Microsoft Word là công cụ xử lý văn bản phổ biến được sử dụng chủ yếu để tạo, chỉnh sửa và lưu tài liệu cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào. Ngoài việc chỉ tạo tệp, một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc sử dụng Microsoft Word là bạn có thể dễ dàng phân tích phản hồi cho tài liệu từ nhiều người đánh giá và viết lại chúng bằng cách kết hợp nhiều tài liệu được gửi để đánh giá thành một.
Tại sao phải kết hợp nhiều tài liệu Word thành một?
Đôi khi, bạn có thể phải gửi tài liệu của mình cho các biên tập viên hoặc các thành viên trong nhóm của bạn để xem xét, phản hồi và đề xuất nhanh chóng. Sau khi đánh giá, bạn sẽ nhận được một số phản hồi và các bản sao sửa đổi dưới dạng từ phác thảo một số chỉnh sửa và thay đổi từ rất nhiều người đánh giá. Một bản sao và dán đơn giản sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu bạn muốn kết hợp các đánh giá và thay đổi từ nhiều bản sao. Với rất nhiều bản sao các thay đổi và chỉnh sửa từ nhiều tác giả hoặc người đánh giá, rất có thể mọi thứ có thể trở nên mệt mỏi.
Để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ phản hồi và sửa đổi quan trọng nào, bạn có thể thấy hữu ích khi kết hợp tất cả các tài liệu Word chứa phản hồi từ nhiều tác giả vào một tài liệu gốc duy nhất. Điều đó đang được nói, việc kết hợp phản hồi từ nhiều người đánh giá vào một tài liệu từ duy nhất sẽ cho phép bạn gắn nhãn các thay đổi được thực hiện bởi những người đánh giá cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng xem xét các nhận xét và thực hiện các thay đổi cần thiết.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách dễ dàng hợp nhất nhiều tài liệu trong Microsoft Word.
Hợp nhất hai tài liệu Word thành một
Khởi chạy Microsoft Word và mở tài liệu gốc mà bạn đã gửi để xem xét.
Trong thanh công cụ, điều hướng đến Xem lại và nhấp vào So sánh.
Chọn tùy chọn Kết hợp từ menu thả xuống. Thao tác này sẽ bật lên một cửa sổ phụ cho phép bạn chọn hai tài liệu mà bạn muốn kết hợp.
Trong tùy chọn Tài liệu gốc , hãy chọn tài liệu chính mà bạn đã gửi cho các đề xuất và đánh giá. Đảm bảo rằng bạn chọn các tài liệu gốc mà bạn đã làm việc mà không có bất kỳ chỉnh sửa và sửa đổi nào từ người đánh giá.
Trong Nhãn các thay đổi chưa được đánh dấu với , nhập nguyên bản hoặc bất kỳ cụm từ nào để biết rằng đây là tài liệu gốc đã được gửi đi xem xét.
Trong Tài liệu đã sửa đổi, chọn một tài liệu đã đánh giá mà bạn muốn kết hợp.
Trong Nhãn các thay đổi chưa được đánh dấu với , ghi tên tác giả để biết ai đã đề xuất sửa đổi.
Nhấp vào Thêm và trong Hiển thị thay đổi trong , hãy chọn Tài liệu mới.
Nhấp vào OK.
Bây giờ Word sẽ mở một tài liệu mới sẽ hiển thị cả tài liệu gốc mà bạn đã gửi để xem xét và bản sao từ tác giả mà bạn đã hợp nhất. Từ chia màn hình thành ba phần với một tài liệu kết hợp được hiển thị ở trung tâm, các bản sửa đổi nằm ở bên trái màn hình và hiển thị đồng thời cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi thành hai phần trong phần thứ ba.
Nếu bạn thấy thông tin này rất khó hiểu, bạn có thể giảm các phần xuống còn hai phần để làm cho hình ảnh hấp dẫn hơn. Thực hiện theo các bước dưới đây để thu nhỏ hiển thị trên thanh công cụ.
Điều hướng đến So sánh.
Nhấp vào Hiển thị tài liệu nguồn và chọn Ẩn tài liệu nguồn.
Sau khi bạn đã bao gồm tất cả các thay đổi theo cách bạn muốn, hãy Lưu tài liệu.
Kết hợp các bản sao Word bổ sung
Nếu bạn muốn kết hợp nhiều bản sao hơn từ một người đánh giá khác, hãy lặp lại các bước tương tự như đã đề cập ở trên. Tuy nhiên, bây giờ để hợp nhất các bản sao bổ sung, bạn cần sử dụng các tài liệu đã sửa đổi mà bạn nhận được từ việc hợp nhất hai tài liệu ở trên và thêm các tài liệu thứ cấp vào tệp word đã sửa đổi. Làm theo các bước dưới đây để hợp nhất các bản sao bổ sung
Trong thanh công cụ, điều hướng đến Xem lại và nhấp vào So sánh.
Trong tùy chọn Tài liệu gốc, chọn tài liệu đã sửa đổi có chứa các thay đổi kết hợp
Trong Nhãn các thay đổi chưa được đánh dấu , nhập bất kỳ cụm từ nào để biết rằng đây là tài liệu đã sửa đổi có chứa các thay đổi kết hợp.
Trong Tài liệu đã sửa đổi, chọn bất kỳ tài liệu nào bạn muốn kết hợp.
Trong Nhãn các thay đổi chưa được đánh dấu , ghi tên tác giả để biết ai đã đề xuất sửa đổi.
Nhấp vào Thêm và trong Hiển thị các thay đổi trong , hãy chọn Tài liệu mới.
Nhấp vào OK .
Word mở một tài liệu mới sẽ hiển thị cả tài liệu đã sửa đổi của bạn có chứa các thay đổi kết hợp và tài liệu được đánh giá phụ từ tác giả mà bạn đã hợp nhất.
Sau khi bạn đã bao gồm tất cả các thay đổi theo cách bạn muốn, hãy Lưu tài liệu.
Quy trình nêu trên hoạt động tốt với Microsoft Word cho Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 và Word 2007.
Kết thúc
Việc hợp nhất các tài liệu sẽ cực kỳ hữu ích nếu bạn có quá nhiều chỉnh sửa trong quá trình xem xét. Đối với một tài liệu có nội dung khổng lồ, việc thêm quá nhiều thay đổi sẽ rất tốn thời gian. Trong trường hợp như vậy, sẽ khá hữu ích khi hợp nhất các tài liệu trong Word. Tuy nhiên, nếu nội dung của bạn không quá lớn và nếu bạn thấy các bước trên quá áp lực, bạn có thể chỉ cần sao chép văn bản mà bạn muốn đưa vào tài liệu và dán chúng trực tiếp vào tài liệu mới của mình.
