Luôn nên bảo vệ file PST Outlook bằng mật khẩu, đặc biệt khi chia sẻ máy với nhiều người. Sau khi đặt mật khẩu, mỗi lần mở Outlook sẽ yêu cầu nhập. Nhập đúng thì toàn bộ nội dung PST khả dụng.
Tuy nhiên, mật khẩu PST ngăn người khác truy cập cục bộ, nhưng gây rắc rối khi di chuyển archive sang máy mới. Vì mật khẩu lưu cục bộ, khi migrate Personal Folders file, toàn bộ archive email sẽ bị khóa.
Nếu gặp khó khăn thêm/ xóa mật khẩu PST, làm theo hướng dẫn dưới:
Đặt mật khẩu cho file PST trong Outlook
Các bước dưới áp dụng Outlook 2016, 2013, 2010. Outlook 2007 xem phần Note.
- Mở Outlook, đảm bảo pane trái hoạt động. Chuột phải tài khoản email → Data File Properties.
Note: Outlook 2007: File > Data File Management → mở Account Settings. - Cửa sổ Properties → tab General → click Advanced.
Note: Outlook 2007: tab Data Files → chọn file PST → Settings mở hộp thoại Data file. - Xem tổng quan file dữ liệu Outlook → click Change Password.
- Nhập mật khẩu cũ (để trống nếu chưa từng đặt), nhập mật khẩu mới 2 ô → OK.
Lưu ý: Tích ô “Save this password in your password list” không khuyến khích nếu chia sẻ máy. Nếu tích, ai dùng máy cũng xem được dữ liệu Outlook.
- Sau khi đặt, mỗi lần mở Outlook sẽ yêu cầu nhập mật khẩu.
Microsoft kém hỗ trợ khôi phục mật khẩu PST quên, hãy ghi nhớ hoặc ghi chép nơi an toàn.
Xóa mật khẩu file PST trong Outlook
Nếu chuẩn bị migrate sang máy mới hoặc chán nhập mật khẩu mỗi lần, dễ dàng xóa. Giả định bạn nhớ mật khẩu cũ.
- Mở Outlook, chuột phải tài khoản pane trái → Data File Properties.
- Tab General → click Advanced.
- Click Change Password.
- Nhập mật khẩu hiện tại vào Old password. Để trống New Password và Verify → OK.
Xóa mật khẩu dùng SCANPST và pst19upg (cho file PST cũ)
Nếu dùng cùng file PST nhiều năm, có cách khác xóa mật khẩu. Microsoft từng phát hành tiện ích pst19upg.exe nâng cấp PST cũ sang định dạng mới. Hiệu ứng phụ: nó xóa mật khẩu file PST được chuyển đổi.
Lưu ý: pst19upg.exe KHÔNG hoạt động với PST tạo từ Outlook 2003 trở lên. PST Outlook 2002 (và cũ) dùng ANSI, phiên bản mới dùng Unicode. Nếu PST tạo từ Outlook mới hơn 2002, đừng làm theo hướng dẫn này – sẽ không thành công.
Nếu có file PST cũ có mật khẩu, làm theo các bước:
- Tải pst19upg.exe.
- Đóng Outlook.
- Đến vị trí file PST, copy bản sao. Mặc định: Documents > Outlook Files.
- Đến C:\Program Files, tìm SCANPST ở thanh tìm kiếm góc trên phải.
- Mở SCANPST, load file PST copy → Start.
- Click Repair và chờ xong.
- Windows + R → gõ cmd.
- Gõ đường dẫn pst19upg + ‘-x’ + tên file PST. Ví dụ: C:\Users\madro\Desktop\pst19\pst19upg.exe -x outlookcopy.pst. Sẽ chuyển PST → PSX.
Lưu ý: Nếu báo “Program terminated in error”, PST quá mới không chuyển được PSX.
- Khi có file PSX, gõ lại lệnh nhưng thay ‘-x’ bằng ‘-i’: C:\Users\madro\Desktop\pst19\pst19upg.exe -i outlookcopy.pst.
- Tạo file PST không mật khẩu từ PSX.
- Dùng SCANPST sửa lại file mới tạo. Copy file PST sửa xong về vị trí gốc.
- Mở Outlook, kiểm tra xem có yêu cầu mật khẩu không.