Excel là một chương trình phần mềm cực kỳ có giá trị, cung cấp nhiều giải pháp thường được sử dụng và tạo cho các ứng dụng phần mềm khác. Nhiều giải pháp sẽ được tạo trong Excel và sau đó được chuyển sang các ứng dụng khác hoặc gửi đi nơi khác. Thường thì các giải pháp bạn tạo trong Excel sẽ cần được trích xuất và sử dụng ở một số định dạng khác.
Giả sử bạn cần lập một bảng và gửi bảng đó cho ai đó qua email. Bạn có thể thử và làm điều này trong triển vọng; tuy nhiên sẽ mất thêm thời gian để định dạng để đảm bảo nó trông đúng. Vì vậy, khi bạn nghĩ về một bảng, bạn có thể hình dung đến Excel. Nhìn vào bảng dưới đây được tạo trong Excel. Điều này đã được sao chép từ Excel và dán trực tiếp vào bài viết này bằng thao tác dán tiêu chuẩn của bạn.
Nếu không nhìn thấy bảng Excel gốc, bạn có thể nghĩ rằng bảng này trông không tệ. Những gì bạn không thấy là các giá trị ô phải được căn giữa theo chiều dọc và chiều ngang. Cột chi phí cũng có vẻ hơi lệch; trên thực tế, tôi khá chắc chắn đó là cách chúng tôi biểu thị đơn vị tiền tệ (trên số tiền). Vậy, bảng thực sự trông như thế nào?
Điều đó có vẻ tốt hơn một chút theo ý kiến của tôi. Tuy nhiên, giải pháp này có thể không hoạt động đối với những gì bạn cần. Chúng tôi sẽ mô tả ngắn gọn các giải pháp khác nhau để dán và phân giải dữ liệu từ Excel trong các giải pháp khác.
Cách giải quyết sự cố định dạng khi sao chép từ Excel
Sử dụng các ví dụ tương tự như trên, hãy xem chúng tôi có những giải pháp nào cho việc này. Đầu tiên, chúng tôi có những lựa chọn nào khi dán dữ liệu?
Từ trái sang phải, chúng tôi có:
Giữ nguyên định dạng nguồn
Giữ Định dạng Nguồn là tùy chọn dán mặc định của bạn. Thông thường điều này sẽ hoạt động như mong đợi nhưng nó phụ thuộc vào cách dữ liệu được định dạng từ nguồn. Trong ví dụ này, định dạng nguồn bao gồm kiểu "Kế toán" không được Outlook và nhiều ứng dụng khác nhận dạng. Thay đổi kiểu thành “Đơn vị tiền tệ” sẽ cho phép bạn dán bằng Keep Source Formatting và nó sẽ trông đẹp hơn.
Sử dụng kiểu đích
Nếu bạn muốn sử dụng định dạng giống như văn bản khác trong đích, thì hãy sử dụng tùy chọn dán này. Nó sẽ vẫn giữ định dạng chung như in đậm và in nghiêng nhưng sẽ sử dụng các kiểu đích như kiểu và kích thước phông chữ.
Liên kết và Giữ định dạng nguồn
Điều này sẽ giữ nguyên định dạng nguồn và sẽ giữ cho bảng được liên kết với nguồn ban đầu của nó. Có một số chức năng bổ sung cho điều này nhưng nó cho phép người bạn đang gửi dữ liệu nhấp vào “Cập nhật liên kết” bằng cách nhấp chuột phải vào bảng và nhận cập nhật. Tất nhiên, điều này sẽ cần được định cấu hình đúng cách để hoạt động như được mô tả.
Liên kết và Sử dụng Kiểu Đích
Liên kết và Sử dụng Kiểu Đích hoạt động giống như Định dạng Liên kết và Giữ Nguồn ngoại trừ việc này sẽ sử dụng định dạng đích. Những thứ như màu sắc không được cập nhật sau khi sao chép lần đầu nhưng các thay đổi về văn bản đối với dữ liệu sẽ được cập nhật.
Hình ảnh
Hình ảnh có thể hữu ích nếu bạn chỉ muốn hiển thị dữ liệu và không còn yêu cầu phải định dạng, chỉnh sửa hoặc nhận cập nhật từ nó. Dán như một hình ảnh sẽ đảm bảo hình ảnh giống hệt với nguồn. Nhưng bên của bạn sẽ không thể sửa đổi nó, vì vậy hãy đảm bảo điều này áp dụng được cho giải pháp của bạn.
Chỉ giữ văn bản
Keep Text Only sẽ hiển thị bảng như ban đầu, nhưng ở dạng văn bản. Sẽ không có bảng được định dạng cũng như không có bất kỳ định dạng nào ngoài các kiểu định dạng đích của bạn như kích thước và kiểu phông chữ.
Tất nhiên, có những cách khác để sử dụng các kiểu dán ở trên và sửa đổi kết quả theo cách bạn muốn. Một ví dụ nhanh chóng; bằng cách sửa đổi một chút chiều rộng của cột "Chi phí" trong triển vọng bằng cách sử dụng kiểu dán Giữ định dạng nguồn, định dạng bây giờ trông chính xác và giữ định dạng Kế toán được đặt trên cột chi phí.
Cách tốt nhất để học là chơi với các kiểu dán ở trên và xem chúng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn như thế nào.