Khi bạn chia sẻ tệp với đồng nghiệp như một phần của thủ tục hàng ngày, bạn có thể muốn nắm bắt ai đang thay đổi tệp của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp nơi cộng tác từ xa là chìa khóa vận hành hàng ngày.
May mắn thay, nếu công ty bạn đăng ký Office 365 và dùng SharePoint lưu trữ tệp, có cách dễ dàng làm điều này. Để cập nhật khi tài liệu SharePoint hoặc mục trên trang web thay đổi, bạn tạo cảnh báo (alert). Trong hướng dẫn này, chúng tôi xem cách làm.
Một số lưu ý
Trước khi bắt đầu, có lưu ý quan trọng. Trước hết, bạn có thể thấy tùy chọn khác nhau khi thiết lập cảnh báo. Nếu bạn người dùng nâng cao, bạn cũng có thể bỏ qua công việc thủ công và tự động hóa cảnh báo với Power Automate dùng bộ kết nối SharePoint. Cũng có cách xem hoạt động tệp trong thư viện tài liệu không tạo cảnh báo. Với phương pháp này, bạn thấy thay đổi bằng cách nhấp chuột phải tệp/thư mục, chọn ngăn chi tiết, quét phần hoạt động.
Cách bắt đầu
Để bắt đầu cảnh báo trong SharePoint Online, bạn truy cập tệp, liên kết, hoặc thư mục trước. Sau đó nhấp menu ba chấm bên cạnh, chọn Alert Me (Cảnh báo tôi) ở dưới. Menu mới xuất hiện trên màn hình.
Nếu thiết lập cảnh báo cho thư mục hoặc thư viện, có nhiều tùy chọn. Ví dụ, đặt tiêu đề cảnh báo tùy chỉnh ở đầu, hoặc thay đổi phương thức gửi từ email sang SMS. Bạn cũng thay đổi loại cảnh báo. Bạn nhận cảnh báo cho: chỉ khi mục mới thêm, khi mục hiện có sửa đổi, hoặc khi mục bị xóa.
Bạn cũng nhận cảnh báo cụ thể nếu bất cứ thứ gì trong thư mục thay đổi dựa trên tiêu chí cụ thể. Bao gồm: nếu người khác thay đổi tài liệu, nếu người khác thay đổi tài liệu do bạn tạo, hoặc nếu người khác thay đổi tài liệu bạn sửa đổi cuối. Thậm chí có tùy chọn gửi cảnh báo ngay lập tức, hoặc tóm tắt hàng ngày/tuần.
Cách hủy cảnh báo
Nếu bạn thay đổi ý định về cảnh báo, bạn dễ dàng hủy. Để xem cảnh báo, vào bất kỳ thư mục hoặc thư viện SharePoint. Nhấp menu ba chấm góc trên phải, chọn Manage my alerts (Quản lý cảnh báo của tôi). Chọn cảnh báo muốn xóa, chọn Delete Selected Alerts (Xóa cảnh báo đã chọn). Nhấp OK để xóa.
Chỉ một cách cộng tác với Office 365
SharePoint chỉ là một cách bạn nắm bắt tệp và cộng tác với đồng nghiệp. Bạn cũng cộng tác trong Word và Excel, dùng ứng dụng Office mới trên iOS và Android, cũng như thử OneNote 2016 với Outlook. Bạn có mẹo cộng tác? Hãy cho biết trong bình luận, và xem trung tâm tin tức Office 365 để thêm tính năng và câu chuyện.