Ngày nay, có sự trao đổi email liên tục giữa các cá nhân, công ty, v.v. dẫn đến lượng thư trong hộp thư của chúng ta ngày càng tăng. Việc quản lý và truy xuất một số lượng lớn email mọi lúc trở nên khó khăn. Do đó, để giải quyết vấn đề này, khái niệm Lưu trữ email thừa hưởng sự tồn tại. Hãy để chúng tôi xem nó chính xác là gì và làm cách nào để lưu trữ email trong Microsoft Outlook 2019/2016.
Lưu trữ Email là gì
Lưu trữ email là một quy trình quản lý email nhằm quản lý và lưu trữ các email của bạn một cách có hệ thống. Nó lưu trữ vĩnh viễn và bảo mật dữ liệu của bạn mà không bị mất dữ liệu. Về cơ bản, khi bạn lưu trữ email, email đó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn mà không bị xóa và được lưu trữ trong Thư mục lưu trữ . Những email bạn không muốn xóa vì bạn có thể cần chúng trong tương lai có thể được lưu trữ. Tất cả các email trong thư mục lưu trữ có thể được khôi phục nếu cần thiết để nội dung quan trọng không bị mất. Việc lưu trữ sẽ chuyển các email từ máy chủ thư mạng sang máy tính cục bộ của bạn.
Cách lưu trữ Email trong Outlook
Để mở Microsoft Outlook , nhấp vào nút Bắt đầu và cuộn xuống Outlook để mở nó.
Đi tới Hộp thư đến của bạn và mở email bạn muốn lưu trữ. Sau khi thư của bạn được mở, bạn sẽ thấy Lưu trữ trong thanh menu ở đầu hộp thư của bạn.
Nhấp vào Lưu trữ và bạn sẽ nhận thấy rằng email của bạn đã biến mất khỏi hộp thư đến. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các email như vậy trong Kho lưu trữ thư mục mà bạn có thể thấy trong ngăn bên trái. Nhấp vào thư mục lưu trữ để xem chúng.
Bạn có thể tìm kiếm một thư cụ thể mà bạn đang tìm kiếm trong hộp tìm kiếm ở trên. Bạn có thể lọc các email và sắp xếp chúng từ email mới nhất hoặc cũ nhất ở trên theo yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp email theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng, danh mục, v.v.
Thật đơn giản để lưu trữ email trong Outlook và do đó có thể được thực hiện một cách hiệu quả.
Lưu trữ hàng loạt email trong Outlook
Để lưu trữ hàng loạt email trong Outlook, hãy mở Tệp> Thông tin> Công cụ và chọn Dọn dẹp các mục cũ .
Chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.
Tiếp theo, trong Lưu trữ các mục cũ hơn, hãy nhập ngày.
Chọn Bao gồm các mục có tùy chọn Không tự động lưu trữ để lưu trữ đã chọn .
Nhấp vào OK và thoát.
Đọc :Cách Tự động lưu trữ các mục cũ của bạn trong Microsoft Outlook.
Cách truy xuất email đã lưu trữ trong Outlook
Để truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Microsoft Outlook:
- Mở Outlook
- Chọn ID email
- Nhấp vào Thư mục lưu trữ
- Bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình tại đây.
Tôi hy vọng bạn thấy bài đăng này hữu ích.