Google Voice là một dịch vụ Google thực sự hữu ích (và miễn phí) cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại mà không cần điện thoại cố định hoặc di động.
Một trong những tính năng hữu ích hơn trong Google Voice là tính năng thư thoại. Đây là một cách tuyệt vời để nhận tin nhắn từ mọi người qua biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn, hoặc chỉ là một số điện thoại chung bạn muốn đưa cho mọi người để lại tin nhắn mà không cần đưa cho họ số điện thoại thật của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách thiết lập thư thoại trên tài khoản Google Voice của mình.
Chưa có Google Voice?
Nếu bạn thích ý tưởng sử dụng tính năng thư thoại trên Google Voice nhưng bạn chưa có tài khoản hoặc số điện thoại Google Voice, việc đăng ký rất dễ dàng.
- Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và truy cập trang Google Voice.
- Chọn Dùng cho mục đích cá nhân (For personal use), và chọn loại thiết bị bạn muốn sử dụng (Android, iOS, hoặc Web).
- Thêm địa chỉ nhà hoặc số điện thoại cá nhân (tùy chọn).
- Xem lại Điều khoản dịch vụ và Chính sách quyền riêng tư rồi chọn Tiếp tục (Continue).
- Gõ tên một thành phố gần đó và chọn Chọn (Select) bên cạnh số bạn muốn đăng ký.
Làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất thiết lập số mới của bạn. Bạn cũng có thể liên kết số điện thoại Google Voice này với số điện thoại cố định hoặc di động hiện có nếu bạn muốn cuộc gọi đến Google Voice cũng reo điện thoại đó.
Cách thiết lập Thư thoại trên Google Voice
Bây giờ bạn đã có tài khoản và số điện thoại Google Voice riêng, bạn thực sự đã có một hộp thư thoại hoạt động như một phần của tài khoản.
Tuy nhiên, có một vài việc bạn cần làm để thiết lập thư thoại để nó hoạt động đúng cách.
1. Khi đăng nhập vào tài khoản Google Voice, chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải.
2. Trong phần Cài đặt, chọn Thư thoại (Voicemail) từ menu bên trái. Điều này sẽ tự động cuộn bạn xuống phần cài đặt Thư thoại.
3. Cài đặt Thư thoại có ba phần nơi bạn có thể cấu hình chính xác cách tính năng thư thoại Google Voice sẽ hoạt động.
Chúng tôi sẽ khám phá từng cài đặt thư thoại Google Voice này trong phần tiếp theo.
Cài đặt Thư thoại Google Voice
Phần đầu tiên cần xem xét là Lời chào đang hoạt động (Active greeting). Bạn sẽ thấy hai nút trong phần này.
- Ghi âm lời chào (Record a greeting): Chọn để ghi âm lời chào mới với micro của bạn. Bạn có thể ghi âm lời chào lên đến 3 phút. Chọn biểu tượng dừng khi xong. Chọn Lưu (Save) để lưu lời chào hoặc Làm lại (Redo) để thử lại. Đặt tên cho lời chào và chọn Lưu lại một lần nữa.
- Quản lý tất cả lời chào (Manage all greetings): Điều này sẽ mở một cửa sổ nơi bạn có thể đặt bất kỳ tin nhắn đã ghi âm nào làm tin nhắn hiện tại đang hoạt động (bạn chỉ có thể có một tin nhắn hoạt động tại một thời điểm). Để chọn tin nhắn, chỉ cần chọn ba chấm bên phải của nó và chọn Đặt làm hoạt động (Set as active).
Bạn sẽ luôn thấy lời chào hiện tại đang hoạt động được liệt kê trong phần Lời chào đang hoạt động (Active greeting) của hộp Lời chào thư thoại (Voicemail greeting).
Phần thứ hai là hộp Nhận thư thoại qua email (Get voicemail via email). Nếu bạn bật điều này, bạn sẽ nhận bất kỳ thư thoại mới ghi âm nào được gửi trực tiếp đến tài khoản email Google của bạn. Đây sẽ là địa chỉ email liên kết với tài khoản Gmail bạn dùng để đăng ký Google Voice.
Phần thứ ba và cuối cùng là Cho phép Google phân tích bản chép thư thoại (Let Google analyze voicemail transcripts). Đây là tùy chọn cài đặt quyền riêng tư. Bật nó cho phép Google truy cập bản chép thư thoại của bạn nhằm mục đích điều chỉnh và cải thiện thuật toán chuyển văn bản thư thoại của họ.
Ngoài các cài đặt bạn tìm thấy trong phần cài đặt thư thoại Google Voice, còn có một vài cài đặt khác liên quan đến cấu hình thư thoại của bạn.
Cài đặt Thư thoại Google Voice (tiếp)
Ngay phía trên phần cài đặt Thư thoại có hộp Không làm phiền (Do not disturb) với một cài đặt thư thoại khác.
Bật công tắc này sẽ không chuyển tiếp bất kỳ tin nhắn nào đến số điện thoại bạn đã gán cho tài khoản Google Voice của bạn. Thay vào đó, nó sẽ chuyển tất cả cuộc gọi thẳng đến thư thoại.
Đây là tùy chọn bạn có thể muốn sử dụng nếu bạn đang đi du lịch và không muốn bị phiền toái bằng cuộc gọi trong một thời gian.
Một tùy chọn thư thoại khác nằm xa hơn trên trang cài đặt Google Voice, về phía dưới. Tìm phần Bảo mật. Hộp Lọc thư rác (Filter spam) là nơi bạn có thể bật lọc thư rác cho ba tính năng Google Voice của bạn – cuộc gọi, tin nhắn, và thư thoại.
Bật công tắc này để kích hoạt tính năng này. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn thấy mình nhận được nhiều tin nhắn rác hoặc thư thoại rác. Thuật toán chống thư rác của Google hiệu quả đáng ngạc nhiên trong việc chặn các liên lạc phiền toái này.
Mẹo khác về Google Voice
Sử dụng Google Voice rất dễ dàng và tiện lợi. Khi bạn chọn Thư thoại từ bảng điều hướng bên trái, bạn sẽ truy cập danh sách tin nhắn thư thoại gần đây.
Chọn bất kỳ tin nhắn nào để xem bản chép của thư thoại. Bạn có thể chọn nút phát dưới bản chép này để nghe tin nhắn.
Khi bạn chọn ba chấm ở góc trên bên phải của tin nhắn, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn cho những gì bạn có thể làm với tin nhắn thư thoại của mình.
Các tùy chọn quan trọng ở đây là:
- Tìm người gửi tin nhắn trong danh sách Liên hệ của bạn
- Xóa hoặc lưu trữ tin nhắn
- Đánh dấu tin nhắn là thư rác, hoặc chặn số điện thoại
- Tải xuống bản sao tin nhắn dưới dạng tệp âm thanh
Tóm lại, một khi bạn đã thiết lập thư thoại trên Google Voice, nó chỉ hoạt động. Nó cũng tiện lợi, và cho bạn một nơi lưu trữ các cuộc gọi đến nơi bạn có thể truy cập chúng vào thời gian và lịch trình của riêng bạn.