Trong phần đầu tiên, chúng ta đã học cách xuất liên hệ từ ứng dụng People dưới dạng file .CSV ra Desktop. Phần này xử lý việc nhập liên hệ vào tài khoản Outlook, hoàn thành quá trình di chuyển liên hệ từ ứng dụng People sang Outlook 2019/2016/2013.
Nhập liên hệ từ ứng dụng People vào Outlook
Bạn cần làm theo các hướng dẫn sau (giả sử bạn đã mở ứng dụng Outlook),
- Nhấp vào File (Tệp), chọn 'Open & Export' (Mở & Xuất) sau đó chọn 'Import/Export' (Nhập/Xuất) ở khung bên phải.
- Hành động này sẽ khởi động trình thủ thuật 'Import and Export' (Nhập và Xuất). Khi trình thủ thuật bắt đầu, chọn tùy chọn 'Import from another program or file' (Nhập từ chương trình hoặc file khác) và nhấp Next (Tiếp theo).
- Bước tiếp theo, chọn tùy chọn 'Comma Separated Values' (Giá trị phân tách bằng dấu phẩy) và nhấn Next.
- Sau đó, duyệt đến file .csv bạn muốn nhập.
- Ở đây, trong phần Options (Tùy chọn), chọn thay thế các bản trùng lặp (liên hệ hiện có), tạo liên hệ trùng lặp, hoặc không nhập các bản trùng lặp.
- Nhấp 'Next' và chọn thư mục đích cho liên hệ của bạn. Contacts (Liên hệ) sẽ được chọn theo mặc định, nhưng nếu không, hãy cuộn lên hoặc xuống cho đến khi tìm thấy nó. Nhấp Next!
- Đảm bảo ô kiểm bên cạnh Import "MyContacts.csv" (giả sử đó là tên file của bạn) được chọn.
- Dừng lại một chút trước khi nhấp nút 'Finish' (Hoàn tất). Tại sao? Vì bạn sẽ cần "ánh xạ" (map) một số cột trong file CSV của mình sang các trường liên hệ trong Outlook. Việc ánh xạ chắc chắn giúp biến các liên hệ nhập thành dạng bạn mong muốn.
- Vì vậy, hãy ánh xạ các cột file CSV của bạn sang các trường liên hệ Outlook.
- Nhấp vào nút Map Custom Fields (Ánh xạ trường tùy chỉnh). Khi nhấp, hộp thoại Map Custom Fields sẽ xuất hiện.
- Trong phần 'From' (Từ) bên trái, bạn sẽ thấy hộp chứa tên cột từ file CSV bạn đang nhập. Tương tự, trong phần 'To' (Đến), bạn sẽ thấy các trường tiêu chuẩn mà Outlook sử dụng cho liên hệ. Nếu một trường khớp với một cột trong file CSV, bạn sẽ thấy cột của mình trong Mapped from (Đã ánh xạ từ).
- Ở đây, bạn có thể cần thực hiện một số ánh xạ thủ công. Ví dụ, trong file nhập, số điện thoại di động của liên hệ nằm trong cột tên "Cell Ph." (ĐT di động). Nó sẽ không có sự khớp chính xác trong Outlook. Nhưng bạn có thể tìm thấy sự khớp phù hợp trong Outlook bằng cách làm như sau:
- Cuộn xuống trong khung bên phải, và bạn sẽ tìm thấy Other Address (Địa chỉ khác), có dấu cộng (+) bên cạnh. Nhấp vào dấu cộng để mở rộng nội dung bên dưới, và bạn nên tìm thấy một sự khớp tốt, Mobile Phone (Điện thoại di động).
- Để ánh xạ, chỉ cần kéo một mục từ bên trái và thả nó lên mục phù hợp khác trong khung bên phải. Khi hoàn tất, các mục sẽ xuất hiện dưới dạng ánh xạ mong muốn.
- Một lần một, kéo các giá trị còn lại từ khung trái sang các trường Outlook phù hợp trong khung phải.
- Cuối cùng, nhấp Finish (Hoàn tất). Bây giờ, bạn đã hoàn thành quá trình nhập liên hệ từ ứng dụng People vào Outlook.
Các liên hệ của bạn hiện đã được nhập thành công vào Outlook.