải chọn một điều kiện. Giả sử rằng bạn muốn gửi trả lời tự động cho một số người cụ thể. Nếu vậy, hãy đánh dấu vào từ mọi người hoặc nhóm công khai hộp kiểm.
Sau đó, nhấp vào mọi người hoặc nhóm công khai trong Bước 2 và chọn danh sách liên hệ. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Tiếp theo cái nút. Trên cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ phải chọn trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể lựa chọn.
Tiếp theo, bắt buộc phải chọn mẫu bạn đã tạo trước đó. Đối với điều đó, hãy chọn một mẫu cụ thể liên kết và chọn mẫu cho phù hợp. Sau đó, nhấp vào nút Tiếp theo nút.
Bây giờ bạn có thể chọn một số ngoại lệ nếu bạn muốn. Ví dụ:nếu bạn chỉ muốn gửi trả lời tự động cho một số người cụ thể khi một loạt các từ đã chọn nằm trong nội dung email hoặc tương tự như vậy. Cuối cùng, hãy nhấp vào nút Kết thúc nút.
Sau đó, mẫu Trả lời Tự động của bạn sẽ sẵn sàng hoạt động. Trong trường hợp bạn muốn xóa mẫu này, hãy chuyển đến cùng Quản lý quy tắc &cảnh báo và xóa quy tắc.
Hy vọng nó sẽ hữu ích.