Ứng dụng Outlook trong Windows 10 đi kèm với nhiều tính năng và chức năng mới và nâng cao. Bạn có thể tạo tin nhắn email, cuộc hẹn, liên hệ, và nhiệm vụ trong ứng dụng Outlook. Trong bài này, tuy nhiên, chúng ta sẽ xem cách tạo và viết tin nhắn email mới trong ứng dụng Outlook, và tìm hiểu các tính năng và chức năng nó cung cấp.
Cách tạo email mới trong Outlook
Mở ứng dụng Outlook từ menu Start hoặc tìm kiếm ứng dụng trong hộp tìm kiếm.
Ứng dụng Outlook sẽ mở và bạn sẽ thấy Ribbon phía trên bao gồm nhiều chức năng và tính năng. Để tạo tin nhắn email mới, nhấp vào 'New Email' từ tab 'Home'.
Cửa sổ tin nhắn mới sẽ mở như sau. Ở phía trên, bạn sẽ thấy menu bao gồm các tab khác nhau như File, Message, Insert, Options, Format Text, Review, và Help.
Điền địa chỉ email thích hợp trong phần 'From', 'To', và 'Cc'. Cũng điền chủ đề email trong phần 'Subject'.
Tiếp theo, viết nội dung email ở khoảng trống dưới và xem cách chỉnh sửa và tùy chỉnh bằng các tính năng Outlook.
Các tính năng trong tab 'Message'
- Trong tab Message, bạn sẽ thấy nhiều lệnh được phân chia trong các phần khác nhau như Clipboard, Basic Text, Names, Include, Tags, và My Templates.
- Dưới Clipboard, bạn có thể cắt, sao chép, dán nội dung, và dùng tính năng Format Painter (Cọp định dạng). Format Painter cho phép áp dụng giao diện và phong cách của nội dung được chọn cho nội dung khác.
- Basic Text bao gồm tính năng thay đổi kiểu font, cỡ font, màu font. Cho phép làm đậm, in nghiêng, gạch chân. Bạn chọn căn chỉnh nội dung – trái, giữa, phải; tăng hoặc giảm thụt lề (khoảng cách từ lề). Cũng tạo danh sách dấu đầu dòng và danh sách số để trình bày nội dung trực quan hơn.
- Dưới Names, bạn có thể kiểm tra và mở tên và địa chỉ email đã lưu trong danh sách.
- Thể loại Include giúp đính kèm file, thẻ 방문, lịch, chữ ký email, hoặc mục Outlook khác.
- Dưới Tags, bạn thêm thẻ khác nhau cho tin nhắn email để đặt ưu tiên cao, thấp, và theo dõi (follow up).
- My Templates hiển thị các mẫu có sẵn và cho phép tạo mẫu mới thêm vào tin nhắn. Văn bản và hình ảnh có thể đưa vào mẫu.
Các tính năng trong tab 'Insert'
- Tab Insert hiển thị các danh mục khác nhau gọi là Include, Tables, Illustrations, Links, Text, và Symbols.
- Dưới Include, bạn chèn hoặc đính kèm file, thẻ 방문, lịch, chữ ký, và các mục Outlook khác.
- Bạn vẽ hoặc chèn bảng với số hàng và cột cần thiết. Giúp tổ chức thông tin và hiển thị trình bày. Tính năng này cũng cho phép chèn Worksheet Microsoft Excel vào tin nhắn.
- Phần Illustrations giúp thêm hoặc chèn hình ảnh, hình dạng, biểu tượng, mô hình 3D khác nhau, biểu đồ, SmartArt Graphic, thậm chí chụp màn hình (screenshot)!
- Bạn thêm siêu liên kết (hyperlink) hoặc bookmark dưới Links.
- Phần Text bao gồm cài đặt liên quan đến văn bản, kiểu văn bản và Word-Art.
- Bạn cũng chèn phương trình, ký hiệu, hoặc đường ngang từ phần Symbols.
Các tính năng trong tab 'Options'
- Trong tab Options, bạn thấy các phần khác nhau như Themes, Show Fields, Encrypt, Tracking, và More Options.
- Dưới phần Themes, bạn chọn chủ đề, font, màu, hiệu ứng cho tài liệu để cho giao diện hoàn hảo. Màu trang (Page Color) cũng thay đổi ở đây.
- Phần Show Fields cho phép thêm 'Bcc'. Người nhận trong trường Bcc nhận email nhưng không hiển thị với người nhận khác.
- Bạn có thể Mã hóa (Encrypt) và đặt quyền hạn trên tin nhắn để hạn chế người khác chuyển tiếp.
- Các lệnh dưới Tracking cho phép theo dõi trạng thái tin nhắn, đã nhận hay đã đọc bởi người nhận. Bạn cũng thêm nút Voting (Bình chọn) vào tin nhắn.
- Dưới More Options, tìm cài đặt bổ sung về thư mục lưu Sent Items. Cũng có tùy chọn không lưu sent items và các cài đặt khác.
Các tính năng trong tab 'Format Text'
- Trong tab Format Text, có nhiều cài đặt liên quan đến font, kiểu font dưới các phần Clipboard, Format, Font, Paragraph, Styles, Editing, và Zoom.
- Clipboard bao gồm chức năng sao chép, cắt, dán, và format painter.
- Cài đặt Format cho phép định dạng tin nhắn là HTML, plain text, hoặc rich text.
- Danh mục Font bao gồm tính năng thay đổi loại font, cỡ font, màu font. Thay đổi chữ hoa/thường. Làm đậm, in nghiêng, gạch chân.
- Cài đặt dưới Paragraph giúp điều chỉnh khoảng cách dòng và đoạn, căn chỉnh nội dung, tăng/giảm thụt lề. Tạo danh sách số, dấu đầu dòng, và đa cấp. Thêm/xóa viền và thay đổi nền (shading) cho nội dung được chọn.
- Styles cho phép thay đổi tập hợp kiểu, font, màu, khoảng cách đoạn. Chọn từ các tùy chọn kiểu có sẵn; cũng tạo kiểu mới cho tài liệu.
- Cài đặt Editing giúp tìm và thay thế văn bản dùng tùy chọn tìm kiếm nâng cao.
- Cuối cùng, bạn Zoom in/out đến phần trăm mong muốn.
Các tính năng trong tab 'Review'
- Trong tab Review, bạn tìm cài đặt liên quan đến Proofing, Speech, Accessibility, Insights, và Language.
- Dưới Proofing, thấy ba tính năng quan trọng – Grammar & Spelling (Ngữ pháp & Chính tả), Thesaurus (Từ đồng nghĩa), và Word Count (Đếm từ). Giúp phát hiện lỗi chính tả/ngữ pháp, từ đồng nghĩa, và đếm từ.
- Tính năng Read-Aloud (Đọc to) dưới Speech đọc to văn bản bằng cách highlight cùng lúc đọc.
- Tính năng Accessibility (Khả năng truy cập) kiểm tra vấn đề và giúp tài liệu dễ truy cập hơn cho người dùng.
- Smart Lookup dưới Insights giúp获得更多相关信息从其他在线来源.
- Cuối cùng, cài đặt Language cho phép dịch nội dung sang ngôn ngữ khác và chọn tùy chọn ngôn ngữ khác.
Các tính năng trong tab 'Help'
- Như hình, bạn thấy phần Help và Tools dưới tab Help.
- Ở đây, bạn tìm nút liên hệ đại lý Microsoft, gửi phản hồi, nhận trợ giúp dùng Microsoft Office, và nhiều hơn.
Các tính năng trong tab 'File'
- File tab bao gồm cài đặt lưu file, in file, và các tùy chọn Outlook khác.
Đây bao phủ tất cả tính năng trong ứng dụng Outlook và theo cách này, bạn tạo tin nhắn email mới và tùy chỉnh theo ý muốn bằng các tính năng này.