Microsoft Teams là cách tuyệt vời giữ thành viên tổ chức kết nối, đặc biệt làm việc từ xa. Đôi khi bạn cần làm việc với người ngoài tổ chức, như nhà thầu ngoài, khách hàng hoặc nhà cung cấp. Dùng khả năng khách (guest) của Teams, bạn thêm người dùng này an toàn, hạn chế truy cập dữ liệu.
Thêm khách đơn giản. Tìm team khách nên thêm trong thanh bên Teams. Nhấp nút "…" bên phải tên team chọn "Add member" (Thêm thành viên).
Nhập địa chỉ email người bạn muốn thêm. Khi hoàn thành email, bạn sẽ được nhắc thêm tên cho khách. Sau đó nhấp nút "Add" (Thêm) hoàn tất. (Nếu nhận thông báo "We can't find any matches" (Không tìm thấy khớp), truy cập khách bị tắt cho tài khoản Office 365 — bạn cần nói với quản trị viên trước).
Khách sẽ nhận email mời tham gia team. Khi chấp nhận, họ hiện như thành viên khác.
Quyền khách
Quyền khách bị hạn chế giúp bảo vệ dữ liệu tổ chức. Khách gửi tin nhắn cho team như người dùng khác. Họ cũng chia sẻ tệp và tạo trò chuyện riêng.
Truy cập hầu hết tính năng khác bị hạn chế, khách không thể lên lịch họp, thay đổi cài đặt Teams, tạo team mới hoặc quản lý ứng dụng. Bạn xem danh sách đầy đủ quyền cho phép trên trang hỗ trợ Microsoft.
Một số tùy chọn tùy chỉnh và kiểm soát trên cơ sở mỗi team. Nhấp liên kết "Manage team" (Quản lý team) từ menu tùy chọn team, điều hướng tab "Settings" (Cài đặt). Phần "Guest permissions" (Quyền khách), bật/tắt hộp kiểm để cho phép khách truy cập tính năng cụ thể, như tạo và xóa kênh.
Khách luôn được gán nhãn rõ ràng trong giao diện Teams tránh nhầm lẫn. Bất kỳ người dùng bên ngoài sẽ có tên thêm hậu tố "Guest." Bạn xem danh sách hoàn chỉnh khách — và xóa họ khỏi team — bằng cách nhấp "Manage team" từ menu tùy chọn team, xem danh sách thành viên hiển thị.
Cuối cùng, bạn không phải tạo tài khoản khách cho người dùng cần truy cập một lần vào cuộc họp Teams cụ thể. Bạn làm theo hướng dẫn chuyên biệt quản lý truy cập khách cho cuộc gọi thoại và video khi không cần truy cập bền vững.