Đôi khi người dùng Outlook gặp vấn đề "không thể truy cập file dữ liệu", sau cập nhật Windows hoặc di chuyển file Outlook cũ. Trong một số trường hợp, lỗi xảy ra khi gửi/nhận email hoặc sau khi cài ứng dụng đồng bộ Outlook (như iTunes).
Bạn có thể không truy cập file dữ liệu Outlook do nhiều lý do nhưng sau đây coi là chính:
- Ứng dụng xung đột: Nếu ứng dụng (như OneDrive) can thiệp quyền truy cập Outlook vào file dữ liệu (nếu file nằm trong thư mục backup OneDrive), có thể gây lỗi truy cập file dữ liệu.
- File dữ liệu Outlook hỏng: Nếu file dữ liệu Outlook tự hỏng, có thể là nguyên nhân lỗi.
- Dữ liệu Exchange Cache hỏng: Nếu Outlook cấu hình dùng chế độ Cached Exchange, dữ liệu cache hỏng có thể gây lỗi truy cập file dữ liệu.
- Cài đặt Office hỏng: Bạn có thể gặp lỗi truy cập file Outlook nếu cài đặt bộ Office hỏng.
Chạy Outlook với quyền Quản trị viên (Administrator)
Nếu Outlook không có đặc quyền quản trị truy cập thư mục chứa file dữ liệu, có thể gây lỗi. Chạy Outlook làm Administrator có thể khắc phục. Lưu ý một số tính năng Outlook (khi chạy Admin) có thể không hoạt động đúng (như tìm kiếm Outlook), tuy nhiên người dùng có thể chạy Outlook bình thường sau khi thêm file dữ liệu thành công.
- Thoát Outlook và đóng tất cả tiến trình liên quan trong Task Manager.
- Nhấp Windows, tìm Outlook, chuột phải chọn Run as Administrator.
- Kiểm tra lỗi truy cập file dữ liệu khắc phục hay cho chọn file Outlook cần thiết.
- Nếu không, nhấp Windows, tìm Command Prompt, chuột phải chọn Run as Administrator.
- Thực thi lệnh sau (nếu file dữ liệu dạng PST, nếu không đổi đuôi theo file):
icacls *.pst /setintegritylevel m
- Nếu không, kiểm tra xem tắt UAC (rủi ro của bạn) có khắc phục không.
Khởi động sạch hệ thống (Clean Boot)
Outlook có thể báo lỗi truy cập file dữ liệu nếu ứng dụng/dịch vụ khác giới hạn truy cập Outlook. Khởi động sạch (Clean Boot) có thể dừng ứng dụng/dịch vụ gây vấn đề.
- Thực hiện Clean Boot PC. Đảm bảo tắt OneDrive và dịch vụ liên quan trong Clean Boot vì OneDrive ứng dụng biết gây can thiệp file dữ liệu Outlook.
- Xong, khởi chạy Outlook kiểm tra lỗi truy cập file dữ liệu giải quyết chưa.
Tắt chế độ Exchange Cached của Outlook
Nếu tài khoản Outlook dùng chế độ Exchange cached, dữ liệu cache hỏng có thể gây lỗi. Khắc phục bằng cách tắt chế độ Exchange Cached Mode.
- Thoát Outlook và kill tất cả tiến trình liên quan trong Task Manager.
- Nhấp Windows, tìm và mở Control Panel.
- Đổi View thành Large Icons (Biểu tượng lớn) mở Mail hoặc Mail (32-bit). Sau đó nhấp Email Accounts.
- Tab Email, chọn tài khoản email gặp vấn đề nhấp Change (Thay đổi).
- Gần góc dưới phải cửa sổ, mở More Settings (Cài đặt thêm) chuyển tab Advanced (Nâng cao).
- Bỏ chọn Download Shared Folders (Tải thư mục chia sẻ) và apply (áp dụng).
- Khởi chạy Outlook kiểm tra hoạt động tốt.
- Nếu không, vào tab Advanced của More Settings tài khoản email (lặp bước 1-5) bỏ chọn Use Cached Exchange Mode (Dùng chế độ Exchange được cache).
- Áp dụng thay đổi và khởi chạy Outlook kiểm tra lỗi truy cập file dữ liệu khắc phục chưa.
Sửa chữa cài đặt Office
Bạn có thể không mở file PST hoặc dữ liệu trong Outlook do cài đặt Office hỏng, sửa chữa có thể khắc phục.
- Khởi động lại PC và sau khởi động, đảm bảo không tiến trình MS Office nào chạy trong Task Manager.
- Chuột phải Windows chọn Apps & Features.
- Mở rộng cài đặt Microsoft Office chọn Modify (Sửa đổi).
- Chọn Quick Repair (Sửa nhanh) nhấp Repair.
- Đợi sửa xong, kiểm tra Outlook khắc phục chưa.
- Nếu không, mở lại menu Office Repair (lặp bước 1-2) chọn Online Repair (Sửa trực tuyến). Đảm bảo kết nối internet, lưu ý có thể dùng dữ liệu (~3GB).
- Đợi sửa trực tuyến xong, kiểm tra lỗi truy cập file dữ liệu Outlook khắc phục chưa.
Sửa hộp thư đến (Inbox Repair) dùng công cụ ScanPST
Vấn đề truy cập file dữ liệu Outlook có do hỏng file dữ liệu, sửa hộp thư đến bằng ScanPST (nếu file PST) có thể khắc phục.
- Bật hiển thị file ẩn và file hệ thống bảo vệ.
- Thoát Outlook và thoát tất cả tiến trình liên quan trong Task Manager.
- Chuột phải Windows chọn Run.
- Điều hướng đường dẫn (tùy cài đặt Office):
Office 64-bit \Program Files\Microsoft Office\root\Office16 Office 32-bit \Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
- Tìm và chuột phải ScanPST.exe.
- Chọn Run as Administrator trong Inbox Repair Tool, Browse đến vị trí file PST.
- Nhấp Start đợi xong. Có thể mất thời gian tùy dung lượng PST. Nếu lỗi "PST file in use" (file PST đang dùng), làm Clean Boot (như trước), sau đó thử lại. Nếu Outlook đồng bộ qua điện thoại (như iPhone), tắt điện thoại hoặc đồng bộ Outlook thử lại ScanPST.
- Xong, khởi chạy Outlook kiểm tra lỗi file dữ liệu khắc phục chưa.
Chỉnh sửa Registry hệ thống ép buộc đường dẫn PST
Nếu Outlook không tìm thấy file dữ liệu, dùng Registry ép buộc đường dẫn PST có thể khắc phục.
Cảnh báo: Tự chịu rủi ro và cực kỳ cẩn thận, chỉnh sửa Registry cần kỹ năng, nếu sai có thể gây hỏng hóc vĩnh viễn hệ thống/dữ liệu.
- Nhấp Windows, tìm Registry Editor, chuột phải chọn Run as Administrator.
- Điều hướng đường dẫn:
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook
- Bên trái, chuột phải Outlook chọn New>> Expandable String Value.
- Nhấp đúp giá trị nhập Value Name là ForcePSTPath.
- Nhập giá trị đường dẫn file PST (ví dụ C:\Documents) vào Value Data nhấp OK.
- Đóng Registry Editor và khởi động lại PC.
- Sau khởi động, chạy Outlook kiểm tra vấn đề file dữ liệu khắc phục chưa.
Chỉnh sửa cài đặt liên quan Thư của hệ thống
Nhiều cài đặt liên quan thư có thể gây lỗi truy cập file dữ liệu, chỉnh sửa có thể khắc phục.
Sửa chữa Hồ sơ Outlook (Repair the Outlook Profile)
Nếu hồ sơ Outlook hỏng, có thể gây lỗi truy cập file dữ liệu. Sửa hồ sơ có thể khắc phục.
- Thoát Outlook kill tiến trình liên quan Task Manager.
- Nhấp Windows, tìm, mở Control Panel.
- Góc trên phải, chuyển Large Icons View mở Mail (hoặc Mail 32-bit nếu Office 32-bit). Nếu không thấy Mail trong Control Panel, đảm bảo không dùng phiên bản Microsoft Store của Outlook/Office.
- Tab Email, chọn tài khoản gặp vấn đề, nhấp nút Repair (Sửa chữa).
- Làm theo nhắc màn hình hoàn tất. Có thể cần nhập thông tin email.
- Xong, chạy Outlook kiểm tra lỗi truy cập file dữ liệu khắc phục chưa.
Dùng tính năng Additional Mailboxes (Hộp thư bổ sung)
Nếu lỗi xảy ra với hộp thư chia sẻ (shared mailboxes), dùng Additional Mailboxes có thể khắc phục.
- Xóa tất cả shared mailboxes (đừng quên backup file dữ liệu) chạy Outlook.
- Mở rộng menu File chọn Account Settings>> Account Settings.
- Chọn tài khoản chính dùng nhấp Change.
- Mở More Settings vào tab Advanced.
- Nhấp Add (Thêm) và thêm shared mailboxes (mỗi cái một) kiểm tra khắc phục lỗi truy cập file.
- Nếu không và lỗi khi gửi/nhận, bật một trong Send on hoặc Send as (không cả hai), kiểm tra Outlook khắc phục chưa.
Dùng nút Change Folder (Thay đổi thư mục)
- Chạy Outlook mở tab File.
- Mở Account Settings>> Account Settings chọn tài khoản gặp vấn đề.
- Nhấp Change Folder (gần dưới trái) chọn Personal Folder/Inbox. Nếu không thấy nút Change Folder, có thể dùng IMAP.
- Nhấp OK kiểm tra lỗi file dữ liệu Outlook khắc phục chưa.
Tạo File Dữ liệu Mới trong Outlook
- Mở Mail trong Control Panel tab Data File.
- Nhấp Add (Thêm) lưu file dữ liệu mới (chọn đích trên ổ hệ thống).
- Chọn file dữ liệu mới tạo nhấp Set as Default (Đặt làm mặc định).
- Chuyển tab Email chọn tài khoản gặp vấn đề.
- Nhấp Change Folder chọn file dữ liệu mới tạo.
- Khởi chạy Outlook kiểm tra lỗi file dữ liệu khắc phục chưa.
- Nếu không, mở menu File Outlook chọn Open & Export.
- Nhấp Open Outlook Data File điều hướng đến file PST cũ.
- Nhấp đúp file PST kiểm tra khắc phục lỗi truy cập file dữ liệu.
Thêm Hồ sơ Outlook Mới trỏ đến File Dữ liệu
Vấn đề file dữ liệu Outlook có do hồ sơ Outlook hỏng. Thêm hồ sơ mới trỏ đến file dữ liệu gặp vấn đề có thể khắc phục.
- Thoát Outlook kết thúc tiến trình liên quan Task Manager.
- Nhấp Windows, tìm, mở Control Panel.
- Đổi View Large Icons mở Mail hoặc Mail (32-bit).
- Nhấp Show Profiles (Hiện hồ sơ) cửa sổ kết quả chọn hồ sơ gặp vấn đề.
- Nhấp Properties (Thuộc tính) chọn Data Files. Chọn file dữ liệu gặp vấn đề.
- Nhấp nút Change File Location (Thay đổi vị trí file) sao chép địa chỉ từ thanh địa chỉ.
- Đóng tất cả cửa sổ cho đến cửa sổ Mail hiện ra tại cửa sổ đó nhấp Add.
- Nhập tên hồ sơ mới làm theo hướng dẫn màn hình hoàn tất.
- Xong, mở Mail từ Control Panel chọn hồ sơ mới.
- Chọn Prompt a Profile to be Used (Yêu cầu chọn hồ sơ) nhấp Apply.
- Chạy Outlook chọn hồ sơ mới tạo. Nếu không có lời nhắc khi chạy Outlook, thêm giá trị "PromptRepair" giá trị 0 trong registry:
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
- Mở menu File Outlook chọn Open & Export. Bên phải nhấp Import/Export.
- Chọn Import from Another Program and File (Nhập từ chương trình và file khác).
- Nhấp Next chọn Outlook Data File.
- Nhấp Next duyệt đến file dữ liệu (đường dẫn bước 6).
- Nhấp Next chọn tùy chọn phù hợp về duplicates (trùng lặp).
- Sau nhập, kiểm tra lỗi truy cập file khắc phục chưa.
- Nếu vẫn lỗi, xóa hồ sơ người dùng cũ trong Mail applet Control Panel (backup file dữ liệu) lặp lại bước trên kiểm tra khắc phục chưa.
- Nếu không, xóa tất cả hồ sơ người dùng trong Mail Control Panel thêm hồ sơ mới (như thảo luận) nhưng khi thiết lập dùng file PST cũ kiểm tra có khắc phục lỗi truy cập file không.
Cài đặt lại MS Office
Nếu không cách nào hiệu quả, cài đặt Office hỏng (không sửa được) có thể gây lỗi file dữ liệu. Cài đặt lại Office có thể khắc phục.
- Chuột phải Windows chọn Apps & Features.
- Mở rộng cài đặt Office nhấp Uninstall (Gỡ cài đặt).
- Xác nhận gỡ Office làm theo nhắc màn hình hoàn tất gỡ.
- Xong, khởi động lại PC sau khởi động cài lại MS Office kiểm tra Outlook khắc phục chưa.
- Nếu không, tải Official MS Office Uninstaller, tải xong chạy làm Administrator.
- Làm theo nhắc màn hình hoàn tất.
- Sau gỡ xong, khởi động lại hệ thống, sau khởi động cài lại bộ Office.
- Xong, chạy Outlook hy vọng khắc phục lỗi truy cập file dữ liệu.