Email là kênh giao tiếp chính với khách hàng. Nhưng Outlook thường từ chối gửi email ở thời điểm quan trọng. Thư bị kẹt trong Hộp thư đi (Outbox) không bao giờ rời đi.
Nguyên nhân đa dạng. Dưới đây các nguyên nhân thường gặp:
- Tệp đính kèm quá lớn làm chậm/ngừng gửi.
- Tài khoản Comcast dùng máy chủ đi khác.
- Add-in đánh dấu thư là "đã đọc" khi xem Outbox.
- Vừa đổi mật khẩu tài khoản.
- Xác thực tài khoản với máy chủ thư thất bại.
- Máy chủ Outlook hoặc máy chủ thư ngoại tuyến.
- Outlook không có tài khoản email mặc định.
- Cài đặt Gửi/Nhận bị hỏng.
- Chương trình khác truy cập PST/OST (Windows Search, Lync...).
- Antivirus đang quét thư đi.
- Outlook không kết nối được máy chủ thư.
Dưới đây 9 phương pháp khắc phục, làm theo thứ tự cho đến khi thành công.
Phương pháp 1: Kiểm tra máy chủ có trực tuyến
Xem góc dưới bên phải cửa sổ Outlook:
- Hiện "Đã kết nối" hoặc "Đã kết nối với Microsoft Exchange" → máy chủ OK.
- Hiện "Đang làm việc ngoại tuyến" → tab Gửi/Nhận > tắt Làm việc ngoại tuyến. Có thể phải mở thư & gửi lại.
- Hiện "Ngắt kết nối" → kiểm tra internet (mở trình duyệt lướt web). Không vào được web → lỗi mạng.
Phương pháp 2: Gửi lại thư
Mở thư trong Outbox, nhấp Gửi lại. Đôi khi mở thư khi đang gửi khiến nó ở lại Outbox dù đã gửi thành công.
Phương pháp 3: Xóa tệp đính kèm lớn
Nhà cung cấp email thường giới hạn 20-25 MB. Tệp lớn cũng gửi lâu (mạng chậm) → tưởng như kẹt.
Xóa thư có tệp lớn trong Outbox: chuột phải thư > Xóa. Gửi thư test không tệp đính kèm.
Kinh nghiệm: Tệp > 10 MB hãy dùng liên kết tải (Google Drive, OneDrive...).
Phương pháp 4: Đồng bộ mật khẩu tài khoản
Nhà cung cấp email tăng bảo mật (2FA, theo dõi vị trí). Đổi pass web mà quên cập nhật Outlook → không gửi được.
- Outlook > Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản.
- Tab Email, chọn tài khoản > Thay đổi.
- Nhập mật khẩu mới, tích Nhớ mật khẩu > Tiếp theo > Hoàn tất.
Phương pháp 5: Kiểm tra Antivirus quét thư đi
Antivirus quét email hàng ngày. Nếu phát hiện virus, chặn thư cho đến khi dọn dẹp. Nếu vừa có cảnh báo virus, xử lý trên antivirus trước.
Plugin antispam antivirus (Norton, AVG...) thường xung đột add-in Outlook → thư không rời Outbox.
Nghi ngờ xung đột → tắt quét email trong antivirus.
Phương pháp 6: Sửa chữa chương trình Outlook
Outlook phức tạp, có thể hỏng. Office có tự động sửa. Có thể mất >1 giờ.
- Đóng Outlook > chuột phải Start > Ứng dụng và Tính năng.
- Tìm Outlook (hoặc Office suite) > Sửa đổi (Modify).
- Chọn Sửa chữa (Repair) > Tiếp tục > làm theo hướng dẫn.
- Chờ xong > Khởi động lại máy.
- Mở Outlook, xóa thư kẹt trong Outbox, gửi thư test.
Phương pháp 7: Sửa chữa hồ sơ (Profile) Outlook
Hồ sơ chứa cài đặt tài khoản, tự động hoàn thành, thông tin cá nhân. Hỏng hồ sơ → không gửi được.
- Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản.
Outlook 2007: Công cụ > Cài đặt tài khoản. - Tab Email, chọn hồ sơ tài khoản > Sửa chữa (Repair).
- Làm theo wizard sửa chữa > khởi động lại Outlook.
Phương pháp 8: Gửi email trong Safe Mode (tìm add-in gây lỗi)
Safe Mode tắt tất cả add-in. Nếu gửi được trong Safe Mode → add-in gây ra.
- Đóng Outlook hoàn toàn.
- Win + R, gõ
outlook /safe> Enter.
- Nếu Outlook khởi động trong Safe Mode: Tệp > Tùy chọn.
- Tab Tiện ích mở rộng, menu Quản lý chọn COM Add-ins > Đi.
- Chụp màn hình danh sách add-in để lưu cấu hình gốc.
- Bỏ tích tất cả add-in > OK.
- Đóng Outlook, mở lại bình thường.
- Gửi thư test. Nếu gửi được → bật từng add-in một, khởi động lại mỗi lần để tìm add-in gây lỗi.
- Vận hành Outlook với add-in đó tắt. Thêm: Có thể tạo hồ sơ Outlook mới để gửi bình thường.
Phương pháp 9: Chạy công cụ Sửa hộp thư đến (Scanpst.exe)
Outlook lưu dữ liệu trong file PST (Personal Folders File). PST hỏng → mất chức năng gửi thư. Microsoft cung cấp Scanpst.exe sửa PST.
- Đóng Outlook > vào
C:\Program FileshoặcC:\Program Files (x86)/(x64). - Tìm
SCANPST.exe(tìm kiếm).
Lưu ý: Không tìm thấy → theo phiên bản:
Outlook 2016:C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\root\Office16
Outlook 2013:C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office15
Outlook 2010:C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office14
Outlook 2007:C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office12 - Mở
SCANPST.exe> Duyệt đếnDocuments\Outlook Fileschọn file .pst > Bắt đầu.
- Có lỗi → Sửa chữa (Repair).
- Khởi động Outlook, test gửi thư.