Dù Outlook phổ biến, không thể giả định người nhận cũng dùng Outlook. Có người phàn nàn nhận được file lạ winmail.dat mỗi khi bạn gửi email? Đừng lo, bạn không đơn độc.
File đính kèm winmail.dat là gì?
Hầu hết client email xử lý định dạng tương tự. Nhưng khi gửi từ Outlook/ Exchange đến người dùng client khác, họ nhận thư plain text kèm file winmail.dat. Nguyên nhân: Outlook dùng định dạng riêng Rich Text Format (RTF) – chỉ vài client khác hiểu được. Dùng cho định dạng văn bản (cỡ chữ, in đậm…). Tất cả lệnh định dạng lưu trong file winmail.dat.
Vấn đề không chỉ là file thừa. Thực tế: người nhận dùng client ngoài hệ sinh thái Microsoft không truy cập được file đính kèm thật. Mọi file đính kèm trong thư bị khóa bên trong winmail.dat.
Ngăn Outlook gửi file winmail.dat
May mắn là có nhiều cách ngăn Outlook gửi winmail.dat. Mỗi phương pháp dưới giải quyết một khía cạnh. Chọn cách phù hợp và tương thích phiên bản Outlook.
Lưu ý: Nếu bạn là người nhận, chỉ có 2 cách: nhờ người gửi làm theo các phương pháp dưới, hoặc chuyển sang client hỗ trợ Rich Text Format (Outlook, Exchange, Gmail…).
Phương pháp 1: Đổi định dạng thư mặc định trong cài đặt Outlook (Tất cả phiên bản)
Outlook có cài đặt ngăn gửi thư định dạng Rich Text. Các bước tương thích Outlook 2016, 2013. Outlook 2007 xem phần Note.
- Mở Outlook → tab File góc trên trái → Options.
Note: Outlook 2007: Tools > Options → tab Mail Format. - Tab Mail → menu thả xuống cạnh Compose messages in this format.
- Chọn Plain Text → OK.
Note: Outlook 2007: thêm bước click nút Internet Format → chọn Convert to Plain Text format (dưới Rich Text Options). - Xong. Outlook sẽ không gửi thêm winmail.dat.
Phương pháp 2: Ngăn winmail.dat cho người nhận cụ thể (Outlook 2016, 2013)
Cách chính xác hơn: chỉ định contact nào không nhận RTF. Hạn chế: Outlook 2016 không cho đổi tùy chọn gửi cho email đã có trong Address Book.
Lưu ý: Làm theo bước phù hợp phiên bản:
Outlook 2016:
- Đảm bảo người nhận KHÔNG có trong Contacts Outlook.
- Mở email từ người nhận hoặc soạn thư mới, nhập địa chỉ email.
- Chuột phải địa chỉ email → Outlook Properties.
- Menu thả xuống cạnh Internet format → chọn Send Plain Text only → OK.
Outlook 2013:
- Mở người nhận từ danh bạ.
- Double-click địa chỉ email → click biểu tượng More Options → chọn Outlook Properties.
Lưu ý: Hoặc chuột phải email → Open Outlook Properties. - Menu thả xuống cạnh Internet Format → Send Plain Text only → OK.
Phương pháp 3: Ngăn gửi winmail.dat qua Registry Editor (Tất cả phiên bản)
Cách này có rủi ro bất ngờ, khuyến cáo không dùng trừ khi không còn lựa chọn khác. Thao tác giá trị Registry để tắt encoding độc quyền của Outlook. Nhưng có thể ảnh hưởng tính năng dùng encoding này: Meeting Requests, Voting. Nếu chấp nhận rủi ro, làm như sau:
- Đóng Outlook và mọi hộp thoại liên quan.
- Windows + R → gõ regedit → Enter mở Registry Editor.
- Đến khóa Registry theo phiên bản:
Outlook 2016 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Preferences
Outlook 2013 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preferences
Outlook 2010 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \ Preferences
Outlook 2007 – HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ Preferences
- Chuột phải Preferences → New > Dword (32 bit) Value.
- Đặt tên DisableTNEF → Enter.
- Double-click DisableTNEF. Base = Hexadecimal, giá trị Value data = 1 → OK → đóng Registry Editor.
Hoàn tất. Outlook đã cấu hình không gửi winmail.dat.