Phản hồi tự động (Out-of-office reply), còn gọi là tự động trả lời, là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Outlook để gửi trả lời tự động cho người gửi email cho bạn. Tính năng này hữu ích để cập nhật trạng thái sẵn sàng của bạn cho người gửi. Tính năng này có trong Outlook 2013, 2016, 2010 và các phiên bản cũ hơn. Thường gọi là phản hồi ngoài giờ làm việc; tuy nhiên, có thể dùng trong nhiều tình huống khác.
Tính năng Phản hồi tự động chỉ hoạt động với Tài khoản Exchange. Nếu bạn không có tài khoản Exchange, bạn cần thiết lập quy tắc (rules) để làm việc này như thảo luận dưới đây.
Thiết lập Phản hồi tự động trong Outlook 2013, 2016 và 2010 với tài khoản Exchange
- Trong Microsoft Outlook, nhấp File, Info.
- Chọn Automatic Replies (Out of Office) (Phản hồi tự động - Ngoài giờ làm việc).
Lưu ý: Nếu tùy chọn Automatic Replies (Out of Office) không có, bạn không dùng tài khoản Exchange. Tham khảo phần tiếp theo để biết cách thiết lập tự động trả lời cho tài khoản non-Exchange. - Chọn hộp kiểm Send Automatic Replies (Gửi phản hồi tự động). Nếu muốn đặt thời gian bắt đầu/kết thúc, chọn hộp kiểm Only send during this time range (Chỉ gửi trong khoảng thời gian này), đặt ngày giờ bắt đầu/kết thúc.
- Trong tab Inside My Organization (Bên trong tổ chức), nhập nội dung tin nhắn muốn gửi nếu ai đó trong tổ chức email bạn.
- Trong tab Outside My Organization (Bên ngoài tổ chức), chọn hộp kiểm Auto-reply to people outside my organization (Tự động trả lời người ngoài tổ chức) và chọn một tùy chọn radio button: My Contacts only (Chỉ người liên hệ của tôi) hoặc Anyone outside my organization (Bất kỳ ai ngoài tổ chức).
Tính năng phản hồi tự động sẽ tự tắt sau ngày giờ chỉ định. Tuy nhiên, nếu muốn tắt sớm hơn, truy cập cài đặt phản hồi tự động lại và chọn nút radio Do not send automatic replies (Không gửi phản hồi tự động).
Thiết lập Phản hồi tự động trong Outlook 365 Online (Dựa trên Web)
Nếu dùng Outlook 365 trên web, làm theo các bước dưới để thiết lập phản hồi ngoài giờ:
- Mở Outlook trong trình duyệt và đăng nhập tài khoản.
- Nhấp nút bánh răng (cài đặt) ở trên cùng trang.
- Nhấp Automatic Replies (Phản hồi tự động) và chọn nút radio Send automatic replies.
- Đặt ngày giờ cho phản hồi tự động nếu cần.
- Nhập tin nhắn.
- Nhấp Save (Lưu) khi xong.
- Thiết lập Phản hồi tự động trong Outlook 2013, 2016 và 2010 với Tất cả Tài khoản Khác
Nếu dùng tài khoản email non-Exchange, thường là POP hoặc IMAP, ví dụ @outlook.com, @aol.com, @live.com, v.v. Bạn có thể mô phỏng chức năng tự động trả lời bằng cách kết hợp mẫu email Outlook với quy tắc Outlook.
- Nhấp Home (Trang chủ) rồi New Email (Email mới). Nhập tin nhắn muốn gửi làm phản hồi tự động.
- Nhấp File → Save As (Lưu dưới dạng); trong danh sách thả xuống Save as Type (Lưu dưới dạng loại), chọn Outlook Template (Mẫu Outlook).
- Đặt tên bất kỳ cho mẫu và nhấp Save.
- Bây giờ bạn đã tạo mẫu tự động trả lời, cần tạo quy tắc để tự động trả lời email mới.
- Nhấp Rules (Quy tắc), rồi Manage Rules & Alerts (Quản lý quy tắc & Cảnh báo).
- Nhấp New Rule (Quy tắc mới) trong hộp thoại Rules and Alerts. Chọn Apply rules on messages I receive (Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận) dưới Start from a blank rule (Bắt đầu từ quy tắc trống), nhấp Next (Tiếp theo), và Next lần nữa.
- Chọn Reply using a specific template (Trả lời bằng mẫu cụ thể) dưới What do you want to do with the messages (Bạn muốn làm gì với thư) → Nhấp a specific template (mẫu cụ thể).
- Trong hộp Look In của hộp thoại Select a Reply Template (Chọn mẫu trả lời), nhấp User Templates in File System (Mẫu người dùng trong hệ thống tệp). Hộp thoại chọn tệp tiêu chuẩn xuất hiện. Chỉ đến mẫu tự động trả lời tạo ở bước 1. Nhấp Next, Next, Finish, and Apply (Tiếp theo, Tiếp theo, Hoàn tất, Áp dụng).
Lưu ý: Để phương pháp này gửi tự động trả lời, Rules Wizard yêu cầu Outlook phải đang chạy và được cấu hình kiểm tra thư mới định kỳ. Mặc định Outlook kiểm tra thư mới định kỳ.
Để tránh Outlook gửi trả lời lặp lại cho người gửi, Rules Wizard chỉ gửi một trả lời cho mỗi người gửi trong mỗi phiên. Phiên bắt đầu khi khởi động Outlook và kết thúc khi đóng ứng dụng.
Nhớ tắt quy tắc sau khi không cần nữa. Nếu không, nó sẽ tiếp tục gửi tự động trả lời.