Một ưu điểm của bộ ứng dụng Office dựa trên web là cho phép chia sẻ tài liệu với bạn bè/đồng nghiệp và hợp tác chỉnh sửa. Ngược lại, dùng Microsoft Office trên máy tính tận dụng công cụ định dạng/chỉnh sửa giàu tính năng để nâng cao năng suất. Lẽ ra thật tuyệt nếu kết hợp được cả hai: chỉnh sửa tài liệu trong MS Office, rồi tải lên/đồng bộ phiên bản đã chỉnh sửa ngược lại ứng dụng Office trực tuyến. Bài viết này sẽ hướng dẫn làm điều đó với ba bộ Office trực tuyến phổ biến: Google Docs, Zoho và Office Live.
Google Docs
Kể từ Microsoft Office 2003, add-in (bổ sung) là cách tuyệt vời mở rộng chức năng MS Office. OffiSync là add-in dùng để đồng bộ tài liệu MS Office với Google Docs.
Sau khi tải và cài OffiSync, bạn sẽ thấy thanh công cụ mới trên Ribbon.
Tính năng bao gồm: Mở/Lưu từ/đến Google Docs, nhập nội dung web như hình ảnh và mẫu ngay trong MS Office, cộng tác thời gian thực, cho phép người dùng thấy chỉnh sửa của nhau khi làm việc với file Office và chia sẻ tài liệu cuối cùng với người khác bên trong hoặc ngoài tường lửa.
OffiSync hoạt động với Microsoft Word, Excel, PowerPoint, tương thích MS Office từ 2003 đến 2010.
Zoho
Zoho là bộ Office trực tuyến phổ biến khác dùng cho chỉnh sửa và cộng tác hàng loạt. Để truy cập Zoho từ MS Office, dùng add-in do chính Zoho phát triển.
Tải và cài plugin Zoho MS Office.
Tương tự, sau cài đặt, bạn sẽ thấy thanh công cụ trên menu Ribbon.
Để bắt đầu tải lên máy chủ Zoho, bạn cần đăng nhập tài khoản Zoho mỗi lần khởi động Word/Excel.
Điều phiền toái là để lưu lên máy chủ Zoho, bạn phải lưu tài liệu dưới dạng bản sao cục bộ trên máy tính trước.
Hơn nữa, nó chỉ hỗ trợ định dạng doc và xls. Nếu tài liệu là docx và xlsx, tải lên Zoho sẽ không hoạt động.
Tính năng plugin Zoho:
- Tùy chọn giữ bản sao cục bộ
- Chuyển đổi giữa bản sao cục bộ hoặc bản sao máy chủ
- Chỉnh sửa ngoại tuyến tài liệu/sổ làm việc
- Cho phép người dùng khác chỉnh sửa tài liệu trong MS Office
Khác với OffiSync, plugin Zoho chỉ hoạt động với MS Word và Excel. Không hoạt động với PowerPoint.
Office Live
Office Live là sản phẩm độc quyền của Microsoft, cũng là đối thủ mạnh của Google Docs. Office Live tích hợp với SkyDrive, nghĩa là bạn nhận được 25 GB dung lượng lưu trữ khổng lồ bên cạnh ứng dụng Office trực tuyến hữu ích.
Trong Microsoft Office 2010 (không chắc về phiên bản trước), nó tích hợp sâu với SkyDrive để bạn nhanh chóng xuất bản/đồng bộ tài liệu trực tuyến.
Để lưu lên SkyDrive, vào File → Save and Send → Save for Web → Save As.
Từ SkyDrive, bạn xem tài liệu trên trình duyệt. Sau đó chọn chỉnh sửa trong Word/Excel/PowerPoint hoặc trên trình duyệt.
Bạn dùng ứng dụng Office trực tuyến nào để đồng bộ tài liệu MS Office?