Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Cách nhập danh bạ từ Gmail (Google Contacts) vào Outlook

Cần chuyển danh bạ từ Gmail sang Outlook desktop trên Windows? Không cần phần mềm thứ 3. Cả hai đều hỗ trợ chuẩn CSV (Comma Separated Values). Quy trình: Xuất CSV từ Google Contacts → Nhập CSV vào Outlook.

Bước 1: Xuất danh bạ từ Google Contacts ra file CSV

  1. Truy cập contacts.google.com → Đăng nhập tài khoản Google
  2. Bên trái: Chọn Export (Xuất)
  3. Chọn: Selected contacts (chỉ danh bạ đã tick) HOẶC All contacts (tất cả)
  4. Chọn định dạng: Outlook CSV (Quan trọng: Định dạng cột tương thích Outlook)
  5. Click Export → File contacts.csv tải về máy (thường ở thư mục Downloads)

Bước 2: Nhập file CSV vào Outlook Desktop

  1. Mở Outlook → File → Open & Export → Import/Export
  2. Chọn Import from another program or file → Next
  3. Chọn Comma Separated Values → Next
  4. Click Browse... → Chọn file contacts.csv vừa tải → Next
  5. Xử lý trùng lặp: Replace duplicates with items imported (Thay thế), Allow duplicates to be created (Tạo trùng), Do not import duplicate items (Bỏ qua trùng - khuyên dùng) → Next
  6. Chọn thư mục đích: Contacts (Danh bạ) → Next
  7. Click Finish. Outlook nhập dữ liệu. Thời gian tùy số lượng liên hệ

Kiểm tra kết quả

  • Chuyển sang view People (Ctrl+3) → Kiểm tra danh bạ vừa nhập
  • Mở một vài contact → Kiểm tra các trường: Name, Email, Phone, Address, Company, Notes, Birthday...

Lưu ý quan trọng

  • Encoding: Google Contacts xuất CSV thường dùng UTF-8. Outlook Import CSV kỳ vọng ANSI/UTF-8 tùy phiên bản. Nếu ký tự tiếng Việt bị lỗi font → Mở file CSV bằng Notepad → Save As → Encoding: UTF-8 with BOM hoặc ANSI (thử cả 2) → Import lại
  • Mapping trường (Field Mapping): Nếu Outlook không nhận đúng cột (ví dụ: cột "Mobile Phone" không vào trường Mobile) → Trong Import Wizard, click Map Custom Fields... → Kéo thả trường từ nguồn (Left) sang đích (Right)
  • Số lượng lớn (>5000 contacts): Outlook Import có thể chậm/treo. Cân nhắc chia nhỏ file CSV hoặc dùng PowerShell/Exchange Online PowerShell cho tenant Microsoft 365
  • Đồng bộ hai chiều (Two-way sync): Cách này chỉ nhập một lần (One-time). Muốn đồng bộ liên tục → Dùng công cụ thứ 3 (GSSMO - Google Workspace Sync for Microsoft Outlook, hoặc các dịch vụ sync như PieSync, Zapier) hoặc chuyển hoàn toàn sang Microsoft 365

Đọc thêm: Cách backup Gmail ra ổ cứng (Takeout).