Bạn có cần xuất danh bạ Outlook của mình và không biết bắt đầu từ đâu? Cho dù bạn muốn mở tài khoản email mới ở nơi khác, tạo tệp Excel hay điền cơ sở dữ liệu Access, việc xuất danh bạ Outlook của bạn dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Dưới đây là các bước đơn giản để hỗ trợ bạn trong quá trình xuất và sau đó là cách nhập tệp đó vào các điểm đến của bạn.
Xuất từ Outlook
Để bắt đầu quá trình, hãy chọn Tệp> Mở &Xuất> Nhập / Xuất . Khi cửa sổ tiếp theo bật ra, hãy chọn Xuất sang tệp trong danh sách các lựa chọn. Sau đó, bạn có thể chọn từ hai loại tệp; Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv) hoặc Tệp dữ liệu Outlook (.pst).
Tùy chọn Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy là một lựa chọn được sử dụng rộng rãi. Nó cho phép bạn lập bản đồ các trường để chuyển đổi rõ ràng và tệp có thể được tải lên hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu, bảng tính và các ứng dụng khách khác một cách dễ dàng. Nếu bạn muốn tạo một bản sao lưu đơn giản cho dữ liệu Outlook của mình, thì Tệp Dữ liệu Outlook sẽ hoạt động tốt.
Trong bước tiếp theo, chọn Danh bạ từ danh sách các tùy chọn và nhấp vào Tiếp theo . Sau đó, bạn có thể xem nơi tệp sẽ được lưu trên máy tính của mình và tên mặc định mà tệp được đặt. Cả hai điều này đều có thể được thay đổi. Chọn một vị trí khác bằng cách nhấp vào nút Duyệt qua và tìm vị trí. Để chỉ thay đổi tên, bạn có thể thực hiện điều đó ngay trong trường tệp. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo .
Sau đó, bạn sẽ thấy một màn hình để hoàn tất quá trình xuất của mình, nhưng có thể nhấp vào Trường tùy chỉnh của bản đồ nút đầu tiên nếu cần. Điều này sẽ cho phép bạn xóa hoặc thay đổi các trường trong tệp của mình, nhưng nó hoàn toàn là tùy chọn. Ví dụ:nếu không có địa chỉ liên hệ nào của bạn sử dụng trường Hậu tố, chỉ cần chọn nó và kéo nó sang bên trái để xóa nó khỏi tệp.
Ngược lại, nếu bạn muốn thêm một trường khác thường được các địa chỉ liên hệ của bạn sử dụng, chẳng hạn như Trang Web, hãy chọn và di chuyển trường đó sang bên phải để thêm. Bạn cũng có thể sử dụng Trước đó và Tiếp theo để xem cách ánh xạ hiện tại sẽ hiển thị. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Hoàn tất và quá trình xuất sẽ được xử lý.
Nhập vào Excel
Khi bạn đã mở Excel, việc nhập tệp danh bạ rất dễ dàng. Đi tới Dữ liệu trong trình đơn của bạn và chọn Từ văn bản . Điều này sẽ cho phép bạn duyệt các tệp văn bản. Vì vậy, chỉ cần điều hướng đến vị trí lưu tệp đã xuất của bạn, chọn tệp đó và nhấp vào Mở .
Sau đó, bạn sẽ thấy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Nó sẽ nhận dạng loại tệp của bạn và cung cấp các tùy chọn để bạn điều chỉnh hàng nơi dữ liệu sẽ bắt đầu nhập và đánh dấu hộp kiểm nếu tệp của bạn có tiêu đề. Trong bước tiếp theo, bạn có thể kiểm tra xem trước dữ liệu của mình trông như thế nào bằng cách chọn các dấu phân cách khác nhau. Cuối cùng, bạn có thể đặt các định dạng dữ liệu cho mỗi cột. Mỗi bước của trình hướng dẫn này là tùy chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn tất .
Nhập để truy cập
Khi bạn ở trong cơ sở dữ liệu Access nơi bạn muốn thêm địa chỉ liên hệ của mình, hãy đi tới Dữ liệu bên ngoài> Tệp văn bản . Sau đó, bạn sẽ chỉ cần duyệt tìm tệp của mình và chọn nơi bạn muốn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình. Bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng mới, thêm bản sao vào bảng bạn chọn hoặc liên kết với nguồn dữ liệu.
Tương tự như quy trình nhập Excel, bạn có thể chọn giữa bố cục có chiều rộng được phân cách hoặc cố định, chọn dấu phân cách và điều chỉnh các tùy chọn trường. Tiếp theo, bạn có thể chọn khóa chính của mình và nhấp vào Hoàn tất khi bạn hoàn thành.
Nhập vào Gmail
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình trên Web, hãy chọn Gmail từ trên cùng bên trái và nhấp vào Danh bạ . Khi bạn đến phần danh bạ, hãy chọn Thêm> Nhập . Sau đó chọn CSV lựa chọn. Nếu bạn được chuyển hướng đến phần Danh bạ Cũ của mình, hãy chuyển đến đó và bạn sẽ thấy mục Nhập Danh sách Liên hệ tùy chọn từ điều hướng. Duyệt đến vị trí tệp của bạn và nhấp vào Nhập .
Nhập vào Yahoo! Thư
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Yahoo! Tài khoản thư trên Web, nhấp vào biểu tượng danh bạ từ trên cùng bên trái. Trong màn hình chính, bạn có tùy chọn để nhập danh bạ. Nhấp vào nút và sau đó nhấp vào Nhập cho Tải lên tệp lựa chọn. Duyệt qua tệp của bạn và sau đó nhấp vào Nhập .
Nhập vào Outlook.com (Web)
Nếu bạn có một tệp cần được nhập vào Outlook.com qua Web, tệp này hoạt động dễ dàng như Gmail và Yahoo. Khi bạn đã đăng nhập, hãy chọn biểu tượng ứng dụng từ trên cùng bên trái và nhấp vào Mọi người . Trong Nhập danh bạ , nhấp vào Bắt đầu nhập và trên màn hình tiếp theo, hãy nhấp vào Khác . Sau đó, duyệt tìm tệp của bạn và nhấp vào Tải lên .
Nhập vào Outlook (Máy tính để bàn)
Nếu bạn tình cờ cần nhập danh bạ vào Outlook, chẳng hạn như nếu bạn mở một tài khoản mới, thì việc này cũng dễ dàng như xuất. Trước tiên, chọn Tệp> Mở &Xuất> Nhập / Xuất . Một cửa sổ sẽ mở ra và trong danh sách các lựa chọn, hãy chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác . Chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy , nhấp vào Tiếp theo , và sau đó duyệt tìm tệp của bạn.
Bạn có thể chọn các tùy chọn để thay thế các bản sao, cho phép các bản sao hoặc hoàn toàn không nhập các bản sao. Nhấp vào Tiếp theo , chọn Danh bạ trong danh sách và nhấn Tiếp theo lần nữa. Cũng giống như quá trình xuất, bạn có thể ánh xạ các trường theo cách khác nhau nếu bạn chọn và sau đó nhấp vào Kết thúc khi bạn hoàn thành.
Nhập vào Mac
Nếu bạn đang thực sự thay đổi mọi thứ và chuyển từ PC sang Mac, bạn vẫn có thể sử dụng tệp Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy để di chuyển danh bạ của mình. Với ứng dụng danh bạ đang mở trên máy Mac, hãy chọn Tệp> Nhập từ menu của bạn. Sau đó, điều hướng đến vị trí tệp của bạn, giả sử bạn đã di chuyển tài liệu của mình hoặc đang sử dụng phương thức lưu trữ khác cho tệp của mình và nhấp vào Mở .
Sau đó, bạn sẽ thấy ánh xạ của các trường, có thể được điều chỉnh bằng cách chọn các mũi tên bên cạnh các tiêu đề. Ví dụ:bạn có thể chọn Biệt hiệu thay vì Tên cho tiêu đề. Bạn cũng có thể chọn không nhập các mặt hàng cụ thể.
Sau đó, bạn có thể chọn giữ cái mới, cái cũ hoặc cả hai nếu có bản sao. Bạn cũng có thể quyết định cập nhật cái cũ với cái mới. Chỉ cần chọn lựa chọn của bạn từ trên cùng và nếu bạn muốn áp dụng cho tất cả, hãy nhớ đánh dấu hộp kiểm ở dưới cùng. Nhấp vào Tiếp theo và sau đó Nhập .
Di chuyển Danh bạ của Bạn Dễ dàng
Dù trong kinh doanh hay cuộc sống cá nhân, có những lúc chúng ta cần phải di chuyển danh bạ của mình. Đừng choáng ngợp với quá trình xuất chúng từ Outlook vì như bạn có thể thấy, nó thực sự khá đơn giản.
Bạn đã bao giờ gặp sự cố khi xuất danh bạ của mình từ Outlook sang một tệp hoặc một vị trí khác chưa? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn bên dưới để những người đọc khác có thể học hỏi kinh nghiệm.