Microsoft Word là công cụ xử lý văn bản phổ biến được sử dụng chủ yếu để tạo, chỉnh sửa và lưu tài liệu cho bất kỳ loại doanh nghiệp nào. Ngoài việc chỉ tạo tệp, một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc sử dụng Microsoft Word là bạn có thể dễ dàng phân tích phản hồi cho tài liệu từ nhiều người xem xét và viết lại chúng bằng cách kết hợp nhiều tài liệu được gửi để xem xét thành một.
Tại sao kết hợp nhiều tài liệu Word thành một?
Có thể có lúc bạn phải gửi tài liệu của mình cho biên tập viên hoặc thành viên nhóm để xem xét nhanh, phản hồi và đề xuất. Sau khi xem xét, bạn nhận được một nắm đăm phản hồi và bản sao sửa đổi dưới dạng word phác thảo một số chỉnh sửa và thay đổi từ nhiều người xem xét. Sao chép và dán đơn giản sẽ tốn 엄청난 thời gian nếu bạn muốn kết hợp các xem xét và thay đổi từ nhiều bản sao. Với nhiều bản sao thay đổi và chỉnh sửa từ nhiều tác giả hoặc người xem xét, rất có thể mọi thứ sẽ trở nên rối rắm.
Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ phản hồi và sửa đổi quan trọng nào, bạn có thể thấy hữu ích khi kết hợp tất cả các tài liệu Word chứa phản hồi từ nhiều tác giả thành một tài liệu gốc duy nhất. Điều đó nói lên, kết hợp phản hồi từ nhiều người xem xét vào một tài liệu word đơn lẻ sẽ cho phép bạn gắn nhãn các thay đổi do người xem xét cụ thể thực hiện. Cách này sẽ làm cho công việc xem xét nhận xét và thực hiện các thay đổi cần thiết dễ dàng hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách dễ dàng gộp nhiều tài liệu trong Microsoft Word.
Gộp hai tài liệu Word thành một
Khởi chạy Microsoft Word và mở tài liệu gốc của bạn mà bạn đã gửi để xem xét.
Trong thanh công cụ, điều hướng đến tab Xem xét và nhấp So sánh.
Chọn tùy chọn Kết hợp từ menu thả xuống. Điều này sẽ bật lên một cửa sổ thứ cấp cho phép bạn chọn hai tài liệu mà bạn muốn kết hợp.
Dưới tùy chọn Tài liệu gốc, chọn tài liệu chính mà bạn đã gửi để đề xuất và xem xét. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn tài liệu gốc mà bạn đã làm việc trên đó không chứa bất kỳ chỉnh sửa và sửa đổi nào từ người xem xét.
Trong hộp Gắn nhãn thay đổi chưa đánh dấu, gõ gốc hoặc bất kỳ cụm từ nào để biết rằng đây là tài liệu gốc được gửi để xem xét.
Dưới Tài liệu đã sửa đổi, chọn tài liệu đã xem xét mà bạn muốn kết hợp.
Trong Gắn nhãn thay đổi chưa đánh dấu hộp, viết tên tác giả để biết ai đã đề xuất sửa đổi.
Nhấp Thêm và dưới Hiển thị Thay đổi trong tùy chọn, chọn Tài liệu mới.
Nhấp OK.
Word bây giờ mở một tài liệu mới sẽ hiển thị cả tài liệu gốc của bạn mà bạn đã gửi để xem xét và bản sao từ tác giả mà bạn đã gộp. Word chia màn hình thành ba phần với tài liệu kết hợp hiển thị ở giữa, các sửa đổi được phác thảo ở bên trái của màn hình và, hiển thị cả tài liệu gốc và đã sửa đổi cùng lúc được chia thành hai ở phần thứ ba.
Nếu bạn thấy thông tin này rất rối rắm, bạn có thể giảm các phần xuống hai để làm cho hình ảnh trực quan hơn hấp dẫn. Làm theo các bước dưới đây để giảm thiểu hiển thị trong thanh công cụ.
Điều hướng đến So sánh.
Nhấp Hiển thị tài liệu nguồn và chọn Ẩn tài liệu nguồn.
Một khi bạn đã bao gồm tất cả các thay đổi theo cách bạn muốn, Lưu tài liệu.
Kết hợp thêm bản sao Word
Nếu bạn muốn kết hợp thêm bản sao từ người xem xét khác, lặp lại các bước giống như đã đề cập ở trên. Tuy nhiên bây giờ để gộp thêm bản sao bạn cần sử dụng tài liệu đã sửa đổi mà bạn đã nhận được từ việc gộp hai tài liệu ở trên và thêm tài liệu thứ cấp vào tệp word đã sửa đổi. Làm theo các bước dưới đây để gộp các bản sao bổ sung
Trong thanh công cụ, điều hướng đến tab Xem xét và nhấp So sánh.
Dưới tùy chọn Tài liệu gốc, chọn tài liệu đã sửa đổi chứa các thay đổi kết hợp
Trong hộp Gắn nhãn thay đổi chưa đánh dấu, gõ bất kỳ cụm từ nào để biết rằng đây là tài liệu đã sửa đổi chứa các thay đổi kết hợp.
Dưới Tài liệu đã sửa đổi, chọn bất kỳ tài liệu nào bạn muốn kết hợp.
Trong hộp Gắn nhãn thay đổi chưa đánh dấu, viết tên tác giả để biết ai đã đề xuất sửa đổi.
Nhấp Thêm và dưới Hiển thị Thay đổi trong tùy chọn, chọn Tài liệu mới.
Nhấp OK.
Word mở một tài liệu mới sẽ hiển thị cả tài liệu đã sửa đổi của bạn chứa các thay đổi kết hợp và tài liệu thứ cấp đã xem xét từ tác giả mà bạn đã gộp.
Một khi bạn đã bao gồm tất cả các thay đổi theo cách bạn muốn, Lưu tài liệu.
Quy trình trên hoạt động tốt với Microsoft Word cho Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 và Word 2007.
Tổng kết
Gộp tài liệu cực kỳ hữu ích nếu bạn có quá nhiều chỉnh sửa trong quá trình xem xét. Đối với tài liệu có nội dung lớn, thêm quá nhiều thay đổi sẽ tốn thời gian. Trong kịch bản như vậy, rất hữu ích khi gộp tài liệu trong Word. Tuy nhiên, Nếu nội dung của bạn không quá lớn và nếu bạn thấy các bước trên quá nhiều, bạn có thể đơn giản sao chép văn bản bạn muốn đưa vào tài liệu và dán trực tiếp vào tài liệu mới của bạn.