Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Bạn định nghỉ việc muốn sao chép toàn bộ email để tham khảo sau? Hoặc chỉ muốn xuất email để backup phòng file PST bị hỏng – chuyện thường xảy ra.

Dù lý do gì, backup email luôn tốt. Dù dùng Outlook.com hay Gmail, dùng client desktop như Outlook tải toàn bộ mail lưu cục bộ vẫn an toàn. Dịch vụ web và các gã khổng lồ Microsoft, Google có vẻ không bao giờ sập, nhưng không ai biết khi nào xảy ra thảm họa.

Bài này hướng dẫn xuất email Outlook trong Outlook 2003, 2007, 2010, 2013, 2016. Cũng nói về Outlook cho Mac. Wizard Import/Export (Nhập/Xuất) y hệt mọi phiên bản, chỉ cách vào wizard khác nhau.

Xuất Email Từ Outlook

Nếu dùng Outlook 2003, 2007, 2010, 2013, xem bài xuất danh bạ Outlook để biết cách vào wizard Import/Export. Nếu dùng Outlook 2016, nhấn Tệp (File) > Mở & Xuất (Open & Export).

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Menu bên phải, nhấn nút Nhập/Xuất (Import/Export).

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Wizard Nhập/Xuất hiện ra, giống mọi phiên bản. Chọn Xuất ra tệp (Export to a file).

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Màn hình tiếp theo chọn loại file: CSV (Comma Separated Values) hoặc File dữ liệu Outlook (PST). Tôi thường dùng PST để dễ nhập lại vào Outlook, nhưng chọn CSV nếu muốn nhập vào client email khác hoặc Excel, Word.

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Màn hình tiếp theo chọn nội dung xuất. Muốn toàn bộ email, chọn Hộp thư đến (Inbox) và tích Bao gồm thư mục con (Include subfolders). Chỉ muốn phần email, nhấn Lọc (Filter) đặt tiêu chí giảm số email.

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Nhấn Tiếp theo (Next) chọn nơi lưu file CSV/PST. Có vài tùy chọn xử lý trùng lặp.

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Nhấn Hoàn tất (Finish), cửa sổ hỏi có bảo vệ file PST bằng mật khẩu tùy chọn không. Nếu đặt mật khẩu, nên > 16 ký tự. Lưu ý: không an toàn lắm, dễ bị hack bằng phần mềm chuyên dụng.

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Xong. Bạn có file CSV/PST chứa toàn bộ email. Copy file này nơi an toàn để backup.

Xuất Email Từ Outlook Cho Mac

Nếu dùng Office Mac, quy trình xuất email khác. Loại file cũng khác. Trên Mac chỉ có một tùy chọn: File lưu trữ Outlook cho Mac (.OLM).

Nhấn Tệp (File) > Xuất (Export).

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Hộp thoại hiện ra chọn mục xuất ra file lưu trữ: Thư (Mail), Lịch (Calendar), Danh bạ (Contacts), Nhiệm vụ (Tasks), Ghi chú (Notes) hoặc mục trong danh mục cụ thể.

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Nhấn Tiếp theo (Continue) chọn nơi lưu file. Đó là tất cả, không có tùy chọn khác khi xuất từ Outlook Mac.

Cách Xuất Email Từ Microsoft Outlook Ra CSV Hoặc PST

Sau khi xuất email, đọc bài nhập email vào dịch vụ khác như Gmail nếu định chuyển đổi. Thưởng thức!