Khi bạn đang chia sẻ tệp với đồng nghiệp như một phần của thói quen hàng ngày, bạn có thể muốn biết ai đang thực hiện thay đổi đối với tệp của bạn. Điều này có thể đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp nơi cộng tác từ xa là chìa khóa cho hoạt động hàng ngày.
May mắn thay, nếu công ty của bạn đã đăng ký Office 365 và sử dụng SharePoint để lưu trữ tệp, có một cách dễ dàng để thực hiện việc này. Để luôn cập nhật khi tài liệu SharePoint hoặc các mục trên trang của bạn thay đổi, bạn có thể tạo cảnh báo. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xem xét cách bạn có thể thực hiện điều đó.
Một số lưu ý
Trước khi bắt đầu, có một số lưu ý quan trọng mà chúng tôi muốn đề cập. Trước hết, bạn có thể thấy các tùy chọn khác nhau bất cứ khi nào bạn thiết lập cảnh báo. Nếu bạn là người dùng nâng cao hơn, bạn cũng có thể bỏ qua công việc thủ công và tự động hóa cảnh báo của mình bằng Power Automate với trình kết nối SharePoint. Cũng có nhiều cách để xem hoạt động tệp của bạn trong thư viện tài liệu mà không cần tạo cảnh báo. Với phương pháp này, bạn có thể xem các thay đổi đã được thực hiện bằng cách nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục, chọn ngăn chi tiết và quét phần hoạt động.
Cách bắt đầu
Để bắt đầu với cảnh báo trong SharePoint Online, trước tiên bạn sẽ muốn truy cập tệp, liên kết hoặc thư mục. Sau đó, bạn có thể nhấn vào menu dấu chấm lửng bên cạnh nó và chọn Alert Me trên dưới. Sau đó, bạn sẽ nhận được một menu mới trên màn hình của mình.
Nếu bạn đang thiết lập cảnh báo cho một thư mục hoặc thư viện, chúng sẽ là các tùy chọn khác nhau. Ví dụ:bạn có thể đặt Tiêu đề cảnh báo tùy chỉnh ở trên cùng hoặc thay đổi phương thức gửi từ email sang SMS. Bạn cũng có thể thay đổi loại cảnh báo của mình. Bạn sẽ có thể nhận được thông báo về những điều sau:chỉ khi các mục mới được thêm vào khi các mục hiện có được sửa đổi hoặc khi các mục bị xóa.
Bạn cũng có thể nhận được một cảnh báo cụ thể được gửi cho bạn về việc nếu bất kỳ điều gì trong thư mục thay đổi dựa trên các tiêu chí cụ thể. Những điều này bao gồm:nếu người khác thay đổi tài liệu, nếu người khác thay đổi tài liệu do bạn tạo hoặc nếu người khác thay đổi tài liệu do bạn sửa đổi lần cuối. Thậm chí còn có các tùy chọn để gửi cảnh báo, ngay lập tức hoặc bản tóm tắt hàng ngày hoặc hàng tuần.
Cách hủy thông báo của bạn
Nếu cuối cùng bạn thay đổi ý định về các cảnh báo, bạn có thể dễ dàng hủy chúng. Để xem cảnh báo của bạn, bạn có thể đi tới bất kỳ thư mục hoặc thư viện nào trong SharePoint. Sau đó, bạn có thể nhấp vào menu dấu chấm lửng ở góc trên cùng bên phải của màn hình và chọn Quản lý cảnh báo của tôi. Sau đó, bạn có thể chọn cảnh báo bạn muốn xóa và chọn Xóa cảnh báo đã chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào OK để xóa nó.
Chỉ một cách bạn có thể cộng tác với Office 365
SharePoint chỉ là một cách bạn có thể cập nhật tệp của mình và cộng tác với đồng nghiệp. Bạn cũng có thể cộng tác trong Word và Excel, sử dụng ứng dụng Office mới trên iOS và Android, cũng như dùng thử OneNote 2016 với Outlook. Bạn có kiến thức để hợp tác không? Hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét bên dưới và kiểm tra trung tâm tin tức Office 365 của chúng tôi để biết thêm các tính năng và câu chuyện.