Đôi khi khi cộng tác tài liệu Word với đồng nghiệp hoặc biên tập viên, số lượng bản sao, chỉnh sửa và thay đổi có thể nhanh chóng mất kiểm soát. Đây là lý do tùy chọn gộp hai tài liệu riêng biệt trong Word rất hữu ích, vì bản sao và bản chỉnh sửa không chỉ gộp lại, mà bạn còn có tùy chọn gán nhãn thay đổi nào do tác giả cụ thể nào làm và khi nào.
Tìm hiểu cách dễ dàng gộp hai tài liệu trong Microsoft Word.
Gộp hai tài liệu
Để bắt đầu, mở tài liệu đầu tiên bạn muốn làm tài liệu chính. Sau đó, dùng thanh công cụ trên cùng, nhấp tab "Review" (Xem xét), tìm nút có nhãn "Compare" (So sánh).
Tại đây, nhấp tùy chọn "Combine..." (Kết hợp...) từ menu thả xuống.
Điều này sẽ mở hộp thứ hai nơi bạn cần chọn hai tài liệu muốn gộp từ danh sách thả xuống.
Chọn tài liệu đầu tiên làm bản gốc (master). Thông thường, bạn muốn đây là bản gốc, trong khi tài liệu thứ hai là bản sao có chỉnh sửa từ người khác. Cũng đảm bảo dùng hộp "Label unmarked changes" (Gán nhãn thay đổi chưa đánh dấu) để xác định người dùng nào làm thay đổi khía cạnh nào của tài liệu.
Nếu nhấp "More" (Thêm), bạn cũng có thể kiểm soát nơi thay đổi sẽ hiển thị: "Original document" (Tài liệu gốc), "Revised document" (Tài liệu đã sửa), hoặc "New document" (Tài liệu mới).
Quản lý tài liệu đã gộp
Sau khi tài liệu được gộp, bạn sẽ thấy cửa sổ sau.
Ở đây bạn sẽ thấy ba phần độc lập – bên trái hiển thị "Revisions" (Sửa đổi) làm cho tài liệu, giữa hiển thị tài liệu đã gộp, và bên phải hiển thị cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa cùng lúc.
Nếu lượng thông tin này hơi quá sức, bạn có thể nhấp nút "Compare" lại, cuộn xuống tìm tùy chọn "Hide source documents" (Ẩn tài liệu nguồn).
Nhấp vào tùy chọn này để giảm ba phần còn hai.
Gộp thêm bản sao khác
Nếu muốn thêm bản sao khác (ví dụ trường hợp nhiều chỉnh sửa cho mỗi tài liệu), chỉ cần lặp lại quy trình như trên, nhưng dùng "Revised document" làm bản gốc, rồi tìm tài liệu thứ cấp bạn muốn thêm từ cùng danh sách dùng cho lần nhập đầu tiên.
Sao chép và dán
Tất nhiên, nếu muốn giảm bớt các biện pháp phức tạp trên, luôn có quy trình tin cậy là nhấn Ctrl + C và Ctrl + V.
Để dùng tùy chọn này, tìm văn bản nguồn bạn muốn nhập vào tài liệu mới, chọn bất cứ thứ gì bạn muốn mang theo bằng chuột.
Tiếp theo, nhấp chuột phải văn bản chọn "Copy" (Sao chép) từ menu thả xuống, hoặc dùng lệnh phím tắt trên để cắt văn bản và dán vào tài liệu mới bạn muốn chỉnh sửa.
Kết thúc
Cách bạn chọn gộp hai tài liệu cuối cùng phụ thuộc vào mức độ kiểm soát bạn muốn đối với nội dung nhập, cũng như số lượng chỉnh sửa có sẵn trong quá trình sửa đổi. May mắn thay, Word bao gồm vài tùy chọn khác nhau cho gộp tài liệu, nên bạn có thể dùng tùy theo trường hợp cá nhân phù hợp nhất!