Trong các trường hợp cụ thể, bạn có thể gọi lại email của mình trong ứng dụng Outlook trên máy tính. Điều này khá hữu ích nếu bạn không muốn người nhận đọc một tin nhắn cụ thể hoặc bạn có một tin nhắn thay thế cho họ.
Phương pháp để gọi lại các email Outlook như vậy được hiển thị bên dưới. Điều kiện duy nhất là cả người gửi và người nhận phải sử dụng tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange. Ví dụ:kỹ thuật này sẽ chỉ hoạt động đối với các nhân viên của cùng một tổ chức đang sử dụng chương trình Outlook.
Các bước để gọi lại email Outlook
Sau khi gửi email, hãy kiểm tra xem nó có còn trong thư mục Thư nháp của Hộp thư Outlook của bạn không. Đây là những tin nhắn chưa hoàn thành có thể bị xóa, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc chúng sẽ được gửi đi.
Tuy nhiên, nếu email đang hiển thị trong thư mục “Đã gửi”, bạn không thể làm gì nhiều để ngăn người nhận đọc được. Những email như vậy đặc biệt khó nhớ nếu người nhận đã nhận được cảnh báo trên PC, máy tính xách tay hoặc ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động của họ. Tuy nhiên, nếu chỉ là vài giây hoặc vài phút, bạn có thể chớp lấy cơ hội và thử nhớ lại email. Các ảnh chụp màn hình này dành cho máy tính để bàn Outlook 2020, nhưng các phương pháp này sẽ hoạt động trở lại Office 2007.
Đi tới thư mục mục “Đã gửi” của ứng dụng Outlook trên máy tính. Bấm đúp vào email để mở nó. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới như hình dưới đây. Chuyển đến menu “ba chấm” ở bên phải email trong tab “Tin nhắn”. Trong “Hành động”, bạn có thể thấy tùy chọn “Nhớ lại tin nhắn này”.
Ý tưởng thu hồi thư trong Outlook là chỉ xóa hoặc thay thế các bản sao của thư trong hộp thư đến của người nhận nếu thư chưa được đọc.
Điều gì sẽ xảy ra sau khi bạn gọi lại thông báo trong Outlook?
Khi bạn gọi lại thư từ Mục đã Gửi trong Outlook, bạn có hai lựa chọn:xóa các bản sao chưa đọc của thư hoặc xóa và thay thế các bản sao chưa đọc bằng một thư mới. Bạn có thể cho phép Outlook thông báo cho bạn biết việc thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận.
Hành động gọi lại thư sẽ được hiển thị nổi bật trong các mục Đã gửi của Hộp thư của bạn. Nếu bạn đã thay thế thông báo, nó sẽ hiển thị cảnh báo:“Đây là phiên bản mới nhất, nhưng bạn đã thực hiện các thay đổi đối với một bản sao khác. Nhấp vào đây để xem các phiên bản khác. ”
Nếu người nhận là người dùng Microsoft Outlook trong cùng một tổ chức, thư sẽ được gọi lại thành công. Giả sử tin nhắn gốc chưa được đọc, thì tin nhắn gốc sẽ bị xóa và người nhận được thông báo rằng bạn, người gửi, đã xóa tin nhắn khỏi hộp thư của họ.
Tuy nhiên, nếu tin nhắn gốc được đánh dấu là đã đọc (không tính xem trong Ngăn đọc) khi tin nhắn gọi lại được xử lý, người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, người gửi, muốn xóa tin nhắn. Tuy nhiên, thư vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận.
Tất nhiên, nếu người nhận không phải là người dùng Outlook, kỹ thuật thu hồi sẽ không hoạt động trong bất kỳ điều kiện nào. Người nhận sẽ có thể xem thư gốc cũng như thư nhớ lại mỗi lần họ mở hộp thư đến.
Nếu bạn muốn tránh các sự cố gửi email không mong muốn trong Outlook mà không thể gọi lại được, tốt hơn nên sử dụng chức năng “Gửi sau” của nó và lên lịch gửi email trước.
So với Outlook, Gmail có chiến lược linh hoạt hơn để xử lý các email phải chưa gửi. Nó có một cửa sổ gọi lại rộng rãi kéo dài 30 giây, trong đó bạn có thể hủy bỏ các email đã gửi đến bất kỳ người nhận nào chứ không chỉ Gmail.