Dù ứng dụng chat và nhắn tin di động phát triển, chúng ta vẫn gửi/nhận email hàng ngày. Email là giao tiếp phổ biến trong kinh doanh, và phần không tách rời của đời sống trực tuyến vì hầu hết trang web yêu cầu email tạo tài khoản.
Microsoft Outlook có hơn 400 triệu người dùng hoạt động, nhiều người mở email trên thiết bị di động Android và iOS. Do đó, đồng bộ Outlook trên thiết bị di động và với dịch vụ khác cần thiết để truy cập từ bất kỳ thiết bị/địa điểm nào.
Một trong những tính năng năng suất mạnh mẽ nhất của giao tiếp email là danh bạ – then chốt cho giao tiếp cá nhân và kinh doanh.
Nếu bạn người dùng Outlook trung thành nhưng không chắc cách đồng bộ danh bạ Outlook với thiết bị di động hoặc dịch vụ email khác, đừng lo. Chúng tôi chỉ vài cách giải quyết.
Cách đồng bộ danh bạ Outlook
Các bước hướng dẫn có thể khác giữa hệ điều hành và thiết bị. Kiểm tra quyền truy cập Danh bạ cho Outlook trước khi thiết lập đồng bộ.
Đồng bộ danh bạ Outlook sang Android
Để đồng bộ danh bạ Outlook với Android, nhà cung cấp email phải dùng Microsoft Exchange ActiveSync. Hầu hết nhà cung cấp lớn như Gmail đều hỗ trợ.
- Trên Android, mở Cài đặt (Settings) → Ứng dụng (Apps) (hoặc Applications).
- Nhấp Outlook.
- Dưới Cài đặt ứng dụng (App Settings) → Quyền (Permissions).
- Bật công tắc Danh bạ (Contacts) (nếu tắt).
- Mở ứng dụng Outlook → Cài đặt (Settings).
- Nhấp tài khoản của bạn → nhấp Đồng bộ danh bạ (Sync Contacts).
Đồng bộ danh bạ Outlook với Gmail
Gmail: dịch vụ email phổ biến >1,5 tỷ người dùng hoạt động/tháng. May mắn dễ dàng đồng bộ danh bạ Outlook với Gmail vì dùng Microsoft Exchange ActiveSync.
- Để đồng bộ, tải app Gmail (nếu chưa có) hoặc cập nhật.
- Đăng ký tài khoản Outlook trên Gmail. Cần tài khoản Outlook hợp lệ – đăng ký nếu chưa có, thiết lập và đăng nhập máy tính kiểm tra đồng bộ hoạt động tốt.
- Đăng nhập tài khoản Outlook từ app Gmail cùng thông tin đăng nhập máy để bàn. Mở Gmail → nhấp Menu (ba gạch ngang) bên trái.
- Nhấp Cài đặt (Settings).
- Nhấp Thêm tài khoản (Add account).
- Trang tiếp theo: danh sách dịch vụ email Gmail hỗ trợ. Nhấp Exchange và Office 365.
Lưu ý: KHÔNG chọn Outlook, Hotmail, Live – các dịch vụ này dùng IMAP/POP, giao thức đồng bộ không đồng bộ danh bạ hay lịch, chỉ đồng bộ email.
- Nhập địa chỉ email và mật khẩu trang tiếp theo.
- Sẽ xác thực cài đặt máy chủ trên Android. Nếu popup Quản trị bảo mật từ xa (Remote security administration) hiện ra → nhấp OK → hoàn tất đăng nhập trang sau.
Lưu ý: Đảm bảo Gmail được truy cập danh bạ và lịch. Kiểm tra: Cài đặt > Ứng dụng (Apps/Applications) > Quyền (Permissions) → bật công tắc Danh bạ thành xanh.
Đồng bộ danh bạ Outlook với iPhone
iPhone thường đồng bộ và cập nhật danh bạ tốt qua các ứng dụng/thiết bị. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy, đặc biệt khi cài đặt quyền sai hoặc lỗi phần mềm chung ngăn Outlook đồng bộ với điện thoại.
Có thể đồng bộ danh bạ Outlook trên iPhone qua Cài đặt, iTunes, iCloud, qua email, nhập vCard, hoặc qua Exchange.
Dùng Cài đặt (Settings)
- Mở Cài đặt → nhấp Outlook > Danh bạ (Contacts).
- Bật Làm mới ứng dụng nền (Background App Refresh) thành xanh.
- Mở Ứng dụng Outlook → Cài đặt > tài khoản của bạn > Đồng bộ danh bạ (Sync Contacts).
Dùng iTunes
Ngoài trình phát nhạc/công cụ lưu trữ an toàn, iTunes quản lý và lưu trữ dữ liệu iPhone, dễ dàng cập nhật và chuyển danh bạ Outlook giữa thiết bị.
Đảm bảo iCloud tắt trước khi dùng iTunes đồng bộ danh bạ Outlook.
- Cắm iPhone vào máy tính, mở iTunes.
- Nhấp biểu tượng iPhone → Cài đặt (Settings) > Thông tin (Info).
- Tích Đồng bộ danh bạ với (Sync Contacts with) → chọn Outlook từ danh sách.
- Nhấp Áp dụng (Apply) hoàn tất.
Dùng iCloud
Trước khi đồng bộ danh bạ Outlook sang iPhone qua iCloud, đảm bảo bảng điều khiển iCloud cho Windows có sẵn hoặc cài trên máy.
Lưu ý: iCloud không cho đồng bộ chỉ danh bạ lên đám mây. Nếu không ngại tải lên lịch, thư, và danh bạ cùng lúc lên iCloud, làm theo dưới.
- Khởi chạy iCloud trên máy → đăng nhập ID và mật khẩu.
- Tích Thư, Danh bạ, Lịch, Nhiệm vụ (Mail, Contacts, Calendars, and Tasks).
- Nhấp Áp dụng (Apply).
Qua Email
Chuyển danh bạ Outlook sang iPhone qua email – hơi dài dòng.
- Mở ứng dụng Outlook máy để bàn.
- Nhấp Tệp > Mở > Nhập (File > Open > Import).
- Wizard Nhập/Xuất (Import/Export): chọn Xuất ra tệp (Export to a file).
- Nhấp Tiếp theo (Next).
- Chọn Giá trị phân cách bằng dấu phẩy (Windows) (Comma Separated Values) → Tiếp theo.
- Chọn thư mục chứa danh bạ muốn xuất → Tiếp theo.
- Đặt tên file CSV, lưu → Tiếp theo > Hoàn tất (Next > Finish).
- Soạn thư mới, đính kèm file CSV Outlook tạo, gửi đến email kết nối iPhone.
- Trên iPhone, mở thư, nhấp tệp đính kèm, làm theo bước đến tùy chọn Thêm tất cả danh bạ (Add All Contacts).
Lưu ý: Không phải thiết bị iOS nào xử lý file CSV giống nhau. Một số chỉ xem trước file mà không nhắc thêm làm danh bạ.
Nhập danh bạ dạng vCard
Phương pháp này đồng bộ danh bạ Outlook với iPhone bằng cách chuyển thành vCard (thẻ visita điện tử) xem được trên mọi phiên bản Outlook. Tuy nhiên, vCard chỉ tạo được trên ứng dụng Outlook máy để bàn.
- Mở Outlook → nhấp Danh bạ (Contacts).
- Chọn danh bạ muốn đồng bộ → Tệp > Lưu dưới dạng > Loại lưu (Save as type) → chọn Tệp vCard (vCard Files).
- Chọn vị trí lưu vCard, đặt tên → Lưu (Save).
- Trên iCloud.com, đăng nhập → nhấp Cài đặt > Nhập vCard (Settings > Import vCard).
- Chọn vCard đã lưu → Nhập (Import).
iCloud thêm danh bạ vào thư mục Tất cả danh bạ (All Contacts). Thách thức vCard: phải tạo và nhập vCard mới mỗi khi thêm danh bạ mới trong Outlook.
Qua Exchange
Phương pháp này chỉ hoạt động nếu iPhone kết nối mạng nội bộ công ty. Nếu công ty có máy chủ Exchange, đồng bộ danh bạ Outlook với nó và truy cập trên iPhone.
- Mở iPhone → Cài đặt > Thư, Danh bạ, Lịch (Mail, Contacts, Calendars) (Chọn Exchange nếu lần đầu thiết lập).
- Chọn Thêm tài khoản (Add Account).
- Chọn Exchange.
- Nhập email, tên người dùng, mật khẩu → Tiếp theo (Next).
- iPhone liên hệ máy chủ Exchange → đảm bảo biết địa chỉ máy chủ để nhập ở đây.
- Chọn Danh bạ (Contacts) từ các mục muốn đồng bộ → xong.
Đồng bộ danh bạ Outlook với iPad
iPad: 2 tùy chọn đồng bộ danh bạ Outlook – iTunes hoặc iCloud. Dùng iCloud trên máy → copy danh bạ lên iCloud truy cập từ iPad.
Dùng iTunes trên máy → đồng bộ danh bạ qua iTunes sang iPad.
Dùng iTunes
- Đảm bảo iTunes mới nhất, mở và đăng nhập thông tin đăng nhập dùng trên iPad.
- Cắm iPad vào máy, chọn nó từ iTunes.
- Nhấp Thông tin (Info) → chọn tùy chọn đồng bộ thư, lịch, danh bạ, ở đây Đồng bộ danh bạ với > Outlook.
- Nếu nhiều nhóm danh bạ, chỉ định nhóm muốn đồng bộ nhấp Chọn nhóm (Select Group), hoặc đồng bộ tất cả → Đồng bộ (Sync).
- Nhấp tab Tóm tắt (Summary) cho đồng bộ không dây → Đồng bộ với thiết bị này qua WiFi (Sync with this device over WiFi).
Từ nay, khi iPad bật và iTunes chạy trên máy, đồng bộ tự động xảy ra.
Dùng iCloud
Trước khi dùng cách này, đảm bảo có iCloud Control Panel cho Windows trên máy. Đăng nhập thông tin iPad, chọn tùy chọn đồng bộ – ở đây Danh bạ với Outlook.
- Mở Cài đặt (Settings) trên iPad.
- Chọn Thư, Danh bạ, Lịch (Mail, Contacts, Calendars).
- Nhấp iCloud.
- Đăng nhập Apple ID, chọn Thư, Danh bạ và Lịch (Mail, Contacts and Calendars) đồng bộ với Outlook qua iCloud.
- Có thể chọn tùy chọn iCloud khác: Tìm iPhone (Find My iPhone) hoặc Tài liệu và Dữ liệu (Documents and Data).
Đồng bộ với Outlook.com hoặc Exchange
- Mở Cài đặt iPad → Thư, Danh bạ, Lịch → Thêm tài khoản (Add Account).
- Nhấp Microsoft Exchange đồng bộ với máy chủ công ty, hoặc Outlook.com đồng bộ với tài khoản Outlook.com.
- Nhập email, tên người dùng, mật khẩu (nếu kết nối Exchange Server, nhập tên miền, tuy nhiên tùy chọn).
- Nhấp Tiếp theo.
- iPad liên hệ Exchange Server. Nhập tên miền ở đây → Tiếp theo.
- Chọn dịch vụ muốn đồng bộ – Thư, Danh bạ, Lịch (Mail, Contacts or Calendars) → xong.
Đồng bộ danh bạ Outlook với iCloud
Nếu có file PST trên máy chứa toàn bộ dữ liệu hồ sơ Outlook, nhập danh bạ lên iCloud qua 2 bước: chuyển đổi danh bạ PST thành vCard → nhập file vào iCloud.
Chuyển file PST thành vCard/VCF
Chuyển file .PST thành vCard dùng công cụ như SysTools vCard Export Tool.
- Tải công cụ về máy → nhấp Thêm tệp (Add File).
- Nhận Tệp (File) và Thư mục (Folder). Một file → chọn Tệp. Nhiều file trong thư mục → chọn Thư mục.
- Nhấp Duyệt (Browse) chọn file PST → Thêm (Add). Công cụ xem trước toàn bộ dữ liệu PST.
- Chọn danh bạ → Xuất (Export).
- Trong Tùy chọn xuất (Export Options), nhấp vCard chọn từ vị trí.
- Nhấp Xuất (Export) chuyển tất cả danh bạ thành file VCF.
- Thông báo xuất xong. Vào thư mục vị trí kiểm tra file VCF.
Nhập vCard vào iCloud
- Đăng nhập tài khoản bằng thông tin iCloud.
- Nhấp Danh bạ (Contacts) → biểu tượng bánh răng (gear icon) cuối màn hình.
- Nhấp biểu tượng → chọn Nhập vCard (Import vCard).
- Nhấp Duyệt (Browse) tìm file VCF, chọn → Mở (Open).
- Tất cả danh bạ Outlook trong file vCard sẽ đồng bộ lên iCloud.