Microsoft Outlook là ứng dụng email phổ biến dùng bởi hàng triệu người dùng Windows. Người dùng gói Microsoft Office thường dùng Outlook. Dùng Outlook vì hỗ trợ email và dễ dùng. Gần như dùng được mọi loại tài khoản IMAP qua Outlook 2019/16/2013. Cùng lúc, Outlook có tính năng tuyệt vời: thiết lập các quy tắc (Rules). Gần giống bộ lọc Gmail.
Bạn dùng quy tắc làm nhiều việc tự động nhanh hơn. Ví dụ: muốn xem tất cả email từ người cụ thể trong thư mục khác. Thiết lập quy tắc để Outlook tự động chuyển email đó đến thư mục định sẵn. Hoặc: chuyển thư có từ khóa cụ thể trong chủ đề đến thư mục, chuyển email gửi đến nhóm công khai đến thư mục, gắn cờ thư từ ai đó để theo dõi, chuyển mục RSS từ feed cụ thể đến thư mục... Chỉ có một giải pháp: Rules trong Microsoft Outlook.
Giả sử bạn đã thiết lập vài quy tắc. Giờ muốn đổi máy hoặc cài lại Windows. Sau đó cài Outlook, bạn sẽ không có quy tắc đó vì Outlook lưu quy tắc cục bộ. Giải quyết: dễ dàng xuất/nhập quy tắc trong Outlook. Nếu dùng Outlook 2016 hoặc 2013, làm theo các bước xuất/nhập quy tắc trong Outlook.
Xuất/Nhập Quy tắc trong Outlook
Cả hai đều làm không cần phần mềm thứ ba. Outlook có sẵn tùy chọn.
Xuất Quy tắc (Export Rules): Mở Outlook → nhấp Files. Tùy chọn Manage Rules & Alerts (Quản lý Quy tắc & Cảnh báo). Hoặc tab Home → thư mục Rules → Manager Rules & Alerts.
Nút Options. Nhấp vào.
Màn hình sau có 2 tùy chọn: Export và Import.
Nhấp Export thu thập quy tắc hiện có. Chọn vị trí lưu file xuất. Chuyển file đó đâu cũng được để nhập sau.
Nhập Quy tắc (Import Rules): Cũng dễ dàng. Vào Manager Rules & Alert → nhấp Options. Màn hình sau chọn Import. Chọn file đã xuất.
Xong!
Hy vọng hướng dẫn nhỏ này giúp ích nhiều.