Càng dùng Outlook nhiều, hộp thư càng lớn. Tương tự giấy tờ chất đống trên bàn làm việc. Khi đống quá lớn, cần xử lý. Trong đời thực, bạn sắp xếp, lưu giấy quan trọng, vứt bớt. May mắn là Outlook cho phép làm tương tự qua tính năng Archive (Lưu trữ).
Mọi phiên bản Outlook đều hỗ trợ Archive. Có nhiều cách: tiện lợi nhất là AutoArchive tự động xử lý thư cũ, cuộc hẹn, task. Cách khác là archive thủ công chuyển thư vào thư mục cụ thể. Cách nhanh nhất: dùng nút Archive trên menu File.
Outlook có thư mục Archive mặc định không thể xóa. Archive giúp hộp thư gọn gàng, dễ tìm kiếm thư cũ mà Inbox không bị rối.
Dưới đây là các hướng dẫn archive theo mọi cách. Bắt đầu!
Phương pháp 1: Archive thủ công thư tin nhắn bằng một thao tác
Cách nhanh nhất chuyển một/ nhiều thư vào thư mục Archive. Thư đã archive vẫn truy cập được qua hộp tìm kiếm hoặc vào thư mục Archive. Cũng xem được trên mobile qua thư mục Archive. Hướng dẫn Outlook 2016:
- Mở Outlook, chọn một/ nhiều thư trong Inbox hoặc thư mục khác.
- Click biểu tượng Archive trong nhóm Delete trên Ribbon. Chỉ thấy ở Outlook 2016.
Lưu ý: Có thể nhấn phím Backspace để đạt cùng kết quả. - Thư sẽ nằm trong thư mục Archives.
Lưu ý: Thư mục Archive tự tạo ngay cả khi chưa từng dùng. Nếu không thấy, vào File > Office Account > Update Options → Update Now.
Phương pháp 2: Sử dụng tính năng AutoArchive
Outlook có tính năng tự động archive tên AutoArchive. Có thể lập lịch chạy định kỳ. Mọi phiên bản đều hỗ trợ. Khác biệt: AutoArchive tắt mặc định từ Outlook 2010 trở đi.
Sau khi bật AutoArchive, người dùng thiết lập thuộc tính cho từng thư mục muốn archive. Lưu ý: khi archive email, nó chuyển sang file PST khác và không còn trong file PST chính.
Cách bật và cấu hình AutoArchive
- Bật AutoArchive: File > Options → tab Advanced → click AutoArchive Settings.
Lưu ý: Outlook 2007 và cũ hơn: Tools > Options > Other. - Nếu mọi thứ bị xám (disabled), tích ô Run AutoArchive để bật.
- Cấu hình hành vi AutoArchive: chọn tần suất chạy. Mặc định 14 ngày; muốn gọn gàng thì đặt 2-6 ngày.
- Muốn được thông báo trước khi AutoArchive chạy, tích Prompt before AutoArchive runs. Nên bật vì auto-archive có thể làm gián đoạn công việc.
- Để tránh archive email không cần thiết, giữ tích Delete expired email. Nếu tắt Archive or Delete old items, chỉ thư hết hạn mới bị xóa hoàn toàn.
- Muốn thư mục Archive hiển thị trong danh sách thư mục Outlook, bật Show archive folder in folder list.
- Thiết lập cài đặt thư mục mặc định cho archive.
- Bật toggle Move old items to → click Browse chọn đường dẫn lưu archive → OK.
Sau khi bật và cấu hình, AutoArchive sẽ tự chạy đúng hạn. Kiểm tra bằng cách xem thư mục Archives có được điền nội dung không.
Cấu hình AutoArchive riêng cho từng thư mục
Sau khi cấu hình AutoArchive toàn cục, có thể thêm lớp kiểm soát bằng cách đặt thuộc tính riêng cho từng thư mục. Thường thư mục Deleted Items hoặc Spam dùng cài đặt khác thư mục chính.
Lưu ý: Nếu không đặt riêng, thư mục sẽ dùng cài đặt toàn cục.
- Chuột phải thư mục muốn ưu tiên → Properties.
- Click tab AutoArchive. Tại đây có các thiết lập chỉ áp dụng cho thư mục này.
- Tắt AutoArchive cho thư mục này: chọn Do not archive items in this folder.
- Ghi đè cài đặt toàn cục: chọn Archive this folder using these settings → sửa tùy ý → Apply.
Lưu ý: Cài đặt này không áp dụng cho thư mục con. Cần cấu hình từng thư mục con riêng.
Phương pháp 3: Archive thủ công hàng loạt dùng Cleanup Tools
Nếu không thích tự động hóa, đây là giải pháp trung gian: archive hàng loạt với kiểm soát cao hơn. Có thể archive toàn bộ thư mục kèm thư mục con. Không muốn chờ AutoArchive, tự làm và chọn nơi lưu. Các bước:
- Tab File → Info → mở menu thả xuống Cleanup Tools → chọn Archive.
- Chọn Archive this folder and all subfolders → click thư mục muốn archive.
- Muốn archive toàn bộ dữ liệu Outlook, click địa chỉ email ở đầu danh sách.
- Dùng menu thả xuống Archive items older than chọn ngày mới nhất để archive. Tất cả mục cũ hơn ngày này sẽ được archive.
- Archive cả mục trước đó bị loại trừ khỏi auto-archive: tích Include items with AutoArchive.
- Dùng nút Browse chọn đường dẫn lưu file PST archive → OK để bắt đầu.
Ngay lập tức một số email sẽ chuyển từ thư mục mặc định sang file PST archive.
Lưu ý: File archive nên xuất hiện như thư mục trong Outlook. Nếu không, vào File → Open & Export → Open Outlook Data file → duyệt đến file archive → OK.