Đôi khi bạn đang cộng tác trên một tài liệu word với đồng nghiệp hoặc người chỉnh sửa, số lượng bản sao, chỉnh sửa và thay đổi có thể nhanh chóng vượt quá tầm tay. Đây là lý do tại sao sẽ hữu ích khi có tùy chọn kết hợp hai tài liệu riêng biệt trong Word, vì một bản sao và một bản sao đã chỉnh sửa sẽ không chỉ hợp nhất mà bạn còn có tùy chọn gắn nhãn những thay đổi nào được thực hiện bởi một tác giả cụ thể và khi nào.
Tìm hiểu cách bạn có thể dễ dàng hợp nhất hai tài liệu trong Microsoft Word.
Hợp nhất hai tài liệu
Để bắt đầu, hãy mở tài liệu đầu tiên mà bạn muốn đóng vai trò là tài liệu chính. Sau đó, sử dụng thanh công cụ trên cùng, nhấp vào tab “Đánh giá” và tìm nút có nhãn “So sánh”.
Từ đây, hãy nhấp vào tùy chọn để “Kết hợp…” từ trình đơn thả xuống.
Thao tác này sẽ mở ra một hộp phụ, nơi bạn cần chọn hai tài liệu bạn muốn kết hợp từ danh sách thả xuống.
Chọn tài liệu đầu tiên bạn muốn đóng vai trò là tài liệu chính. Nói chung, bạn sẽ muốn đây là bản sao gốc, trong khi tài liệu thứ hai phải là bản sao có bất kỳ chỉnh sửa nào từ người khác. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn sử dụng hộp “Các thay đổi chưa được đánh dấu nhãn” để xác định người dùng nào đã thực hiện thay đổi đối với các khía cạnh nào của tài liệu.
Nếu bạn nhấp vào “Thêm”, bạn cũng có thể kiểm soát nơi những thay đổi này sẽ được hiển thị, trong “Tài liệu gốc”, “Tài liệu đã sửa đổi” hoặc trong “Tài liệu mới”.
Quản lý tài liệu kết hợp
Sau khi tài liệu được hợp nhất, bạn sẽ được chào đón bởi cửa sổ sau.
Tại đây, bạn sẽ thấy ba phần độc lập - bên trái hiển thị "Bản sửa đổi" được thực hiện cho tài liệu, phần giữa hiển thị tài liệu kết hợp và phần bên phải sẽ hiển thị đồng thời cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Nếu lượng thông tin này hơi quá nhiều, bạn có thể nhấp lại vào nút “So sánh” và cuộn xuống để tìm tùy chọn có nhãn “Ẩn tài liệu nguồn”.
Nhấp vào phần này và giảm ba phần xuống còn hai phần.
Hợp nhất trong các bản sao bổ sung
Nếu bạn muốn thêm nhiều bản sao hơn (chẳng hạn như trong ví dụ về việc có nhiều bản chỉnh sửa cho mỗi tài liệu), chỉ cần lặp lại quy trình tương tự như bạn đã làm ở trên, nhưng sử dụng "Tài liệu đã sửa đổi" làm bản sao gốc của bạn, sau đó tìm tài liệu thứ cấp bạn muốn thêm vào từ cùng một danh sách mà bạn đã sử dụng cho lần nhập đầu tiên.
Sao chép và Dán
Tất nhiên, nếu bạn muốn cắt giảm tất cả các biện pháp phức tạp được liệt kê ở trên, luôn có quy trình đáng tin cậy là chỉ cần nhấn Ctrl + C và Ctrl + V .
Để sử dụng tùy chọn này, hãy tìm văn bản nguồn mà bạn muốn nhập vào tài liệu mới của mình và chọn bất kỳ thứ gì bạn muốn chuyển qua bằng chuột của mình.
Tiếp theo, nhấp chuột phải vào văn bản và chọn “Sao chép” từ trình đơn thả xuống hoặc chỉ cần sử dụng lệnh quan trọng được đề cập ở trên để cắt văn bản và dán vào tài liệu mới mà bạn muốn chỉnh sửa.
Kết thúc
Cách bạn chọn để hợp nhất hai tài liệu của mình cuối cùng sẽ phụ thuộc vào số lượng kiểm soát bạn muốn có đối với những gì được nhập, cũng như số lượng chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình sửa đổi. May mắn thay, Word bao gồm một số tùy chọn khác nhau để hợp nhất tài liệu, vì vậy bạn có thể sử dụng nó tùy theo trường hợp cá nhân của mình là tốt nhất!