Microsoft Teams là một cách tuyệt vời để giữ cho các thành viên trong tổ chức của bạn được kết nối, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Đôi khi, bạn có thể cần làm việc với những người bên ngoài tổ chức của mình, chẳng hạn như nhà thầu, khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài. Bằng cách sử dụng khả năng khách của Teams, bạn có thể thêm những người dùng này theo cách an toàn, hạn chế quyền truy cập của họ vào dữ liệu của bạn.
Thêm khách là đơn giản. Tìm nhóm mà khách sẽ được thêm vào trong thanh bên Nhóm. Nhấp vào nút “…” ở bên phải tên của nhóm và chọn “Thêm thành viên”.
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm. Sau khi điền xong địa chỉ email, bạn sẽ được nhắc thêm tên cho khách. Sau đó, nhấp vào nút “Thêm” để hoàn tất quá trình. (Nếu bạn nhận được thông báo "Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ kết quả phù hợp nào", quyền truy cập với tư cách khách đã bị vô hiệu hóa đối với tài khoản Office 365 của bạn - trước tiên bạn cần phải nói chuyện với quản trị viên).
Khách của bạn sẽ nhận được email mời họ tham gia nhóm. Sau khi được chấp nhận, họ sẽ xuất hiện như bất kỳ thành viên nào khác.
Quyền của khách
Quyền của khách được giới hạn để giúp bảo vệ dữ liệu của tổ chức của bạn. Khách có thể gửi tin nhắn cho nhóm như bất kỳ người dùng nào khác. Họ cũng có thể chia sẻ tệp và tạo cuộc trò chuyện riêng tư.
Quyền truy cập vào hầu hết các tính năng khác bị hạn chế, vì vậy khách không thể lên lịch họp, thay đổi cài đặt Nhóm, tạo nhóm mới hoặc quản lý ứng dụng. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ những gì được phép trên trang web hỗ trợ của Microsoft.
Một số tùy chọn có thể tùy chỉnh và có thể được kiểm soát trên cơ sở từng nhóm. Nhấp vào liên kết "Quản lý nhóm" từ menu tùy chọn của nhóm và điều hướng đến tab "Cài đặt". Trong phần "Quyền của khách", hãy chuyển đổi các hộp kiểm để cho phép khách truy cập vào một số tính năng nhất định, chẳng hạn như tạo và xóa kênh.
Khách mời luôn được dán nhãn rõ ràng trong giao diện Đội để tránh nhầm lẫn. Bất kỳ người dùng bên ngoài nào cũng sẽ có tên của họ kèm theo từ “Khách”. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các khách mời - và xóa họ khỏi nhóm - bằng cách nhấp vào "Quản lý nhóm" từ menu tùy chọn của nhóm và xem lại danh sách các thành viên được hiển thị.
Cuối cùng, bạn không phải tạo tài khoản khách cho những người dùng cần quyền truy cập một lần vào cuộc họp Nhóm cụ thể. Bạn có thể làm theo hướng dẫn dành riêng của chúng tôi để quản lý quyền truy cập của khách vào các cuộc gọi thoại và video khi không cần quyền truy cập liên tục.