Làm việc từ nhà trong khủng hoảng Coronavirus (và sau này) có nghĩa là bạn ở không gian chung với gia đình và có thể bạn bè cùng phòng. Tùy công việc, bạn có thể không muốn người khác truy cập tệp công việc, hoặc truy cập điều gì đó trên máy tính. Tất nhiên, bạn cũng chỉ tìm kiếm riêng tư.
Bảo vệ máy tính bằng mật khẩu hoặc Windows Hello là cách bảo vệ công việc khỏi tay sai. Nhưng nếu bạn muốn đi xa hơn? Hướng dẫn này chỉ cách bảo vệ tệp, email, và hơn để làm việc an toàn từ nhà.
Mẹo 1: Bảo vệ tệp và thư mục trong Windows 10
Mẹo đầu tiên rõ ràng nhất: bảo vệ tệp và thư mục trong Windows 10. Với mẹo này, bạn dùng bảo vệ mật khẩu cơ bản của Windows. Cảnh báo, chỉ dùng cá nhân, không dành cho môi trường kinh doanh. Tính năng tích hợp Windows gắn khóa mã hóa vào tài khoản, nếu ai cố truy cập tệp, nội dung sẽ không đọc được.
Để làm vậy, mở File Explorer tìm tệp/thư mục muốn bảo vệ. Nhấp chuột phải, chọn Properties (Thuộc tính) rồi Advanced (Nâng cao) dưới cùng. Dưới phần dưới cửa sổ bật lên, bạn thấy hộp kiểm Encrypt contents to secure data (Mã hóa nội dung để bảo vệ dữ liệu). Nhấp vào đó, nhấn OK. Tiếp tục nhấp Apply (Áp dụng). Làm theo hướng dẫn màn hình, Windows sẽ mã hóa tệp/thư mục, khi xong nhấp thông báo mã hóa trong Action Center (truy cập bằng phím Windows + A). Bạn ghi nhớ khóa mã hóa để truy cập tệp.
Mẹo 2: Bảo vệ mật khẩu email trong Outlook trên Windows 10
Bảo vệ tệp là một việc, nhưng để thực sự an toàn, bạn có thể bảo vệ mật khẩu email trong Outlook. Với tính năng này, nội dung email chuyển từ văn bản đọc được thành văn bản mã hóa xấu xí. Chỉ người nhận có khóa riêng khớp khóa công khai dùng mã hóa mới đọc đúng thông điệp.
Outlook hỗ trợ hai loại mã hóa: S/MIME và Office 365 Message Encryption. S/MIME được hầu hết ứng dụng email hỗ trợ (trừ Outlook) và Office 365 Message Encryption chỉ hỗ trợ nếu người gửi có giấy phép Office 365 Enterprise E3.
Hướng dẫn bao phủ S/MIME vì phổ biến nhất. Để bắt đầu, chắc chắn hệ thống cấu hình gửi email mã hóa. Làm theo các bước dưới.
Với tính năng bật, bạn mã hóa email. Làm bằng cách soạn email bình thường, nhấp tab Options (Tùy chọn), theo sau encrypt (mã hóa), rồi Encrypt with S/MIME. Tự do gửi tin nhắn bình thường!
Nếu mã hóa email trên Outlook Web App, quy trình dễ hơn. Chỉ nhấp nút encrypt (mã hóa) trên thanh To: đỉnh giao diện. Nhận thức, Outlook.com dùng TLS (Transport Layer Security) cơ hội để mã hóa kết nối với nhà cung cấp email người nhận. Khác với S/MIME trên ứng dụng Outlook, với TLS, thông điệp có thể không mã hóa sau khi đến nhà cung cấp email người nhận. S/MIME an toàn hơn, vì mã hóa chính thông điệp, không phải email di chuyển giữa hộp thư.
Mẹo 3: Bật và dùng BitLocker trong Windows 10 Pro
Bảo vệ mật khẩu từng tệp/email tuyệt vời, nhưng bạn cũng mã hóa toàn bộ máy tính với BitLocker trong Windows 10. BitLocker ngăn dữ liệu riêng tư rơi vào tay sai nếu ai cố truy cập (hoặc xóa thiết bị) không nhập mật khẩu đăng nhập Windows. Thường làm bằng cách boot vào USB khôi phục Windows tích hợp hoặc không gian cài lại OS, tháo ổ cứng/SSD gắn vào hệ thống khác, hoặc phương pháp truy cập Windows khác.
Khi ai xấu cố ý thử các cách trên, họ sẽ được nhắc khóa khôi phục BitLocker 48 chữ số. Khóa thường lưu trực tuyến trên Tài khoản Microsoft, hoặc bản in/USB flash. BitLocker chỉ có Windows 10 Pro, và thiết bị có chip TPM, nhưng hầu hết PC Windows hiện đại có.
BitLocker thường bật mặc định. Bạn biết nó bật bằng cách mở File Explorer nhấp thanh bên This PC. Nếu thấy ổ khóa trên Local Disk C, nghĩa là đã được BitLocker bảo vệ. Nếu không, bật bằng cách làm sau.
Khi thiết lập BitLocker, có thể mất vài giờ thiết bị được mã hóa hoàn toàn. Bạn không bao giờ nhập khóa nữa trừ trường hợp đã mô tả. Tuy nhiên, cần chắc chắn lưu khóa. Nếu mất khóa, có thể mất truy cập tất cả tệp, nhưng có cách (rất kỹ thuật) khôi phục.
Mẹo 4: Bảo vệ mật khẩu tài liệu Office 365 trong Windows 10
Thứ ba là cách bảo vệ mật khẩu tài liệu Office 365. Đây là cách làm việc cốt lõi cho hầu hết mọi người, bảo vệ tài liệu đảm bảo không rơi vào tay sai. Bạn bảo vệ Word, PowerPoint, Excel chỉ vài bước.
Trước khi tiếp, nhắc nhở mật khẩu Office 365 không mã hóa tài liệu thực tế. Nếu muốn làm vậy, quay lại Mẹo 1. Mật khẩu tài liệu Office chỉ dành cho người dùng mới như cách nhanh bảo vệ tệp lưu trên máy tính.
Trong Microsoft Word, bảo vệ tài liệu bằng cách vào ribbon File, nhấp Info (Thông tin). Nhấp Protect Document (Bảo vệ tài liệu), rồi Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu). Nhập mật khẩu nhấn OK. Tương tự PowerPoint, vào ribbon File, nhấp Info. Chọn Protect Presentation (Bảo vệ bài thuyết trình), rồi Encrypt with Password. Nhập mật khẩu hộp Password nhấp OK.
Excel phức tạp hơn, bạn ngăn người khác truy cập dữ liệu, hoặc di chuyển trong bảng tính. Bạn cũng khóa vùng nhất định của trang không bảo vệ. Từ không cho xem công thức hoặc phạm vi. Chúng tôi khuyên bắt đầu bảo vệ toàn bộ tài liệu Excel. Làm bằng cách nhấp ribbon File nhấp Info. Chọn Protect Workbook (Bảo vệ sổ làm việc) chọn Encrypt with Password. Nhập mật khẩu nhấp OK.
Bạn cũng bỏ qua khóa toàn bộ sổ làm việc bằng cách khóa vùng nhất định trang không bảo vệ trong Excel. Làm bằng cách chọn phạm vi dữ liệu, nhấp chuột phải chọn Format Cells (Định dạng ô). Xóa hộp ghi Locked (Khóa). Giữ chọn vùng, vào tab Review (Xem xét), chọn Protect rồi Protect Sheet (Bảo vệ trang).
Mẹo 5: Bảo vệ mật khẩu phần sổ ghi chú OneNote trong Windows 10
Ngoài Word, Excel, PowerPoint, bạn cũng muốn bảo vệ phần sổ ghi chú OneNote. Cách đảm bảo ghi chú không rơi vào tay sai. Bạn làm dễ dàng trong Windows 10 với ứng dụng OneNote (tải qua Microsoft Store — không nói OneNote 2016) vài bước nhanh. Để bắt đầu, nhấp đúp tên sổ ghi chú thanh bên mở. Nhấp chuột phải phần, chọn tùy chọn Password Protection (Bảo vệ mật khẩu). Đó là xong!
Bạn giữ máy tính an toàn như thế nào?
Chúng tôi vừa chạm top 5 cách bảo vệ tệp, email, và hơn để làm việc an toàn từ nhà với Windows 10. Hướng dẫn hữu ích không? Hoặc bạn có mẹo riêng? An toàn, và cho chúng tôi lời khuyên làm việc từ nhà bằng cách bình luận bên dưới.