Dưới hoàn cảnh cụ thể, bạn có thể thu hồi email trong ứng dụng Outlook desktop. Điều này khá hữu ích nếu bạn không muốn người nhận đọc tin cụ thể hoặc bạn có tin thay thế cho họ.
Phương pháp thu hồi email Outlook được chỉ dưới. Điều kiện duy nhất là cả người gửi và người nhận phải dùng tài khoản Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange. Ví dụ, kỹ thuật này chỉ hoạt động cho nhân viên cùng tổ chức dùng chương trình Outlook.
Các bước thu hồi email Outlook
Sau khi gửi email, kiểm tra xem nó còn trong thư mục Drafts (Bản nháp) của Hộp thư Outlook không. Đây là tin chưa hoàn tất có thể xóa, nên bạn không lo chúng được gửi.
Tuy nhiên, nếu email hiển thị trong thư mục "Sent" (Đã gửi), không có nhiều gì bạn làm được để ngăn nó được đọc bởi người nhận. Email như vậy đặc biệt khó thu hồi nếu người nhận đã nhận cảnh báo trên PC, laptop, hoặc ứng dụng Outlook di động. Tuy nhiên, nếu mới chỉ vài giây hoặc phút, bạn có thể thử thu hồi email. Các ảnh chụp màn hình này cho Outlook 2020 desktop, nhưng phương pháp hoạt động về tới Office 2007.
- Đi đến thư mục "Sent Items" của ứng dụng Outlook desktop. Nhấp đúp email để mở. Sẽ mở cửa sổ mới như dưới. Đi đến menu "ba chấm" bên phải email dưới tab "Message". Trong "Actions" (Hành động), bạn thấy tùy chọn "Recall this message" (Thu hồi tin nhắn này).
Ý tưởng thu hồi tin nhắn trong Outlook là xóa hoặc thay thế bản sao tin nhắn trong hộp thư đến người nhận chỉ nếu tin chưa được đọc.
Điều gì xảy ra sau khi thu hồi tin nhắn trong Outlook?
Sau khi thu hồi tin từ Sent Items trong Outlook, bạn có hai lựa chọn: xóa bản sao chưa đọc của tin, hoặc xóa và thay thế bản sao chưa đọc bằng tin mới. Bạn có thể cho Outlook báo cho bạn biết thu hồi thành công hay thất bại cho mỗi người nhận.
Hành động thu hồi tin sẽ hiển thị nổi bật trong Sent Items của Hộp thư. Nếu bạn thay thế tin, sẽ hiện cảnh báo: "This is the most recent version, but you made changes to another copy. Click here to see the other versions." (Đây là phiên bản mới nhất, nhưng bạn đã thay đổi bản sao khác. Nhấp đây để xem các phiên bản khác.)
Nếu người nhận là người dùng Microsoft Outlook trong cùng tổ chức, tin sẽ được thu hồi thành công. Giả sử tin gốc chưa đọc, tin gốc bị xóa, và người nhận được báo rằng bạn, người gửi, đã xóa tin từ hộp thư của họ.
Tuy nhiên, nếu tin gốc được đánh dấu đã đọc (xem trong Reading Pane không tính) khi tin thu hồi được xử lý, người nhận được báo rằng bạn muốn xóa tin. Tuy nhiên, tin vẫn ở trong thư mục Outlook của người nhận.
Tất nhiên, nếu người nhận không dùng Outlook, kỹ thuật thu hồi không hoạt động dưới bất kỳ điều kiện nào. Người nhận sẽ thấy tin gốc và tin thu hồi mỗi khi mở hộp thư.
Nếu muốn tránh vấn đề gửi email không mong muốn trong Outlook không thể thu hồi, tốt hơn dùng chức năng "Send Later" (Gửi sau) và lên lịch email trước.
So với Outlook, Gmail có chiến lược linh hoạt hơn đối phó với email cần thu hồi. Nó có cửa sổ thu hồi 30 giây hào phóng, trong đó bạn có thể un-send (hủy gửi) email gửi đến bất kỳ người nhận nào, không chỉ Gmail.