Nếu bạn muốn đặt quy tắc trả lời tự động khác nhau cho người gửi email khác nhau, bài viết này sẽ giúp bạn. Bạn có thể thiết lập và sử dụng mẫu Trả lời tự động tùy chỉnh trong Outlook bằng cách làm theo hướng dẫn này. Điều này yêu cầu dùng ứng dụng Outlook máy tính trên máy tính của bạn.
Gửi phản hồi khác nhau cho người khác nhau
Thiết lập trả lời tự động trong Outlook khá đơn giản. Tuy nhiên, vấn đề bắt đầu khi bạn muốn gửi phản hồi khác nhau cho nhiều người cùng lúc. Hướng dẫn trên chỉ cho gửi cùng thông điệp cho tất cả người rơi vào bộ lọc. Tuy nhiên, nếu muốn dùng mẫu Trả lời tự động tùy chỉnh, bạn phải làm theo hướng dẫn này.
Cách tạo mẫu Trả lời tự động trong Outlook
Để tạo mẫu Trả lời tự động trong Outlook gửi phản hồi khác nhau cho người khác nhau, làm theo các bước:
- Mở Outlook trên máy tính.
- Nhấp nút Email mới (New Email).
- Soạn email mới không nhập địa chỉ người nhận.
- Nhấp Tệp > Lưu dưới dạng (Save As).
- Chọn Mẫu Outlook (*.oft) từ Loại lưu (Save as type).
- Đặt tên.
- Nhấp nút Lưu (Save).
Bạn phải tạo mẫu muốn gửi. Mở ứng dụng Outlook, nhấp nút Email mới (New Email) ở góc trên bên trái. Tiếp theo, soạn email mới muốn gửi. Viết dòng chủ đề và nội dung email. Nhấp tùy chọn Tệp (File) và chọn Lưu dưới dạng (Save As) trang sau.
Sẽ mở cửa sổ bật lên. Mở rộng danh sách thả xuống Loại lưu (Save as type) và chọn Mẫu Outlook (*.oft), đặt tên, nhấp nút Lưu (Save).
Sẽ lưu mẫu. Bây giờ bạn có thể đóng hoặc hủy cửa sổ Email mới.
Cách dùng mẫu Trả lời tự động tùy chỉnh trong Outlook
Để dùng mẫu Trả lời tự động tùy chỉnh trong Outlook, làm theo các bước:
- Mở Outlook trên máy tính.
- Nhấp Tệp > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo (Manage Rules & Alerts).
- Nhấp Quy tắc mới (New Rule).
- Chọn Áp dụng quy tắc trên tin nhắn | nhận (Apply rule on messages | receive) và nhấp Tiếp theo (Next).
- Chọn điều kiện email và nhấp Tiếp theo.
- Chọn trả lời bằng mẫu cụ thể (reply using a specific template) trong cửa sổ hành động.
- Nhấp liên kết mẫu cụ thể (a specific template) và chọn mẫu của bạn.
- Nhấp Tiếp theo và chọn ngoại lệ.
- Nhấp nút Hoàn tất (Finish).
Nếu muốn biết thêm chi tiết, hãy tiếp tục đọc.
Trước hết, mở Outlook trên máy tính và vào Tệp > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
Sẽ mở cửa sổ bật lên. Nhấp tùy chọn Quy tắc mới (New Rule) trong tab Quy tắc Email (Email Rules).
Cửa sổ tiếp theo, chọn Áp dụng quy tắc trên tin nhắn | nhận (Apply rule on messages | receive) và nhấp Tiếp theo (Next).
Sau đó, chọn điều kiện. Giả sử bạn muốn gửi trả lời tự động cho một số người cụ thể. Nếu vậy, tích vào ô từ người hoặc nhóm công cộng (from people or public group).
Sau đó, nhấp người hoặc nhóm công cộng (people or public group) trong hộp Bước 2 (Step 2) và chọn danh sách liên hệ. Khi xong, nhấp Tiếp theo (Next). Cửa sổ tiếp theo, chọn tùy chọn trả lời bằng mẫu cụ thể (reply using a specific template).
Tiếp theo, bắt buộc chọn mẫu tạo trước. Chọn liên kết mẫu cụ thể (a specific template) và chọn mẫu tương ứng. Sau đó, nhấp Tiếp theo (Next).
Bây giờ bạn chọn ngoại lệ nếu muốn. Ví dụ: chỉ gửi trả lời tự động cho người cụ thể khi một từ khóa nhất định có trong nội dung email. Cuối cùng, nhấp Hoàn tất (Finish).
Sau đó, mẫu Trả lời tự động của bạn sẵn sàng hoạt động. Nếu muốn xóa mẫu, vào cùng cửa sổ Quản lý Quy tắc & Cảnh báo và xóa quy tắc.
Hy vọng hữu ích.