Trả lời ngoài văn phòng, còn được gọi là trả lời tự động, là một tính năng rất hữu ích trong Microsoft Outlook để gửi trả lời tự động cho những người đã gửi e-mail cho bạn. Nó hữu ích trong việc cập nhật cho người gửi về tình trạng sẵn có của bạn. Tính năng này hiện diện trong Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 và thậm chí trong các phiên bản cũ hơn của Microsoft Outlook. Nó thường được gọi là thư trả lời vắng mặt; tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác.
Tính năng Trả lời Vắng mặt chỉ hoạt động với Tài khoản Exchange . Nếu bạn không có tài khoản trao đổi, thì bạn sẽ cần thiết lập các quy tắc để thực hiện việc này cho mình như được thảo luận bên dưới.
Thiết lập Trả lời Vắng mặt trong Outlook 2013, 2016 và 2010 bằng tài khoản Exchange
- Trong Microsoft Outlook, nhấp vào Tệp , Thông tin.
- Và sau đó chọn Trả lời tự động (Vắng mặt) .
Lưu ý: Nếu Trả lời tự động (Vắng mặt) tùy chọn không khả dụng, bạn không sử dụng tài khoản Exchange. Vui lòng tham khảo phần tiếp theo để biết về cách đặt trả lời tự động trong tài khoản phi trao đổi. - Kiểm tra Gửi trả lời tự động hộp kiểm. Nếu bạn muốn đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho các thư trả lời tự động, hãy chọn mục Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này và đặt ngày giờ bắt đầu và kết thúc.
- Trong tab có nhãn Bên trong tổ chức của tôi , hãy nhập tin nhắn văn bản bạn muốn gửi dưới dạng trả lời nếu ai đó gửi email cho bạn trong tổ chức.
- Trong tab có nhãn Bên ngoài tổ chức của tôi , hãy chọn mục Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của tôi hộp kiểm và chọn một trong các tùy chọn nút radio được gắn nhãn là Chỉ Danh bạ của tôi hoặc Bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của tôi .
Tính năng trả lời tự động sẽ tự động ngừng hoạt động sau ngày và giờ được chỉ định. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hủy kích hoạt trả lời tự động trước đó, bạn có thể truy cập lại vào cài đặt trả lời tự động và chọn tùy chọn Không gửi trả lời tự động nút radio.
Thiết lập Trả lời Không có Văn phòng trong Outlook 365 Online (Dựa trên Web)
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 365 trên web , hãy làm theo các bước được nêu bên dưới để đặt câu trả lời vắng mặt
- Mở Outlook trong trình duyệt web của bạn và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Nhấp vào bánh răng ở đầu trang để truy cập cài đặt.
- Nhấp vào Trả lời Tự động và nhấp vào Gửi trả lời tự động nút radio.
- Đặt ngày và giờ cho các câu trả lời tự động nếu cần.
- Nhập tin nhắn của bạn.
- Nhấp vào Lưu khi hoàn thành.
- Thiết lập Trả lời Vắng mặt trong Outlook 2013, 2016 và 2010 với Tất cả các Tài khoản Khác
Nếu bạn đang sử dụng tài khoản email không trao đổi, thuộc các danh mục khác trong đó loại tài khoản thường là POP hoặc IMAP, ví dụ:@ outlook.com, @ aol.com, @ live.com, v.v. Bạn có thể mô phỏng chức năng trả lời tự động bằng cách kết hợp mẫu email Outlook với các quy tắc Outlook.
- Nhấp vào Trang chủ rồi đến Email mới . Nhập tin nhắn bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động.
- Nhấp vào Tệp -> Lưu dưới dạng ; trong Lưu dưới dạng loại danh sách thả xuống, chọn Mẫu Outlook .
- Nhập bất kỳ tên nào cho mẫu và nhấp vào Lưu .
- Bây giờ bạn đã tạo mẫu trả lời tự động, bạn cần tạo quy tắc để trả lời tự động các email mới.
- Nhấp vào Quy tắc , rồi đến Quản lý quy tắc &cảnh báo .
- Nhấp vào Quy tắc mới trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại. Nhấp vào Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được trong Bắt đầu từ quy tắc trống và nhấp vào Tiếp theo và Tiếp theo Lần nữa.
- Chọn Trả lời bằng một mẫu cụ thể bên dưới Bạn muốn làm gì với tin nhắn -> Nhấp vào một mẫu cụ thể,
- Trong phần Xem trong trong Chọn mẫu trả lời hộp thoại, nhấp vào Mẫu người dùng trong hệ thống tệp . Một hộp thoại chọn tệp tiêu chuẩn sẽ xuất hiện. Trỏ vào mẫu trả lời tự động mà bạn đã tạo ở bước đầu tiên. Nhấp vào Tiếp theo, Tiếp theo, Kết thúc và Áp dụng.
Lưu ý: Đối với phương pháp này để gửi trả lời tự động, Trình hướng dẫn quy tắc cần Outlook phải đang chạy và nó phải được định cấu hình để kiểm tra thư mới theo định kỳ. Theo mặc định, Outlook được đặt để kiểm tra thư mới theo định kỳ.
Để ngăn Outlook gửi trả lời lặp lại cho người gửi email của bạn, Trình hướng dẫn quy tắc sẽ gửi một câu trả lời cho mỗi người gửi trong mỗi phiên. Một phiên bắt đầu khi bạn khởi động Outlook và kết thúc khi bạn đóng ứng dụng.
Hãy nhớ tắt quy tắc sau khi nó không cần thiết nữa. Nếu không, nó sẽ tiếp tục gửi trả lời tự động.