Đôi khi khi làm việc với Outlook, bạn cần tạo một file dữ liệu PST mới (trống) nhưng vẫn giữ nguyên cấu trúc thư mục Outlook hiện tại từ file PST dữ liệu cũ. Điều này rất hữu ích đặc biệt khi file Outlook hiện tại quá lớn về dung lượng và bạn gặp sự cố khi làm việc hoặc quản lý nó, muốn tạo một file PST mới với cấu trúc thư mục hiện có.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sao chép chỉ cấu trúc thư mục Outlook (không bao gồm email) sang một file dữ liệu PST Outlook mới – trống. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể sử dụng file dữ liệu Outlook mới này làm vị trí lưu trữ mặc định cho email, lịch và danh bạ.
Cách chuyển cấu trúc thư mục Outlook sang file dữ liệu Outlook mới.
Bước 1. Tạo file PST Outlook mới bằng lệnh Archive.
Để sao chép cấu trúc thư mục hiện có từ file PST Outlook hiện tại sang file dữ liệu Outlook mới (trống), bạn phải tạo file PST Outlook mới bằng tính năng "Archive" trong Outlook. Để làm điều đó:
1. Mở Outlook và truy cập:
- Outlook 2007: File -> Archive
- Outlook 2010 & Outlook 2013: File -> Info –> Cleanup Tools -> Archive…
- Outlook 2016: File-> Info -> Tools -> Clean Up Old Items
2. Tại Tùy chọn Archive, áp dụng các cài đặt sau:
1. Chọn Archive this folder and all subfolders (Lưu trữ thư mục này và tất cả thư mục con).
2. Chọn Personal folders (Thư mục cá nhân).
3. Chỉ định ngày xa trong quá khứ để đảm bảo không có email nào được chuyển sang file PST mới. (ví dụ: 1/1/1950)
4. Sau đó nhấp nút Browse (Duyệt).
5. Nhập tên dễ nhận diện cho file dữ liệu Outlook mới (ví dụ: "OutlookNew.pst") và nhấp OK.*
* Lưu ý: Sau khi hoàn tất, file này sẽ trở thành vị trí lưu trữ mặc định cho Outlook.
6. Nhấp OK lần nữa để bắt đầu quá trình archive.
7. Khi quá trình archive hoàn tất, bạn sẽ thấy trong nhóm "Archive Folders" (Thư mục lưu trữ) cùng danh sách thư mục như đã có trong nhóm "Personal Folders" (Thư mục cá nhân). *
* "Archive Folders" là file PST mới được tạo (ví dụ: "OutlookNew.pst" trong ví dụ này) và "Personal Folders" là file PST cũ (hiện tại) (ví dụ: "Outlook.pst" trong ví dụ này).
8. Đóng Outlook và tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 2. Đặt file PST MỚI làm vị trí lưu trữ mặc định cho Outlook.
1. Điều hướng đến Control Panel của Windows và đặt Xem theo: Small icons (Biểu tượng nhỏ).
2. Mở Mail (32-bit).
3. Nhấp Data Files… (Tệp dữ liệu...)
4. Nhấp đúp vào Personal Folders.
5. Đổi tên "Personal Folders" thành "Personal Folders OLD" và nhấp OK.
6. Bây giờ nhấp đúp vào "Archive Folders".
7. Đổi tên "Archive Folders" thành "Personal Folders" và nhấp OK.
8. Chọn "Personal Folders" và nhấp Set as Default (Đặt làm mặc định).
9. Nhấp OK tại thông báo "Message Delivery Location" (Vị trí gửi thư).
9. Nhấp Close hai lần để đóng tất cả cửa sổ.
10. Khởi động Outlook.
11. Bạn đã xong! Từ bây giờ, tất cả email mới, danh bạ, lịch và tác vụ sẽ được lưu trong nhóm "Personal Folders", là file PST mới trống (ví dụ: "OutlookNew.pst") và thông tin hiện có trong Outlook (email, danh bạ, lịch, tác vụ) có thể tìm thấy trong nhóm "Personal Folders OLD" là file PST cũ (ví dụ: "Outlook.pst").
Xong! Hãy cho tôi biết hướng dẫn này có giúp ích cho bạn không bằng cách để lại bình luận về trải nghiệm của bạn. Vui lòng thích và chia sẻ hướng dẫn này để giúp người khác.