Microsoft People hay Outlook People là một ứng dụng phổ biến בקרב người dùng Windows vì Microsoft đã đưa ứng dụng People vào phiên bản Windows mới nhất. Nếu bạn có Windows Phone, bạn đã dùng ứng dụng "People" làm "Danh bạ" (Contacts). Outlook People là một ứng dụng quản lý danh bạ khá tốt giúp bạn chuyển danh bạ từ điện thoại này sang điện thoại khác hoặc PC. Nếu bạn dùng ứng dụng này, danh bạ của bạn sẽ không bị xóa, trừ khi bạn xóa thủ công. Dưới đây là một vài mẹo và thủ thuật cho ứng dụng web Outlook People để quản lý danh bạ tốt hơn.
Mẹo cho ứng dụng web Outlook People
Để bạn biết, các mẹo sau dành cho phiên bản web của ứng dụng People, là một phần của Office Online, có thể tìm thấy tại: https://outlook.live.com/owa/?path=/people
1. Tạo danh sách liên hệ (contact list)
Giả sử bạn có 200 liên hệ lưu trong điện thoại. Một số là bạn bè, thành viên gia đình, đồng nghiệp, v.v. Việc tổ chức thủ công danh bạ khi bạn có nhiều như vậy là khá khó khăn.
Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh và thêm liên hệ để kết nối với họ nhanh chóng. Để làm vậy, mở ứng dụng web Outlook People trong trình duyệt > nhấp New (Mới) > Contact list (Danh sách liên hệ). Trên màn hình tiếp theo, nhập tên danh sách, liên hệ và nhấp Save (Lưu). Để quản lý danh sách, chọn tùy chọn "Sort by list" (Sắp xếp theo danh sách).
2. Khôi phục liên hệ đã xóa
Nếu bạn đã vô tình xóa một liên hệ từ Windows Phone, không có gì phải lo lắng, vì có thể khôi phục liên hệ đã xóa ngay từ phiên bản web của Outlook People. Mở trang web People > nhấp Manage (Quản lý) > chọn Restore deleted contacts (Khôi phục liên hệ đã xóa). Một cửa sổ bật lên sẽ mở và khôi phục tất cả liên hệ ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn không thể khôi phục các liên hệ đã bị xóa hơn 30 ngày trước.
3. Nhập/Xuất liên hệ (Import/Export contacts)
Trường hợp bạn muốn tạo bản sao lưu danh bạ trên máy tính, đây là giải pháp đơn giản cho phép bạn xuất và nhập liên hệ theo yêu cầu. Bạn có thể xuất liên hệ sang định dạng CSV cũng như chọn bất kỳ trong Facebook Contacts, Skype Contacts, Twitter Contacts hoặc All (Tất cả). Để làm vậy, nhấp vào
Bạn có thể xuất liên hệ sang định dạng CSV cũng như chọn bất kỳ trong Facebook Contacts, Skype Contacts, Twitter Contacts hoặc All. Để làm vậy, nhấp Manage > chọn Import contacts/Export contacts (Nhập/Xuất liên hệ). Nếu bạn chọn Import Contacts, bạn sẽ có tùy chọn chọn nguồn. Ngược lại, nếu bạn muốn Xuất liên hệ, bạn sẽ nhận được một số tùy chọn như đã nói trước.
4. Thêm liên hệ vào Yêu thích (Favorites)
Bạn có thể thêm bất kỳ liên hệ nào vào Yêu thích. Bằng cách đó, bạn sẽ thấy tất cả những liên hệ đó ở đầu danh sách. Bạn có thể dùng cùng thủ thuật trên Windows Phone. Tuy nhiên, nếu bạn đã mở Outlook People trên máy tính, chọn liên hệ bạn muốn thêm vào Yêu thích và tích vào hộp kiểm đối với nó. Sau đó, nhấp Add to Favourites (Thêm vào Yêu thích).
5. Xóa liên hệ trùng lặp
Liên hệ trùng lặp có thể làm bạn phân tâm khi cố tìm một người cụ thể. Có thể xóa liên hệ trùng lặp một bởi một, nhưng đó sẽ tốn nhiều thời gian. Thay vào đó, bạn có thể mở Outlook People > chọn Manage > Clean up contacts (Dọn dẹp liên hệ). Nó sẽ mất vài phút tùy thuộc vào số lượng liên hệ, và xóa tất cả liên hệ trùng lặp ngay lập tức.
6. Thêm ghi chú cho liên hệ
Đôi khi, bạn có thể muốn thêm ghi chú để nhận ra liên hệ trong tương lai. Hoặc, giả sử bạn muốn nói gì đó với liên hệ, lưu địa chỉ văn phòng của liên hệ, hoặc thứ gì khác. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể thêm ghi chú mà không cần dịch vụ hoặc ứng dụng bên thứ ba. Để làm vậy, nhấp vào liên hệ và nhấp nút Add your own notes here (Thêm ghi chú của bạn ở đây). Theo sau đó, bạn có thể thêm ghi chú theo yêu cầu của bạn.
7. Chỉnh sửa liên hệ
Giả sử bạn đã mắc lỗi khi tạo liên hệ trong Outlook People. Giả sử bạn lỡ gõ sai chính tả hoặc nhập sai địa chỉ email, số điện thoại sai, v.v. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể nhấp vào liên hệ bạn muốn chỉnh sửa và nhấp nút Edit contact (Chỉnh sửa liên hệ). Sau đó, bạn có thể nhập tất cả chi tiết đúng và nhấp nút Save (Lưu).
8. Thêm thư mục (Add folders)
Giống như tạo danh sách, bạn cũng có thể tạo thư mục hoặc tổ chức liên hệ. Nếu bạn muốn tách liên hệ cá nhân khỏi liên hệ công việc, bạn có thể tạo thư mục mới. Để làm vậy, nhấp tùy chọn New folder (Thư mục mới) và nhập tên thư mục mong muốn. Theo sau đó, bạn có thể bắt đầu thêm liên hệ bằng cách nhấp nút Add a contact (Thêm liên hệ).
Cách tốt nhất để tổ chức liên hệ Outlook là gì?
Cách tốt nhất để tổ chức liên hệ Outlook là dùng ứng dụng People. Nó giúp bạn tạo và lưu liên hệ mới để dùng khi cần. Bạn có thể tạo danh sách mới, nhóm, hoặc thư mục và lưu liên hệ tương ứng.
Làm thế nào để dùng danh sách liên hệ trong ứng dụng Outlook?
Có thể tạo và dùng danh sách liên hệ trong ứng dụng Outlook People. Để làm vậy, bạn cần mở rộng bảng điều khiển bên cạnh và nhấp tùy chọn All contact lists (Tất cả danh sách liên hệ). Theo sau đó, bạn có thể tìm thấy tất cả danh sách trên màn hình để gửi email hoặc gọi cho ai đó.
Outlook People là một ứng dụng quản lý danh bạ rất hữu ích và tôi chắc chắn bạn sẽ thấy các mẹo này hữu ích.