Đồng bộ chia sẻ tệp cục bộ lên SharePoint Online liền mạch

Giới thiệu

Mặc định SharePoint Online cho phép đồng bộ tệp SharePoint về máy tính qua ứng dụng OneDrive. Tuy nhiên, OneDrive không thể đồng bộ giữa SharePoint Online và chia sẻ tệp máy chủ cục bộ (local file server share), cũng không lưu/lưu đồng bộ tệp SharePoint đến vị trí/ổ đĩa khác ngoài thư mục người dùng cục bộ.

Hướng dẫn này chỉ cách:

• Di chuyển tệp cục bộ hoặc từ máy chủ tệp on-premise sang SharePoint Online.
• Đồng bộ thư mục riêng lẻ (Tệp cục bộ, Chia sẻ máy chủ cục bộ, Chia sẻ mạng) với SharePoint bằng công cụ SynToy của Microsoft.
• Lên lịch chạy SynToy tự động để đồng bộ hàng ngày.
  * Lưu ý: SynToy không có giao diện lên lịch, nhưng có thể tạo Scheduled Task trong Windows (xem Bước 3).

Cách đồng bộ SharePoint Online với Chia sẻ tệp cục bộ bằng SyncToy

Bước 1. ÁNH XẠ SharePoint làm Ổ đĩa mạng trong File Explorer

Bước đầu để di chuyển và đồng bộ tệp từ PC/Mạng sang SharePoint Online là ánh xạ thư viện Documents SharePoint làm ổ đĩa mạng trong File Explorer. Tham khảo hướng dẫn: Cách ánh xạ SharePoint làm ổ đĩa mạng trong File Explorer.

Bước 2. Sao chép & Đồng bộ tệp cục bộ sang SharePoint bằng SynToy

Sau khi ánh xạ SharePoint làm ổ đĩa mạng, dùng SynToy để đồng bộ.

* Lưu ý: Có thể dùng công cụ khác hoặc phần mềm backup (ví dụ SyncBackPro) để copy/sync tệp cục bộ sang SharePoint.

1. Tải và cài đặt SyncToy 2.1 từ Trung tâm tải xuống Microsoft chính thức.
2. Chạy SynToy, màn hình đầu chọn Create New Folder Pair (Tạo cặp thư mục mới).
3. Nhấp Browse chọn thư mục trên PC (hoặc mạng cục bộ)* muốn đồng bộ với SharePoint Online Documents Library.
   * Lưu ý: Để đồng bộ chia sẻ mạng, trước hết hãy ánh xạ Thư mục chia sẻ làm ổ đĩa mạng trong File Explorer.
4. Giữ tùy chọn Synchronize (Đồng bộ hai chiều) → nhấp Next.
5. Đặt tên nhận diện "Folder Pair Name" → nhấp Finish.
6. Nhấp nút Run để bắt đầu đồng bộ ngay, hoặc tiếp tục Bước 3 để lên lịch chạy tự động.
7. Đợi đồng bộ hoàn tất, cửa sổ mới sẽ hiển thị kết quả đồng bộ.

Bước 3. Lên lịch chạy SynToy TỰ ĐỘNG vào thời điểm cụ thể

1. Trong hộp tìm kiếm, gõ: task scheduler → mở Task Scheduler (Lập lịch tác vụ).
2. Menu Action → chọn Create Basic Task (Tạo tác vụ cơ bản).
3. Đặt tên dễ nhận diện (ví dụ: "SharePoint Sync") → Next.
4. Tại Trigger, chọn thời điểm chạy (ví dụ: 'Daily') → Next.
5. Đặt giờ bắt đầu và tần suất lặp lại → Next.
6. Tại 'Action', chọn Start a program (Khởi động chương trình).
7. Nhấp Browse, tìm và chọn file SynToyCmd (thường ở C:\Program Files\SyncToy 2.1\SynToyCmd.exe) → Open.
8. Trong hộp 'Add arguments', gõ -R để chạy tất cả cặp thư mục đang kích hoạt, hoặc -R "Tên Cặp Thư Mục" để chạy một cặp cụ thể. → Next.
   Ví dụ: Nếu tên cặp là 'PublicPair', gõ: -R "PublicPair"
9. Nhấp Finish để lưu tác vụ đã lên lịch.

Chúc bạn thành công! Hãy để lại bình luận nếu hướng dẫn này hữu ích.