Tùy thuộc vào lĩnh vực công việc của bạn, bạn có thể sử dụng email làm phương tiện giao tiếp chính với khách hàng của mình. Nhưng cũng như tất cả các phần của công nghệ, không đáng tin cậy 100% và có thể hoạt động sai.
Microsoft Outlook là trình quản lý ứng dụng và email phổ biến nhất bởi vì những người sáng tạo của nó đã cẩn thận xây dựng một bầu không khí đáng tin cậy và bảo mật xung quanh nó. Nhưng thực tế là, Outlook còn lâu mới đáng để chúng ta tin tưởng hoàn toàn. Tôi nói điều này bởi vì Outlook dường như có thói quen không gửi các email quan trọng vào những thời điểm không thích hợp nhất. Ít nhất trong trường hợp của tôi, nó có.
Nhưng hóa ra, web có rất nhiều người có email bị kẹt trong Hộp thư đến của Outlook và nguyên nhân là do nhiều nguyên nhân. Sự cố thường diễn ra như thế này - Bạn viết email và nhấn nút Gửi cái nút. Sau một thời gian, bạn phát hiện ra rằng email vẫn còn trong thư mục Hộp thư đi mà không có ý định rời đi.
Rất tiếc, có nhiều lý do khiến Outlook không gửi email, vì vậy hãy chuẩn bị cho một số khắc phục sự cố mở rộng. Thật may mắn cho bạn, chúng tôi đã thu thập các hướng dẫn khắc phục sự cố hiệu quả nhất và tập hợp một loạt phương pháp sẽ giúp bạn gửi email bình thường trong Outlook.
Nhưng trước khi chúng ta đi đến các hướng dẫn thực tế, hãy để tôi xem qua các nguyên nhân phổ biến nhất sẽ khiến chương trình Outlook của bạn không thể gửi email:
- Email có tệp đính kèm rất lớn làm chậm hoặc tạm dừng quá trình gửi.
- Email được gửi bằng tài khoản Comcast, một máy chủ thư đi khác.
- Phần bổ trợ đánh dấu mục là đã đọc khi bạn xem Hộp thư đi.
- Mật khẩu tài khoản đã được thay đổi gần đây.
- Tài khoản không xác thực đúng cách với thư máy chủ.
- Máy chủ Outlook hoặc máy chủ thư đang ngoại tuyến.
- Outlook không có tài khoản email mặc định.
- Cài đặt Gửi và Nhận bị lỗi.
- Một chương trình khác đang truy cập dữ liệu PST hoặc OST (Tìm kiếm trên máy tính để bàn, Lync, v.v.).
- Một chương trình chống vi-rút hiện đang quét email gửi đi.
- Outlook không thể kết nối với máy chủ email.
Bây giờ chúng ta đã biết thủ phạm, hãy bắt đầu bận rộn. Dưới đây bạn có một bộ sưu tập các phương pháp đã giúp rất nhiều người dùng gửi lại email trong Outlook. Làm theo từng hướng dẫn cho đến khi bạn tìm thấy bản sửa lỗi phù hợp với mình. Hãy bắt đầu.
Phương pháp 1:Đảm bảo máy chủ trực tuyến
Trước khi bạn tiếp tục và thực hiện các thay đổi có thể ảnh hưởng đến cách Outlook của bạn hoạt động, hãy loại bỏ các nguyên nhân nằm ngoài khả năng của chúng tôi. Điều đầu tiên bạn nên kiểm tra là trạng thái của máy chủ thư.
Nếu máy chủ thư của bạn hiện đang ngoại tuyến, email của bạn sẽ được giữ lại trong thư mục Hộp thư đi cho đến khi vấn đề được giải quyết. Một cách nhanh chóng để kiểm tra trạng thái của máy chủ thư của bạn là xem ở góc dưới bên phải của cửa sổ Outlook. Nếu nó cho biết “Đã kết nối” hoặc “Đã kết nối với Microsoft Exchange” , lỗi không liên quan đến trạng thái máy chủ.
Nếu nó cho biết “Làm việc ngoại tuyến” , bạn cần mở Gửi / Nhận và nhấp vào tab Làm việc ngoại tuyến để tắt nó. Nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể cần phải mở email và gửi lại để gửi đúng cách.
Trong trường hợp nó hiển thị “Đã ngắt kết nối” , hãy đảm bảo rằng kết nối internet của bạn đang hoạt động bình thường. Cách nhanh nhất để làm điều này là mở trình duyệt của bạn và lướt Internet. Nếu bạn không thể tải bất kỳ trang web nào trong trình duyệt, rõ ràng là bạn gặp sự cố kết nối Internet.
Phương pháp 2:Gửi lại email
Trước khi tìm hiểu kỹ thuật với các phương pháp bên dưới, bạn nên thử gửi lại email để xem liệu nó có thoát khỏi thư mục Outlook hay không. Nếu bạn mở email từ thư mục Hộp thư đi trong khi nó đang được gửi, Outlook sẽ không xóa nó khỏi thư mục đó ngay cả khi email đã được gửi thành công.
Một cách nhanh chóng để kiểm tra xem email đã được gửi chưa là mở email và thử gửi lại theo cách thủ công. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách truy cập thư mục outlook và nhấp vào nút Gửi nút một lần nữa.
Phương pháp 3:Xóa các tệp đính kèm lớn
Hầu hết các nhà cung cấp email (đặc biệt là các nhà cung cấp miễn phí) áp đặt giới hạn về kích thước tối đa của tệp đính kèm. Điều này có nghĩa là việc thêm ảnh, video và các tệp đính kèm lớn khác vào email của bạn có thể ngăn bạn gửi thư đó và bất kỳ thư nào được gửi sau một thư lớn.
Phần lớn các nhà cung cấp dịch vụ email không cho phép các tệp đính kèm lớn hơn 20- 25 MB. Và ngay cả khi kích thước dưới ngưỡng của nhà cung cấp email của bạn, vẫn có thể mất rất nhiều thời gian để gửi nó nếu bạn có kết nối internet kém. Điều này có thể khiến bạn tin rằng thư bị kẹt trong thư mục Hộp thư đi.
Nếu bạn có ít nhất một email chứa tệp đính kèm trong thư mục Outlook của mình, hãy xóa nó và thử gửi email thử nghiệm mà không có bất kỳ tệp đính kèm nào. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách mở Outlook thư mục, nhấp chuột phải vào email từ chối gửi và nhấp vào Xóa.
Theo nguyên tắc chung, luôn sử dụng liên kết tải xuống cho tệp đính kèm lớn hơn 10 MB. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được rất nhiều điều bất tiện.
Phương pháp 4:Đồng bộ hóa mật khẩu tài khoản
Thư Internet cung cấp bảo mật được thắt chặt trong vài năm qua. Ngoài xác thực một hoặc hai yếu tố, chúng còn theo dõi vị trí chung nơi người dùng thường truy cập thư của họ. Nếu ai đó liên tục cố gắng nhập thông tin tài khoản của bạn từ phần khác của địa cầu, họ sẽ tự động khóa tài khoản thư của bạn. Bạn sẽ được nhắc thay đổi mật khẩu của mình hoặc bạn sẽ phải thực hiện một số bước xác thực.
Nếu gần đây bạn đã thay đổi mật khẩu email của mình, rất có thể bạn cũng quên thay đổi mật khẩu đó từ Outlook. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách thực hiện:
- Trong Outlook, đi tới Tệp>
Cài đặt Tài khoản> Cài đặt Tài khoản.
- Nhấp vào E-mail để mở rộng nó, chọn tài khoản email của bạn và nhấp vào Thay đổi .
- Bây giờ, hãy nhập mật khẩu mới của bạn vào Hộp mật khẩu , chọn hộp bên cạnh “Nhớ mật khẩu” và nhấn Tiếp theo , sau đó Kết thúc .
Phương pháp 5:Kiểm tra bản quét chống vi-rút của bạn trên các email gửi đi
Hầu hết các bộ chống vi-rút đều thực hiện công việc quét email hàng ngày. Nếu vi-rút được tìm thấy trong các email gửi đi của bạn, phần mềm chống vi-rút có thể ngăn vi-rút rời khỏi hộp thư đi cho đến khi bạn làm sạch vi-rút. Nếu gần đây bạn nhận được cảnh báo xử lý, hãy truy cập chương trình chống vi-rút của bạn và chết với bất kỳ cách xử lý vi-rút nào trước khi thử gửi lại email.
Ngoài ra, nhiều phần mềm diệt vi rút có khả năng xung đột với các phiên bản Outlook khác nhau. Nói chung, các plugin chống thư rác của nhiều loại virus khác nhau can thiệp vào một số phần bổ trợ của Outlook và có thể khiến email không bao giờ rời khỏi thư mục Hộp thư đi. Các plugin Norton và AVG được biết là có thể gây ra sự cố, nhưng chắc chắn là có những plugin khác.
Nếu bạn cho rằng có xung đột do một trong các plugin chống thư rác gây ra, hãy tắt tính năng quét email từ phần mềm chống vi-rút của bạn.
Phương pháp 6:Sửa chữa chương trình Outlook của bạn
Nếu bạn nhận được thông báo này mà không có kết quả, chương trình Outlook của bạn có thể thực sự bị hỏng. Microsoft Outlook là một chương trình rất phức tạp, vì vậy bạn có thể tưởng tượng có thể có rất nhiều vấn đề xảy ra ở nhiều nơi khác nhau. May mắn thay, Microsoft có một phương pháp tự động sửa chữa hiệu quả có thể áp dụng cho mọi sản phẩm Office. Quá trình này có thể mất hơn một giờ để hoàn thành, vì vậy hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian. Đây là những gì bạn cần làm:
- Đóng Outlook hoàn toàn và nhấp chuột phải vào Bắt đầu (góc dưới bên trái). Từ đó, chọn Ứng dụng và tính năng .
- Bây giờ, hãy cuộn xuống và nhấp vào mục nhập Outlook. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm nhanh hơn. Sau khi bạn tìm thấy nó, hãy nhấp vào Sửa đổi .
Lưu ý: Bạn có thể đã gói Outlook với các sản phẩm Office khác. Nếu đúng như vậy, hãy tìm kiếm Office và mở rộng bộ ứng dụng này. - Bây giờ chọn Sửa chữa và nhấp vào Tiếp tục . Làm theo các hướng dẫn tiếp theo để bắt đầu quá trình sửa chữa.
- Chờ quá trình hoàn tất và khởi động lại PC của bạn.
- Mở lại Outlook, xóa thư bị kẹt bên trong thư mục Hộp thư đi và gửi một thư khác.
Phương pháp 7:Sửa chữa hồ sơ Outlook của bạn
Trong Outlook, cấu hình chứa một nhóm cài đặt chi phối cách chương trình hoạt động cùng nhau. Trong số các cài đặt khác, nó bao gồm danh sách tất cả các tài khoản của bạn, thông tin tự động hoàn thành và chi tiết cá nhân. Nếu thư email của bạn không bao giờ rời khỏi thư mục outlook, thì việc sửa hồ sơ Outlook của bạn có thể chỉ khắc phục được sự cố. Đây là những gì bạn cần làm:
- Đi tới Tệp>
Cài đặt Tài khoản> Cài đặt Tài khoản .
Lưu ý: Trong Outlook 2007, đi tới Công cụ> Cài đặt tài khoản. - Nhấn vào Email để mở rộng nó và nhấp vào hồ sơ tài khoản của bạn để chọn nó. Sau khi hồ sơ của bạn được chọn, hãy chọn Sửa chữa.
- Làm theo lời nhắc tiếp theo để hoàn tất trình hướng dẫn sửa chữa và khởi động lại Outlook khi kết thúc.
Phương pháp 8:Gửi email ở Chế độ An toàn
Bây giờ đã đến lúc tìm hiểu xem có ai trong số các phần bổ trợ của Outlook đang gặp sự cố hay không, do đó ngăn các thư email của bạn rời khỏi hộp thư đi của bạn. Cách nhanh nhất để tắt tất cả các phần bổ trợ là khởi chạy Outlook ở Chế độ An toàn. Nếu bạn có thể gửi email bình thường khi ở Chế độ an toàn, rõ ràng là một trong những phần bổ trợ đang ngăn điều đó xảy ra. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách thực hiện:
- Đảm bảo rằng Outlook đã đóng hoàn toàn.
- Mở Chạy cửa sổ, nhập outlook / safe và nhấn Enter.
- Nếu Outlook hoàn toàn khởi động ở Chế độ An toàn, hãy nhấp vào Tệp và điều hướng đến Tùy chọn.
- Bây giờ hãy nhấp vào Phần bổ trợ để mở rộng nó. Mở rộng trình đơn thả xuống bên cạnh Quản lý (phía dưới màn hình) và chọn COM Add-in từ danh sách.
- Bây giờ, hãy chụp ảnh màn hình với danh sách bổ trợ và lưu nó ở đâu đó để bạn sẽ biết cách khôi phục cấu hình bình thường sau này.
- Xóa từng hộp kiểm đã chọn và nhấn OK .
- Đóng Outlook và thử mở lại ở chế độ bình thường.
- Sau khi bạn khởi động lại Outlook ở chế độ bình thường, hãy thử gửi lại một email và xem nó có rời khỏi Hộp thư đi của bạn hay không. Nếu tin nhắn được gửi đi, hãy chuyển sang bước tiếp theo. Nếu nó không gửi được, hãy chuyển sang phương pháp tiếp theo.
- Quay lại Tệp> Tùy chọn> Bổ trợ và bật lại từng phần bổ trợ một cách có hệ thống và khởi động lại cho đến khi bạn xác định chính xác bổ trợ tạo ra xung đột.
- Tiếp tục vận hành Outlook với phần bổ trợ đó đã bị tắt.
Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể tạo một hồ sơ Outlook mới. Điều này sẽ cho phép bạn gửi email bình thường trở lại.
Phương pháp 9:Chạy Công cụ sửa chữa hộp thư đến
Outlook lưu trữ thư của bạn và các loại thông tin khác trong Tệp thư mục cá nhân ( Tệp PST ). Nếu một số thông tin trên đó bị hỏng, nó có thể làm hỏng một số chức năng của Outlook, bao gồm cả khả năng xử lý email từ thư mục Hộp thư đi. Tuy nhiên, Microsoft đã cung cấp cho người dùng Công cụ sửa chữa hộp thư đến có khả năng sửa chữa các tệp PST. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách sử dụng nó:
- Đóng hoàn toàn Outlook và đi tới C:\ Program Files hoặc C:\ Program Files (x86) / (x64).
- Khi bạn ở đó, hãy sử dụng hộp tìm kiếm để tìm SCANPST.exe.
Lưu ý: Nếu bạn không thể tìm thấy SCANPST qua thanh tìm kiếm, điều hướng đến một trong các vị trí bên dưới theo phiên bản Outlook của bạn: Outlook 2016: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ root \ Office16 Outlook 2013: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ Office15 Outlook 2010: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ Office14 Outlook 2007: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ Office12
- Mở SCANPST.exe và nhấn vào nút Duyệt qua cái nút. Điều hướng đến Tài liệu \ Tệp Outlook để tìm tệp PST của bạn. Nhấn Bắt đầu để bắt đầu quét tệp PST của bạn.
- Nếu bạn có lỗi hoặc mâu thuẫn ở cuối quá trình quét, hãy nhấp vào nút Sửa chữa để sửa chúng.
- Khởi động lại Outlook và xem liệu email của bạn có thoát khỏi Hộp thư đi hay không.