Hôm nay, có sự trao đổi email liên tục giữa cá nhân, công ty, v.v. dẫn đến lượng mail lớn trong hộp thư. Việc quản lý và truy xuất số lượng lớn email mỗi lần trở nên khó khăn. Do đó, để giải quyết vấn đề này, khái niệm Lưu trữ Email (Email Archiving) ra đời. Hãy xem nó chính xác là gì và làm thế nào email có thể được lưu trữ trong Microsoft Outlook 2019/2016.
Email Archiving (Lưu trữ Email) là gì
Email Archiving là quy trình quản lý email quản lý và lưu trữ email một cách hệ thống. Nó lưu trữ vĩnh viễn và bảo mật dữ liệu của bạn mà không mất mát dữ liệu. Cơ bản, khi bạn lưu trữ một email, nó biến mất khỏi hộp thư đến (inbox) mà không bị xóa và được lưu trữ trong thư mục Archive (Lưu trữ). Các email bạn không muốn xóa vì có thể cần trong tương lai có thể được lưu trữ. Tất cả email trong thư mục archive có thể khôi phục nếu cần để nội dung quan trọng không bị mất. Lưu trữ sẽ di chuyển email khỏi máy chủ thư mạng đến máy tính cục bộ của bạn.
Cách lưu trữ Email trong Outlook
Để mở Microsoft Outlook, nhấp vào nút Start và cuộn xuống Outlook để mở.
Đi đến Inbox (Hộp thư đến) và mở email bạn muốn lưu trữ. Khi mail mở, bạn sẽ thấy tùy chọn Archive (Lưu trữ) trong thanh menu ở đầu hộp thư.
Nhấp vào Archive và bạn sẽ thấy email của mình biến mất khỏi hộp thư đến. Bạn sẽ tìm thấy tất cả email như vậy trong thư mục Archive mà bạn thấy ở ngăn bên trái. Nhấp vào thư mục archive để xem chúng.
Bạn có thể tìm kiếm email cụ thể bạn đang tìm trong hộp tìm kiếm ở trên. Bạn có thể lọc email và sắp xếp chúng từ mới nhất hoặc cũ nhất lên đầu theo yêu cầu. Bạn cũng có thể sắp xếp email theo ngày, kích thước, chủ đề, quan trọng, danh mục, v.v.
Việc lưu trữ email trong Outlook thật đơn giản và có thể thực hiện hiệu quả.
Lưu trữ hàng loạt email trong Outlook
Để lưu trữ hàng loạt email trong Outlook, mở File > Info > Tools, và chọn Clean up old items (Dọn dẹp mục cũ).
Chọn Archive this folder and all subfolders (Lưu trữ thư mục này và tất cả thư mục con), và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.
Tiếp theo, trong Archive items older than (Lưu trữ mục cũ hơn), nhập ngày.
Chọn Include items with Do not AutoArchive to archive checked option (Bao gồm mục có "Không tự động lưu trữ" để lưu trữ đã chọn).
Nhấp OK và thoát.
Đọc thêm: Cách tự động lưu trữ mục cũ trong Microsoft Outlook.
Cách khôi phục email đã lưu trữ trong Outlook
Để truy cập email đã lưu trữ trong Microsoft Outlook:
- Mở Outlook
- Chọn email ID
- Nhấp vào thư mục Archive
- Bạn sẽ thấy tất cả email đã lưu trữ ở đây.
Hy vọng bạn thấy bài viết hữu ích.