Bất chấp sự phát triển và nổi bật của các ứng dụng trò chuyện và dịch vụ nhắn tin di động, chúng tôi vẫn gửi và nhận email mỗi ngày. Email là một hình thức giao tiếp phổ biến trong kinh doanh, nhưng cũng là một phần không thể thiếu trong cuộc sống trực tuyến hàng ngày của chúng ta vì hầu hết các trang web đều yêu cầu địa chỉ email để tạo tài khoản.
Microsoft Outlook chỉ huy cơ sở người dùng đang hoạt động của hơn 400 triệu người, nhiều người trong số họ mở email từ các thiết bị di động chạy nền tảng Android và iOS. Do đó, đồng bộ hóa Outlook trên thiết bị di động và với các dịch vụ khác là cần thiết để dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị hoặc vị trí nào.
Một trong những tính năng năng suất mạnh mẽ nhất của bất kỳ giao tiếp qua email nào là danh sách liên hệ, là danh sách quan trọng trong giao tiếp cá nhân và kinh doanh của chúng ta.
Nếu bạn là người dùng Microsoft Outlook trung thành và không chắc chắn về cách đồng bộ hóa danh bạ Outlook với thiết bị di động hoặc các dịch vụ email khác của mình, đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách giải quyết để sử dụng.
Cách đồng bộ hóa Danh bạ Outlook
Các bước trong hướng dẫn này có thể khác nhau giữa các hệ điều hành và thiết bị. Kiểm tra để đảm bảo rằng quyền truy cập vào Danh sách liên hệ được cho phép đối với Outlook trước khi tiếp tục thiết lập đồng bộ hóa.
Đồng bộ hóa Danh bạ Outlook với Android
Để đồng bộ hóa danh bạ Outlook với thiết bị Android của bạn, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn phải sử dụng Microsoft Exchange ActiveSync. Hầu hết các nhà cung cấp lớn như Gmail đều có.
- Trên thiết bị Android của bạn, mở Cài đặt , nhấn vào Ứng dụng (hoặc Ứng dụng).
- Nhấn vào Outlook.
- Trong Cài đặt ứng dụng , nhấn vào Quyền.
- Chuyển đổi Danh bạ chuyển sang bật nó (nếu bị tắt).
- Mở ứng dụng Outlook và đi tới Cài đặt .
- Nhấn vào tài khoản của bạn, sau đó nhấn vào Đồng bộ hóa Danh bạ
Đồng bộ hóa Danh bạ Outlook với Gmail
Gmail là một dịch vụ email phổ biến với hơn 1,5 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng. Rất may, thật dễ dàng đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn với nhà cung cấp này vì nhà cung cấp này sử dụng Microsoft Exchange ActiveSync.
- Để đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn với Gmail, hãy tải xuống ứng dụng Gmail (nếu ứng dụng này chưa có trên thiết bị của bạn) hoặc cập nhật.
- Đăng ký tài khoản Outlook của bạn trên Gmail. Bạn sẽ cần một tài khoản Outlook hợp lệ để thực hiện việc này, vì vậy hãy đăng ký một tài khoản nếu bạn chưa có, thiết lập và đăng nhập trên máy tính của bạn để kiểm tra xem đồng bộ hóa có hoạt động bình thường không.
- Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn từ ứng dụng Gmail bằng chính thông tin đăng nhập bạn sử dụng trên máy tính để bàn. Mở Gmail và nhấn vào Trình đơn (ba đường ngang) ở phía bên trái.
- Nhấn vào Cài đặt.
- Nhấn vào Thêm tài khoản.
- Trên trang tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách các dịch vụ email mà ứng dụng Gmail hỗ trợ. Nhấn vào Exchange và Office 365.
Lưu ý: Không chọn Outlook, Hotmail và Live vì các dịch vụ này sử dụng IMAP và POP, là các giao thức đồng bộ hóa không thể đồng bộ hóa danh bạ hoặc lịch. Họ chỉ đồng bộ hóa email.
- Nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn vào trang tiếp theo.
- Nó sẽ bắt đầu xác thực cài đặt máy chủ trên thiết bị Android của bạn. Nếu cửa sổ bật lên yêu cầu Quản trị bảo mật từ xa xuất hiện, chạm vào OK và sau đó hoàn tất quá trình đăng nhập của bạn trên trang tiếp theo.
Lưu ý: Đảm bảo rằng Gmail có thể truy cập danh bạ và lịch của bạn. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách đi tới Cài đặt > Ứng dụng (Ứng dụng)> Quyền và chuyển đổi Danh bạ chuyển sang màu xanh lục.
Đồng bộ hóa Danh bạ Outlook với iPhone
iPhone thường thực hiện tốt việc đồng bộ hóa và cập nhật danh bạ trên các ứng dụng và thiết bị. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng, đặc biệt là khi có cài đặt quyền không chính xác hoặc các sự cố phần mềm chung như lỗi ngăn Outlook đồng bộ hóa với điện thoại của bạn.
Bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ Outlook trên iPhone bằng Cài đặt, iTunes, iCloud, qua email, bằng cách nhập dưới dạng vCards hoặc thông qua Exchange.
Sử dụng Cài đặt
- Mở Cài đặt và nhấn Outlook> Danh bạ.
- Chuyển Làm mới ứng dụng nền chuyển sang màu xanh lục.
- Mở ứng dụng Outlook và đi tới Cài đặt> tài khoản của bạn> Đồng bộ hóa danh bạ
Sử dụng iTunes
Bên cạnh vai trò là một trình phát nhạc hoặc công cụ lưu trữ an toàn, iTunes còn có thể quản lý và lưu trữ dữ liệu từ iPhone của bạn, giúp dễ dàng cập nhật và chuyển danh bạ Outlook của bạn trên các thiết bị.
Đảm bảo rằng iCloud đã được tắt trước khi sử dụng iTunes để đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn.
- Kết nối iPhone của bạn với PC và mở iTunes .
- Nhấn vào biểu tượng iPhone và đi tới Cài đặt > Thông tin.
- Nhấn vào Đồng bộ hóa Danh bạ với hộp kiểm và chọn Outlook từ danh sách.
- Chọn Áp dụng để hoàn tất quá trình thiết lập.
Sử dụng iCloud
Trước khi đồng bộ hóa danh bạ Outlook với iPhone bằng iCloud, hãy đảm bảo rằng bảng điều khiển iCloud dành cho Windows có sẵn hoặc được cài đặt trên PC của bạn.
Lưu ý: iCloud không cho phép bạn chỉ đồng bộ hóa danh bạ với đám mây. Nếu bạn không phiền khi tải toàn bộ lịch, thư và danh bạ của mình lên bộ nhớ iCloud, hãy thực hiện các bước bên dưới.
- Khởi chạy iCloud trên PC của bạn và đăng nhập bằng ID và mật khẩu của bạn.
- Nhấn vào Thư, Danh bạ, Lịch và Công việc hộp kiểm.
- Nhấn vào Áp dụng .
Qua Email
Bạn có thể chuyển danh bạ Outlook sang iPhone bằng email của mình, mặc dù quá trình này hơi lâu.
- Mở ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Nhấp vào Tệp> Mở> Nhập.
- Trong Nhập / Xuất trình hướng dẫn, chọn Xuất sang tệp .
- Nhấp vào Tiếp theo .
- Nhấp vào Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows) và nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn thư mục có các địa chỉ liên hệ bạn muốn xuất và nhấp vào Tiếp theo.
- Đặt tên cho tệp CSV của bạn, lưu nó và nhấp vào Tiếp theo> Kết thúc.
- Soạn email mới và tải lên tệp CSV mà Outlook tạo dưới dạng tệp đính kèm và gửi tệp đó đến địa chỉ email được kết nối với iPhone của bạn.
- Trên iPhone của bạn, mở email, nhấn vào tệp đính kèm và làm theo các bước lên đến Thêm Tất cả Danh sách Liên hệ tùy chọn.
Lưu ý: Không phải tất cả các thiết bị iOS đều hoạt động với tệp CSV theo cách giống nhau. Một số chỉ cung cấp bản xem trước của tệp mà không nhắc bạn thêm chúng làm địa chỉ liên hệ.
Nhập danh sách liên hệ dưới dạng vCards
Phương pháp này cho phép bạn đồng bộ danh bạ Outlook với iPhone bằng cách chuyển đổi chúng thành vCards hoặc danh thiếp điện tử mà bạn có thể xem trên bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, vCards chỉ được tạo trên ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Mở Outlook và nhấp vào Danh bạ.
- Chọn các địa chỉ liên hệ bạn muốn đồng bộ hóa và nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng> Lưu dưới dạng và chọn Tệp vCard .
- Chọn một vị trí để lưu vCard của bạn, đặt tên cho thẻ đó và nhấp vào Lưu.
- Trên iCloud.com, đăng nhập và nhấp vào Cài đặt> Nhập vCard .
- Chọn vCard bạn đã lưu và nhấp vào Nhập .
iCloud sẽ thêm danh bạ của bạn vào Tất cả danh bạ thư mục. Thách thức với việc sử dụng vCards là bạn phải tạo và nhập một liên hệ mới mỗi khi bạn thêm địa chỉ liên hệ mới trong Outlook.
Thông qua Exchange
Phương pháp này chỉ hoạt động nếu iPhone của bạn được kết nối với mạng nội bộ của công ty. Nếu công ty của bạn có máy chủ Exchange, bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ Outlook của mình với máy chủ đó và truy cập chúng trên iPhone của bạn.
- Mở iPhone của bạn và đi tới Cài đặt> Thư, Danh bạ, Lịch (Chọn Exchange nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập tính năng này).
- Chọn Thêm tài khoản.
- Chọn Exchange.
- Nhập email, tên người dùng và mật khẩu của bạn và nhấp vào Tiếp theo .
- iPhone của bạn sẽ kết nối với Máy chủ Exchange, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn biết địa chỉ máy chủ khi bạn cần nhập địa chỉ đó vào đây.
- Chọn Địa chỉ liên hệ từ các tùy chọn của các mục mà bạn muốn đồng bộ hóa và bạn sẵn sàng tiếp tục.
Đồng bộ hóa Danh bạ Outlook với iPad
Đối với iPad, bạn có hai tùy chọn để sử dụng khi đồng bộ hóa danh bạ Outlook - iTunes hoặc iCloud. Nếu bạn sử dụng iCloud trên máy tính của mình, bạn có thể sao chép danh bạ vào iCloud và truy cập chúng từ iPad của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng iTunes trên máy tính, bạn có thể đồng bộ danh bạ bằng iTunes với iPad của mình.
Sử dụng iTunes
- Đảm bảo bạn có phiên bản iTunes mới nhất, mở nó và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập bạn sử dụng trên iPad của mình.
- Kết nối iPad với máy tính của bạn và chọn nó từ iTunes.
- Nhấp vào Thông tin và chọn các tùy chọn đồng bộ hóa cho thư, lịch và danh bạ, trong trường hợp này là Đồng bộ hóa danh bạ với> Outlook .
- Nếu bạn có nhiều nhóm liên hệ, hãy chỉ định nhóm bạn muốn đồng bộ hóa bằng cách nhấp vào Chọn nhóm hoặc đồng bộ hóa tất cả chúng và nhấp vào Đồng bộ hóa.
- Nhấp vào Tóm tắt để đồng bộ hóa không dây và nhấp vào Đồng bộ hóa với thiết bị này qua WiFi .
Kể từ bây giờ, khi iPad của bạn được bật và iTunes đang chạy trên máy tính của bạn, quá trình đồng bộ hóa sẽ tự động diễn ra.
Sử dụng iCloud
Trước khi sử dụng phương pháp này, hãy đảm bảo rằng bạn có Bảng điều khiển iCloud cho Windows trên máy tính của mình. Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập cho iPad của bạn và chọn các tùy chọn đồng bộ hóa mà bạn muốn sử dụng - trong trường hợp này là Danh bạ với Outlook .
- Mở Cài đặt trên iPad của bạn.
- Chọn Thư, Danh bạ, Lịch.
- Nhấp vào iCloud.
- Đăng nhập bằng ID Apple của bạn và chọn Thư, Danh bạ và Lịch để đồng bộ hóa chúng với Outlook qua iCloud.
- Bạn có thể chọn các tùy chọn đồng bộ hóa iCloud khác như Tìm iPhone của tôi hoặc Tài liệu và Dữ liệu .
Đồng bộ hóa với Outlook.com hoặc Exchange
- Mở Cài đặt trên iPad của bạn và chọn Thư, Danh bạ và Lịch và nhấn vào Thêm tài khoản.
- Nhấn vào Microsoft Exchange để đồng bộ hóa với máy chủ tại nơi làm việc của bạn hoặc chọn Outlook.com để đồng bộ hóa với tài khoản Outlook.com.
- Nhập email, tên người dùng và mật khẩu của bạn (nếu kết nối qua Máy chủ Exchange, hãy nhập tên miền, mặc dù đó là tùy chọn).
- Nhấn vào Tiếp theo .
- iPad của bạn sẽ liên hệ với Máy chủ Exchange. Nhập tên miền tại đây và nhấn Tiếp theo .
- Chọn các dịch vụ bạn muốn đồng bộ hóa - Thư, Danh bạ hoặc Lịch - và thế là xong.
Đồng bộ hóa Danh bạ Outlook với iCloud
Nếu bạn có tệp PST trên máy tính chứa tất cả dữ liệu hồ sơ Outlook, bạn có thể nhập danh bạ vào iCloud thành hai phần - chuyển đổi danh bạ PST thành vCards rồi nhập tệp vào iCloud.
Chuyển đổi tệp PST thành vCard / VCF
Bạn có thể chuyển đổi tệp .PST thành vCard bằng công cụ như SysTools vCard Export Tool.
- Tải công cụ xuống máy tính của bạn và nhấp vào Thêm tệp .
- Bạn sẽ nhận được Tệp và Thư mục tùy chọn. Nếu bạn có một tệp, hãy nhấp vào Tệp quyền mua. Nếu chúng là nhiều tệp trong một thư mục, hãy nhấp vào Thư mục tùy chọn.
- Nhấp vào Duyệt qua và chọn tệp PST của bạn rồi nhấp vào Thêm . Công cụ này sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước của toàn bộ dữ liệu tệp PST.
- Chọn các địa chỉ liên hệ và nhấp vào Xuất.
- Trong Tuỳ chọn Xuất , nhấp vào vCard và chọn nó từ vị trí của nó.
- Nhấp vào Xuất để chuyển đổi tất cả các địa chỉ liên hệ thành tệp VCF.
- Bạn sẽ nhận được thông báo rằng quá trình xuất đã hoàn tất. Đi tới thư mục vị trí và kiểm tra tệp VCF.
Nhập vCard vào iCloud
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn bằng thông tin đăng nhập iCloud của bạn.
- Nhấp vào Danh bạ và đi tới biểu tượng bánh răng ở cuối màn hình.
- Nhấp vào biểu tượng và chọn Nhập vCard.
- Nhấp vào Duyệt qua để định vị tệp VCF của bạn, hãy chọn nó và nhấp vào Mở.
- Tất cả các địa chỉ liên hệ Outlook của bạn trong tệp vCard sẽ được đồng bộ hóa với iCloud.