Một điều gây xấu hổ nhất là trả lời email, rồi nhận ra đã "reply all" (trả lời tất cả), hoặc gửi thứ người nhận không nên thấy. May mắn, có cách khắc phục vấn đề phổ biến này. Với ứng dụng Outlook trong Office 365, bạn dễ dàng thu hồi (recall) email – miễn là dùng tài khoản Microsoft Exchange và tính năng được bật bởi bộ phận IT. Hướng dẫn này chỉ cách tránh sai lầm và thu hồi email trong Outlook.
Các bước thu hồi email trong Outlook
Bước đầu thu hồi email trong Outlook là vào phần Sent Items (Thư đã gửi) của ứng dụng Outlook. Sau đó, double-click tin nhắn muốn thu hồi. Tiếp theo, điều hướng đến tab Message (Thư) trong cửa sổ mở tin nhắn. Bạn vào nhóm tùy chọn thứ tư trên thanh menu trên dưới Move (Di chuyển), chọn Recall this Message (Thu hồi thư này).
Sau các bước trên, cửa sổ mới với tùy chọn thu hồi tin nhắn hiện ra. Từ đó, bạn có hai tùy chọn, cả hai yêu cầu nhấn OK sau. Bạn hoặc xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn trên server, hoặc thay thế bằng tin nhắn mới. Người nhận có thể đã xem tin nhắn, nên xóa bản sao chưa đọc không luôn thành công. Bạn có thể chọn tùy chọn nhận báo cáo thành công thu hồi.
Tốc độ là yếu tố then chốt, luôn thu hồi ngay khi nhận ra lỗi. Nếu tất cả thất bại, tùy chọn thứ hai cho phép viết thư xin lỗi để email gốc (sai lầm) không bị mở.
Cách khác tránh phải thu hồi tin nhắn
Thu hồi tin nhắn không luôn thành công, nhưng có cách tránh rơi vào tình huống. Trước hết, luôn chậm lại và kiểm tra kỹ địa chỉ email. Bạn cũng thiết lập quy tắc (rule) Outlook trì hoãn email. Điều này đảm bảo tin nhắn gửi qua Outlook bị trì hoãn vài phút, cho khoảng thời gian ngắn thu hồi nếu có sự cố.