Email là trung tâm liên lạc giữa các đại diện của tổ chức. Người dùng dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc của họ để gửi email và tổ chức các cuộc họp có thể làm chứng về tầm quan trọng của việc giữ một bản sao an toàn của thông tin liên lạc qua email của bạn. Nếu công việc của bạn xoay quanh Microsoft Outlook, bạn có thể muốn sao lưu các tệp ứng dụng của mình (email, danh bạ, lịch, v.v.) vào một vị trí an toàn.
Nếu bạn thực hiện sao lưu định kỳ, việc chuyển sang PC mới hoặc tài khoản Outlook mới sẽ không cần quan tâm. Thậm chí, có một bản sao lưu Outlook sẽ loại bỏ nguy cơ mất dữ liệu và cho phép bạn giữ một kho lưu trữ email ngoại tuyến đáng tin cậy.
May mắn thay cho người dùng, việc sao lưu dữ liệu ứng dụng Outlook đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều kể từ phiên bản Office 2010. Thay vì phải lo lắng về hàng tấn thư mục, bản sao lưu của bạn sẽ được lưu trữ trong một tệp duy nhất. Điều này sẽ cho phép bạn nhập tệp PST với ít rắc rối nhất trên máy tính khác.
Để đơn giản hóa quy trình hơn nữa, chúng tôi đã tạo một hướng dẫn hoàn chỉnh về cách sao lưu tất cả email, danh bạ, lịch, công việc và một số cài đặt ứng dụng của bạn. Nếu bạn đang chuyển sang một PC mới, hãy nhớ xem hướng dẫn thứ hai về cách nhập các bản sao lưu Outlook.
Lưu ý: Các hướng dẫn bên dưới tương thích với Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.
Cách xuất tệp sao lưu Outlook
- Để sao lưu các tệp của bạn trong Outlook 2016, 2013 - hãy truy cập vào Tệp , sau đó nhấp vào Mở và xuất (từ menu bên trái). Bây giờ, hãy nhấp vào Nhập / Xuất.
Lưu ý: Trong Outlook 2010 - Đi tới Tệp>
Tùy chọn> Nâng cao> Xuất.
- Nhấp vào Xuất tệp để đánh dấu và sau đó nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và nhấp vào Tiếp theo một lần nữa.
- Trên màn hình này, bạn sẽ phải chọn các thư mục và tệp bạn muốn sao lưu. Trừ khi bạn đã có sẵn một bản sao lưu, còn không thì bạn nên tạo một bản sao lưu hoàn chỉnh cho tất cả các tệp của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào địa chỉ email được liên kết với tài khoản của bạn để đánh dấu và đảm bảo hộp bên cạnh Bao gồm các thư mục con được kiểm tra. Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
Lưu ý: Nếu bạn đang muốn sao lưu dữ liệu cụ thể, hãy chọn thư mục cụ thể và nhấn Tiếp theo , nhưng hãy đảm bảo rằng bạn để Bao gồm các thư mục con tích tắc. Nếu bạn muốn áp dụng nhiều bộ lọc hơn nữa cho bản sao lưu của mình, bạn có thể sử dụng Bộ lọc cái nút. Bạn có thể sao lưu có chọn lọc dựa trên từ, vị trí hoặc múi giờ.
- Sử dụng Duyệt qua để đặt đường dẫn mà bạn muốn tạo bản sao lưu của mình. Bạn cũng có thể đặt cho nó một tên tùy chỉnh. Nếu bạn muốn tránh các mục trùng lặp, hãy chọn Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục đã xuất và nhấn Hoàn tất .
- Nếu bạn có thông tin nhạy cảm trong bản sao lưu của mình, tốt nhất là bạn nên đặt mật khẩu tại thời điểm này.
- Tùy thuộc vào lượng thông tin bạn có, có thể mất hơn 5 phút để quá trình hoàn tất.
Thế là xong! Bạn đã sao lưu thành công dữ liệu Outlook của mình.
Cách nhập tệp sao lưu PST
Hãy nhớ rằng tệp PST sao lưu có các thuộc tính giống như bất kỳ tệp nào khác. Điều này có nghĩa là bạn có thể di chuyển nó tự do trên máy tính của mình hoặc sao chép nó vào ổ đĩa ngoài và di chuyển nó sang một PC khác. Một điều khác cần xem xét là tệp PST này không phải là tệp trực tiếp. Điều này có nghĩa là nó sẽ không cập nhật các email, danh bạ và thông tin lịch mới sau khi được tạo. Outlook giữ tệp PST được cập nhật trong Tài liệu> Tệp Outlook . Nhưng vì nó được lưu trữ cục bộ, nó có thể bị hỏng do nhiều yếu tố khác nhau.
Bây giờ bạn đã tạo bản sao lưu Outlook của mình, đây là cách nhập chúng vào một máy tính mới.
Lưu ý: Hướng dẫn bên dưới sẽ hoạt động trên Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010.
- Trong cửa sổ Outlook chính, mở rộng Tệp và chọn Mở &Xuất từ menu bên phải.
Lưu ý: Trong Outlook 2010, đi tới Tệp>
Mở> Nhập.
- Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác , sau đó nhấp vào Tiếp theo .
- Sau đó, chọn Tệp Dữ liệu Outlook và nhấp vào Tiếp theo .
- Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào nút Duyệt qua để điều hướng đến tệp sao lưu. Sau khi tải xong, bạn có thể sử dụng menu Tùy chọn để ngăn các mục trùng lặp hoặc thay thế chúng bằng các mục hiện có. Nhấn Tiếp theo để tiếp tục.
Lưu ý: Nếu bản sao lưu mà bạn đang nhập mới hơn so với các email bạn hiện có, tốt nhất là Thay thế các bản sao . Nếu cũ hơn, hãy sử dụng tùy chọn Không nhập trùng lặp.
- Bây giờ bạn cần chỉ định những thư mục nào bạn cần và bạn muốn nhập chúng vào đâu. Nếu bạn muốn nhập toàn bộ bản sao lưu, hãy chọn Tệp dữ liệu Outlook và nhấn Hoàn tất .
Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn và nhập các thư mục riêng lẻ giống như chúng tôi đã làm trong hướng dẫn đầu tiên. Thậm chí, bạn có thể chọn Nhập các mục vào cùng một thư mục trong: và sử dụng menu thả xuống để chọn một thư mục tùy chỉnh.
Đó là nó! Bạn đã nhập thành công bản sao lưu Outlook.