Bạn cần xuất danh bạ Outlook và không chắc bắt đầu từ đâu? Dù bạn muốn mở tài khoản email mới nơi khác, tạo file Excel, hay điền cơ sở dữ liệu Access, xuất danh bạ Outlook dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Dưới đây là các bước đơn giản hỗ trợ quy trình xuất và sau đó cách nhập file đó vào đích đến.
Xuất Từ Outlook
Để bắt đầu, chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Khi cửa sổ tiếp theo mở, chọn Xuất ra tệp trong danh sách lựa chọn. Sau đó bạn chọn từ hai loại tệp: Giá trị tách bằng dấu phẩy (.csv) hoặc File Dữ liệu Outlook (.pst).
Tùy chọn Giá trị tách bằng dấu phẩy là lựa chọn phổ biến. Nó cho phép bạn ánh xạ trường để chuyển đổi sạch và file có thể tải lên hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu, bảng tính, và các client khác dễ dàng. Nếu muốn tạo bản sao lưu đơn giản dữ liệu Outlook, File Dữ liệu Outlook hoạt động tốt.
Bước tiếp theo, chọn thư mục Danh bạ từ danh sách tùy chọn và nhấp Tiếp theo. Bạn sẽ thấy nơi file sẽ lưu trên máy tính và tên mặc định. Cả hai đều có thể thay đổi. Chọn vị trí khác bằng nút Duyệt tìm chỗ. Để chỉ đổi tên, làm ngay trong trường file. Khi xong, nhấp Tiếp theo.
Bạn sẽ thấy màn hình hoàn tất xuất, nhưng có thể nhấp nút Ánh xạ trường tùy chỉnh trước nếu cần. Điều này cho phép xóa hoặc thay đổi trường trong file, nhưng hoàn toàn tùy chọn. Ví dụ, nếu không liên hệ nào dùng trường Hậu tố, chỉ cần chọn và kéo sang trái để xóa khỏi file.
Ngược lại, nếu bạn muốn thêm trường thường dùng như Trang web, chọn và di chuyển sang phải để thêm. Bạn cũng dùng nút Trước và Tiếp xem ánh xạ hiện tại hiển thị như thế nào. Khi xong, nhấp Hoàn tất và xuất sẽ được xử lý.
Nhập Vào Excel
Khi Excel mở, nhập file danh bạ rất dễ. Đi đến Dữ liệu trong menu và chọn Từ Văn bản. Cho phép duyệt file văn bản. Vì vậy, điều hướng đến nơi file xuất lưu, chọn, nhấp Mở.
Bạn sẽ thấy Trình thủ thuật Nhập Văn bản. Nó nhận diện loại file và cung cấp tùy chọn điều chỉnh hàng bắt đầu nhập và tích hộp nếu file có tiêu đề. Bước tiếp theo, bạn xem trước dữ liệu trông như thế nào bằng cách chọn các dấu phân cách khác nhau. Cuối cùng, đặt định dạng dữ liệu cho mỗi cột. Mỗi bước thủ thuật đều tùy chọn. Khi xong, nhấp Hoàn tất.
Nhập Vào Access
Khi bạn ở cơ sở dữ liệu Access muốn thêm danh bạ, đi đến Dữ liệu ngoài > File Văn bản. Sau đó duyệt file và chọn nơi muốn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể nhập vào bảng mới, nối bản sao vào bảng bạn chọn, hoặc liên kết đến nguồn dữ liệu.
Tương tự quá trình nhập Excel, bạn chọn giữa bố cục phân cách hoặc chiều rộng cố định, chọn dấu phân cách, điều chỉnh tùy chọn trường. Tiếp theo, chọn khóa chính và nhấp Hoàn tất khi xong.
Nhập Vào Gmail
Khi đăng nhập tài khoản Gmail trên Web, chọn Gmail từ góc trên trái và nhấp Danh bạ. Khi đến phần danh bạ, chọn Thêm > Nhập. Sau đó chọn tùy chọn CSV. Nếu được dẫn đến phần Danh bạ cũ, đi đó và bạn sẽ thấy tùy chọn Nhập danh bạ từ điều hướng. Duyệt đến vị trí file và nhấp Nhập.
Nhập Vào Yahoo! Mail
Khi đăng nhập Yahoo! Mail trên Web, nhấp biểu tượng danh bạ góc trên trái. Trong màn hình chính bạn có tùy chọn nhập danh bạ. Nhấp nút và sau đó nhấp Nhập cho tùy chọn Tải file lên. Duyệt file và nhấp Nhập.
Nhập Vào Outlook.com (Web)
Nếu bạn có file cần nhập vào Outlook.com qua Web, nó dễ dàng như Gmail và Yahoo. Khi đăng nhập, chọn biểu tượng ứng dụng góc trên trái và nhấp Mọi người. Dưới Nhập danh bạ, nhấp Bắt đầu nhập, màn hình tiếp theo nhấp Khác. Sau đó duyệt file và nhấp Tải lên.
Nhập Vào Outlook (Desktop)
Nếu bạn cần nhập danh bạ vào Outlook, ví dụ mở tài khoản mới, cũng dễ như xuất. Trước, chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Cửa sổ mở và trong danh sách chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác. Chọn Giá trị tách bằng dấu phẩy, nhấp Tiếp theo, duyệt file.
Bạn chọn tùy chọn thay thế trùng lặp, cho phép trùng lặp, hoặc không nhập trùng lặp. Nhấp Tiếp theo, chọn Danh bạ trong danh sách, nhấp Tiếp theo lại. Giống quy trình xuất, bạn có thể ánh xạ trường khác nếu muốn và nhấp Hoàn tất khi xong.
Nhập Vào Mac
Nếu bạn thực sự thay đổi và chuyển từ PC sang Mac, vẫn dùng file Giá trị tách bằng dấu phẩy để chuyển danh bạ. Với ứng dụng Danh bạ mở trên Mac, chọn Tệp > Nhập từ menu. Sau đó điều hướng đến vị trí file, giả sử bạn di chuyển tài liệu hoặc dùng lưu trữ khác, nhấp Mở.
Bạn sẽ thấy ánh xạ trường, có thể điều chỉnh bằng cách chọn mũi tên bên cạnh tiêu đề. Ví dụ, bạn chọn Biệt danh thay vì Tên cho tiêu đề. Bạn cũng chọn không nhập mục cụ thể.
Sau đó chọn giữ mới, cũ, hoặc cả hai nếu trùng lặp. Bạn cũng quyết định cập nhật cũ với mới. Chọn lựa chọn từ trên và nếu muốn áp dụng cho tất cả, đánh dấu hộp dưới. Nhấp Tiếp theo rồi Nhập.
Di Chuyển Danh Bạ Dễ Dàng
Dù trong kinh doanh hay đời sống, có lúc cần di chuyển danh bạ. Đừng bị áp lực bởi quy trình khi xuất từ Outlook vì, như bạn thấy, nó thật đơn giản.
Bạn từng gặp vấn đề xuất danh bạ từ Outlook ra file hoặc nơi khác? Chia sẻ trải nghiệm dưới đây để bạn đọc khác học hỏi.