Email là trung tâm giao tiếp giữa đại diện tổ chức. Người dành phần lớn ngày làm việc gửi email, tổ chức họp hiểu rõ tầm quan trọng của việc giữ bản sao an toàn giao tiếp email. Nếu công việc xoay quanh Outlook, bạn nên backup file ứng dụng (email, liên hệ, lịch, tasks…) đến nơi an toàn.
Backup định kỳ giúp chuyển máy mới hoặc tài khoản Outlook mới nhàn nhã. Thêm vào đó, backup Outlook loại bỏ rủi ro mất dữ liệu và giữ kho email offline tin cậy.
May mắn là từ Office 2010, backup dữ liệu Outlook dễ dàng hơn nhiều. Thay vì loay hoay nhiều thư mục, backup gói gọn trong một file duy nhất. Cho phép import file PST tối giản trên máy khác.
Để quy trình suôn sẻ hơn, chúng tôi tạo hướng dẫn hoàn chỉnh backup toàn bộ email, liên hệ, lịch, tasks và một số cài đặt ứng dụng. Nếu chuyển máy mới, hãy xem hướng dẫn import backup Outlook ở phần 2.
Lưu ý: Hướng dẫn tương thích Outlook 2010, 2013, 2016.
Cách xuất file backup Outlook (Export)
- Outlook 2016, 2013: menu File → Open & Export (menu trái) → Import / Export.
Lưu ý: Outlook 2010: File > Options > Advanced > Export.
- Chọn Export a file → Next.
- Chọn Outlook Data File (.pst) → Next.
- Chọn thư mục/ file muốn backup. Nếu chưa có backup, nên backup toàn bộ. Click địa chỉ email tài khoản để chọn tất cả, đảm bảo tích Include subfolders → Next.
Lưu ý: Muốn backup dữ liệu cụ thể, chọn thư mục riêng → Next, giữ Include subfolders. Lọc thêm: nút Filter (từ khóa, vị trí, múi giờ).
- Dùng Browse chọn đường dẫn lưu backup, đặt tên tùy ý. Tránh trùng lặp: chọn Replace duplicates with items exported → Finish.
- Nếu backup chứa thông tin nhạy cảm, nên đặt mật khẩu lúc này.
- Tùy lượng dữ liệu, quá trình có thể mất >5 phút.
Hoàn tất! Đã backup thành công dữ liệu Outlook.
Cách nhập file backup PST (Import)
File PST backup có tính chất như file thường: di chuyển tự do trên máy, copy sang ổ ngoài/ máy khác. Lưu ý: file PST backup không phải file sống (live) – không cập nhật email/ liên hệ/ lịch mới sau khi tạo. Outlook giữ file PST cập nhật tại Documents > Outlook Files (lưu cục bộ, có thể hỏng do nhiều yếu tố).
Sau khi backup, đây là cách import vào máy mới:
Lưu ý: Hướng dẫn áp dụng Outlook 2016, 2013, 2010.
- Cửa sổ Outlook chính → mở tab File → chọn Open & Export từ menu phải.
Lưu ý: Outlook 2010: File > Open > Import.
- Chọn Import from another program or file → Next.
- Chọn Outlook Data File → Next.
- Cửa sổ tiếp theo: click Browse duyệt đến file backup. Load xong, dùng menu Options để cấm trùng lặp hoặc thay thế. → Next.
Lưu ý: Nếu backup mới hơn email hiện có → chọn Replace duplicates. Nếu cũ hơn → Do not import duplicates.
- Chỉ định thư mục cần import và nơi import. Muốn import toàn bộ backup, chọn Outlook Data file → Finish.
Lưu ý: Có thể chọn import từng thư mục riêng lẻ như khi export. Thậm chí chọn Import items into the same folder in: và dùng menu thả xuống chọn thư mục tùy chỉnh.
Hoàn tất! Đã import thành công backup Outlook.