Không nhiều trường hợp cần di chuyển Outlook Offline Data File (OST). Nhưng nếu ổ C dung lượng hạn chế mà file OST khổng lồ, việc chuyển sang ổ khác rộng hơn là hợp lý.
File OST là thư mục Outlook dùng lưu bản sao ngoại tuyến các mục hộp thư trên Exchange server. Hữu ích khi làm việc offline – OST giữ dữ liệu cho đến khi có kết nối Exchange thì đồng bộ lên server.
Vấn đề: di chuyển file OST không đơn giản như quảng cáo. Nếu đã thử đổi vị trí OST trong Outlook 2013/2016, bạn thấy nút Browse trong Outlook Data File Settings bị disable (mờ). Lý do: chế độ offline cổ điển trong Outlook 2013+ đã bị deprecated (ngừng hỗ trợ).
Tuy nhiên có workaround di chuyển OST, cần thao tác kỹ thuật. Dưới đây là các phương pháp, hãy chọn cách tương thích phiên bản Outlook của bạn.
Lưu ý: Outlook 2010 hoặc cũ hơn, xem hướng dẫn cuối bài.
Di chuyển file OST trong Outlook 2013, 2016
Có 3 phương pháp khác nhau.
- An toàn nhất: thêm khóa Registry ForceOSTPath hoặc tạo Profile mới đặt vị trí .ost mới.
- Phương pháp 3: tạo file OST giả (dummy) lừa Outlook cho chọn vị trí mới. Nhưng có thể làm hỏng Address Book, chỉ dùng khi không còn lựa chọn khác.
Bắt đầu từ giải pháp đơn giản nhất.
Phương pháp 1: Tạo Profile mới và đổi vị trí file OST
- Đến vị trí file OST hiện tại, copy sang vị trí mới. Bỏ qua nếu muốn file OST hoàn toàn mới.
Lưu ý: Tìm vị trí OST: File > Account Settings → tab Data Files → chọn email → Open File Location. - Windows + R → gõ control mlcfg32.cpl → Enter.
- Click Show Profiles từ cửa sổ Mail Setup.
- Click Add → đặt tên profile mới.
- Click E-mail Account → nhập tên, email, mật khẩu → Next.
- Khi setup xong, QUAN TRỌNG: tích ô Change account settings trước khi click Next.
- Giữ nguyên cài đặt server → click More Settings.
- Tab Advanced → click Outlook Data File Settings.
- Nếu dùng OST cũ: duyệt đến đường dẫn file OST đã copy → Open. Nếu muốn OST mới hoàn toàn: duyệt đến vị trí muốn lưu file offline mới.
- Đặt xong đường dẫn OST → Finish, chờ test xong → Close.
- Quay lại cửa sổ Mail ban đầu, đảm bảo profile vừa tạo được dùng mặc định. Click Apply lưu.
Phương pháp 2: Thiết lập khóa Registry ForceOSTPath
Cảnh báo: Sửa Registry sai có thể làm hỏng Outlook hoàn toàn. Làm theo chính xác các bước.
Lưu ý: Chỉ hoạt động với Profile mới.
- Đóng Outlook và mọi hộp thoại.
- Windows + R → regedit → Enter mở Registry Editor.
- Đến khóa con:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ xx.0 \ Outlook
Lưu ý: xx.0 là phiên bản Office. Office 2016 = 16.0, Office 2013 = 15.0. - Chuột phải thư mục Outlook → New → Expandable String Value.
- Đặt tên ForceOSTPath → Enter.
- Chuột phải ForceOSTPath → Modify.
- Nhập đường dẫn đầy đủ nơi muốn Outlook lưu file OST. Ví dụ: E:\OutlookStuff\MyOST → OK.
- Đóng Registry Editor. Mở Outlook kiểm tra vị trí OST đã thay đổi chưa.
Phương pháp 3: Dùng file PDF giả (dummy) đổi vị trí OST (Outlook 2013 trở xuống)
Lưu ý: Có thể làm hỏng Address Book. Lừa Outlook mở file hỏng → nó nhắc chọn vị trí mới cho file dữ liệu offline. Outlook tạo OST mới và đồng bộ với mailbox.
Lưu ý: Phương pháp này KHÔNG HOẠT ĐỘNG với Outlook 2016.
- Đóng Outlook hoàn toàn.
- Mở File Explorer, dán %localappdata%\microsoft\outlook vào thanh địa chỉ → Enter. Đến vị trí file OST.
Lưu ý: Nếu không truy cập được, tab View → tích Hidden Items. - Copy file PDF bất kỳ vào đó. Nếu chưa có, tạo file PDF rỗng chuyển vào.
- Copy tên file OST từ file OST thật → đổi tên file PDF trùng tên đó. Đổi tên file OST thật thêm -old ở cuối.
- Đổi đuôi file PDF thành .ost. Click Yes xác nhận.
Lưu ý: Không thấy đuôi file? Tab View → tích File name extensions.
- Mở Outlook. Sẽ hiện thông báo OST không dùng được. Click OK mở Outlook Data File Settings.
- Dùng cửa sổ mới đổi vị trí OST.
Lưu ý: Muốn khôi phục cũ trước khi đổi: xóa file giả, bỏ -old khỏi file OST thật.
Di chuyển file OST trong Outlook 2010 hoặc cũ hơn
Outlook 2010 trở xuống: tắt chế độ offline (Cached Mode) và đổi đường dẫn OST trong tab Advanced. Chỉ hoạt động với file OST dùng cho Exchange.
- Outlook → Account Settings > Account Settings > More Settings.
- Bỏ tích Use Cached Mode → Apply.
- Click Outlook Data File settings → dùng nút Browse chọn vị trí mới cho file OST.
