Sao lưu bất cứ thứ gì trong trường hợp xảy ra thảm họa không bao giờ là một thói quen xấu. Vấn đề với việc sử dụng bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây là bạn thực sự không có nhiều tùy chọn để sao lưu mọi thứ. Chắc chắn bạn có thể tải xuống mọi thứ vào ổ USB hoặc lưu chúng trong email, nhưng điều đó gần như không đạt được mục đích.
Để giải quyết tình huống khó xử này, một công ty có tên là Gladinet đã nghĩ ra một cách để sao lưu và đồng bộ hóa Google Tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn so sánh nó với các dịch vụ khác, hãy nghĩ đến nó như Dropbox hoặc Mozy cho Google Documents của bạn.
Thiết lập
Thiết lập Gladinet khá dễ dàng. Truy cập https://www.gladinet.com/p/download_starter_direct.htm và tải xuống trình cài đặt cho máy tính Windows của bạn. Bạn có thể chọn giữa 32 và 64 bit.
Gladinet tương thích với XP, Vista, Windows 7 và Windows 2003.
1. Khi bạn đã tải xuống tệp thiết lập, hãy nhấp đúp vào tệp đó và thực hiện theo các bước.
2. Sau khi cài đặt cơ bản hoàn tất, bạn có một vài bước nữa. Đầu tiên là đăng ký với Gladinet. Bằng cách đăng ký, bạn nhận được bản cập nhật và hỗ trợ công nghệ miễn phí.
3. Tiếp theo là cấu hình một chút. Tất cả những gì bạn cần làm cho phần này là chọn những gì bạn muốn sao lưu. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ sử dụng Google Tài liệu chuẩn. Như bạn có thể thấy, có rất nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn. Nếu bạn sử dụng bất kỳ dịch vụ nào khác ngay bây giờ hoặc dự định sử dụng trong tương lai, bạn luôn có thể thêm chúng vào sau.
4. Khi bạn đã chọn dịch vụ web và nhấp vào tiếp theo, bạn sẽ được đưa đến màn hình có một số cài đặt. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt proxy, ký tự nhãn ổ đĩa (mặc định là Z) hoặc tên của ổ đĩa, hãy làm điều đó ngay bây giờ. Chỉ cần nhấp vào [chỉnh sửa] hoặc [thay đổi] bên cạnh mục bạn muốn sửa đổi. Nhấp vào Hoàn tất.
5. Bạn sẽ thấy một cái gì đó như thế này cho trang tiếp theo. Nhấp vào biểu tượng trên cùng có nội dung [Nhấp để gắn kết].
6. Bạn sẽ được đưa đến màn hình đăng nhập. Nhập email và mật khẩu tài khoản Google của bạn tại đây. Nhấp vào tiếp theo.
7. Trong quá trình xác thực đăng nhập, một cửa sổ bật lên sẽ yêu cầu đồng ý tải xuống trình cắm Google Tài liệu; Nhấp vào ok và tiếp tục thiết lập.
8. Khi quá trình thiết lập hoàn tất, bạn sẽ thấy tùy chọn sao lưu các thư mục khác trên máy tính của mình. Nếu bạn muốn tiếp tục với điều này, hãy làm như vậy ngay bây giờ. Nếu không, bạn luôn có thể quay lại sau.
Xin chúc mừng, bạn vừa thiết lập xong mọi thứ và bây giờ bạn đã có một bản sao lưu ảo của tất cả Google Documents của mình.
Cách truy cập
Việc truy cập tài liệu của bạn có thể được thực hiện theo một số cách. Nếu bạn đã cài đặt lối tắt trên màn hình hoặc menu Bắt đầu, bạn có thể nhấp vào đó để mở cửa sổ. Nếu bạn không chọn cài đặt các phím tắt này, bạn có thể truy cập ổ đĩa trong {Máy tính của tôi] trong [Ổ đĩa mạng].
Một cách khác để truy cập thư mục chứa tài liệu ảo của bạn là nhấp vào biểu tượng trên thanh tác vụ (giả sử Gladinet đang chạy).
Ổ đĩa ảo
Cửa sổ bạn thấy khi nhấp vào biểu tượng ổ đĩa ảo trông tương tự như cửa sổ trước đó. Tuy nhiên, lần này bạn có thể nhấp vào thư mục [Google Documents].
Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy tất cả các thư mục và tài liệu của mình ở đây. Nếu bạn có một ứng dụng như Word, bạn sẽ có thể xem và chỉnh sửa tài liệu giống như trên máy tính của bạn.
Sao lưu
Sao lưu cực kỳ dễ dàng. Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Google Documents của mình, bạn sẽ thấy một vài thư mục mới. Đây là các thư mục sao lưu của bạn. Để giữ cho tài liệu của bạn được sao lưu, hãy kéo chúng vào thư mục [Backup From]
Để đồng bộ hóa ổ đĩa ảo và Google Tài liệu, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng trên thanh tác vụ. Chọn [Sao lưu tệp của tôi trực tuyến] rồi chọn [Tạo tác vụ sao lưu của Google Tài liệu]. Mọi tệp bạn đã kéo vào thư mục sao lưu trong trang Google Tài liệu của bạn sẽ được sao lưu tự động.
Đang tải lên
Bằng cách kéo và thả một tài liệu vào cửa sổ, bạn sẽ tự động tải nó lên tài khoản Google Documents của mình. Những gì bạn sẽ thấy là một cửa sổ kiểu FTP hiển thị tiến trình tải lên.
Để xem nó có hoạt động hay không, hãy đăng nhập vào tài khoản Google Documents của bạn và xem phiên bản mới nhất.
Nhìn chung, đây là một cách khá tuyệt vời để thêm một biện pháp bảo mật và sự tiện lợi bổ sung cho những người trong chúng ta, những người sử dụng các bộ văn phòng và lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây.
Làm cách nào để bạn sao lưu các tài liệu dựa trên đám mây của mình?