Đôi khi có nhu cầu khóa thư mục hoặc file bằng mật khẩu để bảo vệ khỏi truy cập trái phép. Bài viết này chứa các phương pháp MIỄN PHÍ an toàn nhất để bảo vệ thư mục hoặc file bằng mật khẩu trong Windows OS, khiến chúng không thể truy cập được bởi bất kỳ ai không có mật khẩu.
Một số đề xuất trước khi khóa/mã hóa file:
1. Luôn sử dụng mật khẩu mạnh khi khóa file và ghi nhớ ở nơi an toàn.
2. Nếu dùng mã hóa EFS hoặc BitLocker, luôn sao lưu file đã mã hóa và khóa khôi phục trên thiết bị riêng (ví dụ: USB) và bảo quản thiết bị này an toàn.
3. Để phòng ngừa hư hỏng, thường xuyên sao lưu sang thiết bị riêng, các file đã khóa (mã hóa) ở định dạng chưa khóa (chưa mã hóa).
Cách bảo vệ file hoặc thư mục bằng mật khẩu trong Windows.
Phương pháp 1. Khóa tài liệu Office, Workbook, Presentation, v.v.
Phương pháp 2. Khóa và mã hóa thư mục hoặc file với 7-Zip.
Phương pháp 3. Mã hóa file và thư mục bằng EFS encryption.
Phương pháp 4. Mã hóa thư mục và file bằng BitLocker.
Phương pháp 5. Mã hóa file và thư mục bằng VeraCrypt.
Phương pháp 1. Cách khóa tài liệu Word, Excel Workbook, PowerPoint Presentation, v.v.
Mọi ứng dụng Microsoft Office đều cung cấp tính năng bảo vệ mật khẩu cho tài liệu đang mở. Ví dụ, nếu muốn đặt mật khẩu cho file Word, Excel hoặc PowerPoint, vào:
- File -> Info -> Protect Document -> Encrypt with Password.
Phương pháp 2. Cách khóa thư mục hoặc file bằng 7-zip.
Phương pháp tiếp theo để bảo vệ file hoặc thư mục bằng mật khẩu là sử dụng chương trình nén file 7-Zip, hỗ trợ mã hóa dữ liệu.
Ưu điểm: Cung cấp mã hóa mạnh và miễn phí!
Nhược điểm: Nhược điểm của phương pháp khóa 7-zip là bạn phải luôn giải nén file nén được bảo vệ để truy cập và làm việc với nội dung bên trong.
Để Bảo vệ (Khóa) file hoặc thư mục bằng mật khẩu với 7-zip:
1. Tải xuống và cài đặt 7-zip.
2. Chuột phải vào file (hoặc thư mục) bạn muốn nén và bảo vệ bằng mật khẩu, chọn 7-Zip -> Add to archive.
3. Ở cửa sổ 'Add to archive', nhập mật khẩu của bạn và nhấp OK.
Phương pháp 3. Cách khóa file và thư mục bằng mã hóa EFS.
EFS là công cụ mã hóa tích hợp sẵn, có thể bảo vệ từng file và thư mục trên ổ NTFS bằng cách mã hóa chúng.
Ưu điểm: File được mã hóa EFS chỉ có thể mở trên cùng một máy tính (nơi tạo ra) hoặc trên máy tính khác chỉ khi bạn cài đặt khóa giải mã (certificate).
Nhược điểm:
1. Mã hóa EFS chỉ khả dụng cho Windows 10, 8, 8.1 Pro hoặc Windows 10 Enterprise & Windows 7 Ultimate.
2. Nếu bạn gửi email hoặc sao chép file đã mã hóa sang máy tính khác trên mạng, mã hóa sẽ bị gỡ bỏ (mất).
Để Mã hóa File hoặc Thư mục bằng EFS encryption.
1. Chuột phải vào file hoặc thư mục bạn muốn mã hóa và chọn Properties.
2. Ở tab General nhấp Advanced.
3. Chọn hộp Encrypt files to secure data và nhấp OK hai lần để áp dụng thay đổi.
4. Sau đó, khi Windows nhắc, nhấp để Backup the Encryption Key. *
* Lưu ý: Nếu bạn không thấy thông báo "Back up your file encryption key" và bạn mã hóa file/thư mục lần đầu, hãy làm theo một trong hai (2) cách sau để sao lưu khóa mã hóa:
- Phương pháp A. Khởi động lại máy tính và sau khi boot vào Windows, nhấp vào biểu tượng thông báo "Encrypting Files System – Backup the Encryption Key".
- Phương pháp B. Điều hướng đến Windows Control Panel và mở Internet Options.
a. Ở tab Content nhấp Certificates.
b. Ở tab Personal, nhấp Export và tiếp tục đến bước 6 để sao lưu khóa khôi phục .
5. Nhấp Back up now (recommended)
6. Ở màn hình chào mừng Certificate Export Wizard nhấp Next.
7. Giữ nguyên định dạng xuất file mặc định và nhấp Next.
8. Ở màn hình tiếp theo, chọn hộp Password, nhập mật khẩu mạnh và chọn mã hóa AES256-SHA256. Khi xong, nhấp Next.
9. Nhấp Browse, đặt tên file cho file certificate (khóa giải mã) và nhấp Save để lưu certificate (khóa giải mã) trên máy tính.* Khi xong, nhấp Next.
* Cảnh báo: Không lưu certificate bên trong thư mục bạn đang mã hóa.
10. Cuối cùng nhấp Finish và OK khi xuất xong.
11. Bạn đã xong. Sau khi áp dụng mã hóa, tất cả file/thư mục đã mã hóa sẽ hiển thị với biểu tượng ổ khóa. *
* Lưu ý: Trong các phiên bản Windows trước (ví dụ: Windows 7), file/thư mục đã mã hóa hiển thị với chữ màu xanh trên tên file.
MẸO khi sử dụng phương pháp mã hóa EFS:
1. Đặt mật khẩu đăng nhập Windows mạnh (trên máy tính nơi áp dụng mã hóa).
2. Luôn sao lưu khóa khôi phục EFS đã xuất (.pfx certificate) ở vị trí an toàn khác (ổ đĩa).
3. Không gửi email hoặc sao chép file đã mã hóa lên mạng, vì mã hóa sẽ bị gỡ bỏ.
4. Nếu muốn mở (giải mã) file EFS trên máy tính khác, bạn phải cài đặt khóa certificate (.pfx decryption key) trước, bằng mật khẩu bạn chỉ định khi xuất certificate EFS. Thực hiện bằng cách double click vào certificate đã xuất và làm theo các bước tại 'Certificate Import Wizard'.
5. Cuối cùng, nếu muốn gỡ bỏ mã hóa EFS, trên máy tính nơi EFS được bật (hoặc trên máy khác sau khi cài certificate-decryption key), thì:
a. Chuột phải vào thư mục/file đã mã hóa và chọn File ownership -> Personal.
b. Sau đó tiến hành gỡ bỏ hoàn toàn certificate đã cài đặt như sau:
1. Điều hướng đến Windows Control Panel và mở Internet Options.
2. Ở tab Content nhấp Certificates.
3. Ở tab Personal, chọn certificate đã cài đặt và nhấp Remove.
Phương pháp 4. Cách mã hóa thư mục và file bằng BitLocker.
Một phương pháp rất an toàn để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng mật khẩu là sử dụng chương trình mã hóa BitLocker, hiện chỉ có trong phiên bản Professional và Enterprise của Windows (Windows 10, 8, 8.1 Pro hoặc Windows 10 Enterprise & Windows 7 Ultimate).
Ưu điểm: Cung cấp bảo vệ mạnh.
Nhược điểm: Nhược điểm của BitLocker là không có sẵn trong phiên bản Windows Home.
- Bài viết liên quan: Cách mã hóa toàn bộ PC bằng BitLocker trong Windows 10 Pro & Enterprise.
Để Bảo vệ thư mục bằng mật khẩu với BitLocker:
Bước 1. Tạo ổ cứng ảo (VHD).
Để sử dụng bảo vệ BitLocker, bạn phải tạo VHD (còn gọi là "file container"), sau đó lưu trữ file bạn muốn mã hóa lên đó. Thực hiện như sau:
1. Nhấn đồng thời phím Windows 
+ R để mở hộp thoại Run.
2. Gõ diskmgmt.msc và nhấn Enter.
3. Trong Disk Management, vào Action -> Create VHD
4. Nhấp Browse sau đó, ở màn hình tiếp theo, đặt tên cho ổ BitLocker (ví dụ: "Virtual Drive") và nhấp Save.
5. Chỉ định dung lượng cho ổ ảo theo nhu cầu (ví dụ: 300MB) và tùy chọn chọn Dynamically expanding để tự động tăng dung lượng định nghĩa (ví dụ: 300MB) nếu cần.
6. Khi xong, nhấp OK.
7. Khi tạo ổ ảo xong, bạn sẽ thấy ổ mới (ví dụ: "Disk 1") với nhãn "Not Initialized".
8. Chuột phải vào ổ mới và chọn Initialize Disk.
9. Ở cửa sổ "Initialize Disk", giữ cài đặt mặc định (MBR) và nhấp OK.
10. Khi khởi tạo xong, chuột phải vào không gian chưa phân bổ và tạo New Simple Volume.
11. Nhấp Next ở tất cả màn hình để tạo volume mới và format ổ.
12. Khi format xong, bạn sẽ thấy volume VHD mới (ví dụ: tên "New Volume (D:)") trong disk manager (và Windows Explorer).
Bước 2. Bảo vệ volume VHD bằng BitLocker.
1. Điều hướng đến Windows Control Panel (small icons) và mở BitLocker Drive Encryption.
2. Sau đó, nhấp Turn on BitLocker để bật mã hóa trên volume mới (ổ):
3. Chọn Use a password to unlock the drive, nhập mật khẩu mạnh và nhấp Next.
4. Ở màn hình tiếp theo chọn nơi lưu khóa khôi phục, nếu gặp sự cố mở ổ và nhấp Next. Ở bước này, bạn có các tùy chọn:
- Save to your Microsoft account: Chọn tùy chọn này bạn có thể lấy khóa khôi phục sau khi đăng nhập Microsoft Account tại https://onedrive.live.com/recoverykey.
- Save to a USB flash drive. Nếu chọn tùy chọn này, cắm USB trống vào PC và làm theo hướng dẫn để tạo ổ khôi phục BitLocker. Nếu gặp sự cố mở máy (tương lai), cắm USB flash drive vào máy bị khóa và làm theo hướng dẫn để mở khóa.
- Save to a file: Nếu muốn lưu khóa khôi phục vào file, lưu file trên máy (không an toàn) hoặc cắm USB và lưu khóa khôi phục lên USB. Nếu không thể mở máy trong tương lai, đọc file text đã lưu để tìm khóa khôi phục mở ổ ảo.
- Print the recovery key và lưu tài liệu in ra nơi an toàn.
5. Ở hai (2) màn hình tiếp theo, nhấp Next.
6. Cuối cùng nhấp Start encrypting.
7. Khi mã hóa xong, mở Windows Explorer và chuyển file bạn muốn bảo vệ vào ổ mới (VHD).
8. Khi xong việc, chuột phải vào ổ mới và chọn Eject.
9. Đó là xong!
MẸO khi sử dụng mã hóa BitLocker:
1. Để đổi mật khẩu BitLocker hoặc gỡ bỏ (tắt) bảo vệ BitLocker, vào Control Panel -> BitLocker Drive Encryption.
2. Luôn sao lưu khóa khôi phục BitLocker sang vị trí an toàn khác (ổ đĩa).
3. Để truy cập nội dung trên ổ ảo BitLocker (VHD), dùng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp 1. Double click vào file ổ ảo (VHD) và khi được hỏi, nhập mật khẩu để mở khóa ổ.
- Phương pháp 2. Mở Disk Management và vào Action -> Attach VHD sau đó nhập mật khẩu BitLocker.
-
- Nhấp Browse, chọn ổ ảo (file VHD) và nhấp OK.
-
- Mở Windows Explorer và double click vào ổ mới.
- Nhập mật khẩu để mở khóa ổ và khám phá nội dung.
Phương pháp 5. Cách mã hóa thư mục và file bằng VeraCrypt.
Phương pháp an toàn cuối cùng để khóa thư mục và file là sử dụng VeraCrypt - phần mềm mã hóa mã nguồn mở miễn phí và mạnh mẽ.
Ưu điểm:
1. Cung cấp bảo vệ mạnh
2. VeraCrypt dùng được trên tất cả phiên bản Windows (Home & Pro) và Mac OSX và Linux.
3. Miễn phí!
Nhược điểm: –
- Bài viết liên quan: Cách mã hóa toàn bộ PC bằng VeraCrypt trong Windows (Tất cả phiên bản)
Để Mã hóa file của bạn bằng VeraCrypt:
Bước 1. Tạo volume VeraCrypt được bảo vệ bằng mật khẩu:
Để bắt đầu mã hóa file với VeraCrypt, bạn phải tạo volume VeraCrypt (còn gọi là "VeraCrypt File Container"), thực tế là một ổ ảo được mã hóa (VHD) chứa file đã mã hóa của bạn.
1. Tải xuống và cài đặt VeraCrypt trên máy tính. *
* Lưu ý: Luôn cài đặt VeraCrypt với quyền administrator cục bộ.
2. Khi cài đặt xong, chạy VeraCrypt và vào Volumes -> Create New Volume
3. Ở màn hình đầu tiên giữ tùy chọn mặc định (Create an encrypted file container) và nhấp Next.
4. Nhấn Next để tạo Standard VeraCrypt volume.
5. Ở cửa sổ Volume Location, nhấp Select File sau đó, ở màn hình tiếp theo, đặt tên cho VeraCrypt Volume (ví dụ: "Private") và nhấp Save. Khi xong nhấp Next để tiếp tục.
6. Giữ tùy chọn mã hóa mặc định (AES / SHA-512) và nhấp Next.
7. Ở Volume Size, nhập dung lượng cho volume mới theo nhu cầu (ví dụ: 300MB) và nhấp Next.
8. Bây giờ nhập mật khẩu mạnh* và nhấp Next để tiếp tục.
* Lưu ý: Mật khẩu mạnh phải gồm 20 ký tự trở lên và chứa chữ hoa, chữ thường, số, ký tự đặc biệt, v.v..
MẸO: Chọn hộp "Display Password" để kiểm tra nội dung bạn gõ.
9. Ở tùy chọn Volume Format, chọn NTFS và tùy chọn chọn hộp Dynamic .* Sau đó di chuyển chuột ngẫu nhiên trong cửa sổ để tăng cường độ mạnh mật mã. Khi thanh 'Randomness' chuyển sang xanh, nhấp Format.
* Lưu ý: Nếu chọn tùy chọn Dynamic, dung lượng volume sẽ tự động tăng nếu vượt quá giới hạn định nghĩa (ví dụ: 300MB).
10. Khi thao tác hoàn tất nhấp OK sau đó nhấp Exit.
Bước 2. Chuyển file bạn muốn bảo vệ vào volume VeraCrypt.
Bước cuối cùng là đưa thư mục/file bạn muốn bảo vệ vào volume VeraCrypt đã mã hóa.
1. Chạy VeraCrypt và mount volume đã mã hóa. Thực hiện như sau:
1. Chọn một Drive letter có sẵn.
2. Nhấp Select file và chọn volume VeraCrypt đã mã hóa (ví dụ: "Private").
3. Nhấp Mount.
4. Nhập mật khẩu và nhấp OK.
2. Khi mount xong, mở Windows Explorer và bạn sẽ thấy ổ cục bộ mới (với dung lượng theo thiết lập khi tạo volume VeraCrypt).
3. Bây giờ, chuyển tất cả thư mục và file bạn muốn bảo vệ vào ổ mới.
4. Khi xong, đóng Windows Explorer và từ menu VeraCrypt chọn Dismount.
5. Bạn đã xong! Chỉ cần làm theo quy trình tương tự để làm việc với file được bảo vệ trong tương lai.
Đó là xong! Hãy cho tôi biết hướng dẫn này có giúp ích cho bạn không bằng cách để lại bình luận về trải nghiệm của bạn. Vui lòng like và chia sẻ hướng dẫn này để giúp đỡ người khác.