Vài tuần trước, chúng tôi bao gồm một số thực hành yêu thích cho cuộc họp trong Microsoft Teams. Chúng tôi lưu ý cuộc gọi video là nơi bạn dành nhiều thời gian khi dùng dịch vụ Microsoft. Tuy nhiên, còn có trò chuyện (chats) cần cân nhắc, vì nó là một trong những tính năng cốt lõi khác của Microsoft Teams. Đó là lý do hôm nay, chúng tôi quay lại chuỗi thực hành tốt nhất Microsoft 365, bao gồm chat trong Teams.
Thực hành 1: Xin hãy giữ mọi thứ trong một luồng (thread)!
Đầu tiên. Teams khác Slack ở chỗ tốt nhất giữ mọi thứ tổ chức trong một "luồng" (thread). Với Teams, nếu bắt đầu cuộc trò chuyện mới mỗi khi muốn trả lời, tin nhắn tạo danh sách dài trong kênh, khó theo dõi gì quan trọng. Vì vậy, tốt nhất trả lời luồng hiện có, miễn là cùng chủ đề. Làm bằng nhấp hộp trả lời (reply) dưới luồng, nhập văn bản, nhấp nút phong bì (envelope) gửi. Tin cậy, đồng nghiệp sẽ cảm ơn sau.
Thực hành 2: Dùng Shift+Enter ngắt dòng và tránh gửi tin nhắn sớm
Tiếp theo, mẹo đơn giản khác. Không gì tệ hơn gửi tin nhắn quá sớm trước khi gõ xong. Đôi khi xảy ra vì nhấn phím "Enter" nghĩ nó ngắt dòng mới. Tuy nhiên, trong Teams, làm vậy gửi tin nhắn thay vì ngắt dòng.
Điều này dẫn đến tin nhắn ngại ngùng trong chat, hoặc tệ hơn, tin nhắn không hoàn chỉnh trong luồng công khai. Vâng, như chúng tôi bao gồm trước, cách đơn giản tránh gửi sớm là dùng phím Shift+Enter để ngắt dòng, thay vì Enter. Tránh phiền toái chỉnh sửa lỡ chính tả, hoặc xóa. Bạn cũng thử dùng trình soạn thảo (editor), như thảo luận sau.
Thực hành 3: Dùng nút định dạng (format button)
Thực hành tốt nhất thứ ba, đi sâu vào nút định dạng trong Microsoft Teams. Thường, tin nhắn và chat Teams đến dạng văn bản định dạng sẵn. Nhưng nếu muốn thêm phong cách, đổi font, v.v., làm dễ dàng với nút định dạng. Cho phép đổi màu font, gạch ngang, cỡ chữ, hơn nữa. Giúp thêm cá tính cho tin nhắn.
Nút định dạng cũng là cách khác tránh gửi sớm. Vì nút định dạng cho tùy chọn soạn thảo phong phú, nó không gửi tin nhắn khi nhấn "Enter". Bạn thủ công nhấp phong bì mỗi lần.
Để dùng bộ định dạng, nhấp nút "A" có cây vẽ bên cạnh. Nút đầu trong hộp chat Teams hoặc hộp trả lời kênh. Khi mở, cảm giác giống Microsoft Word. Tùy chỉnh tin nhắn theo ý, nổi bật giữa đám đông.
Thực hành 4: Dùng tab Tệp (Files) kiểm tra tệp trong chat
Bạn gửi đồng nghiệp tệp quan trọng trong Teams, nhưng khó tìm? Teams dễ dàng khám phá nội dung gửi trước. Nhờ OneDrive và SharePoint, giữ tất cả tệp dưới tab "Tệp" (Files) trên thanh đầu trong chat, hoặc kênh. Nhấp vào đó, cuộn danh sách tệp gửi giữa bạn và người chat. Mở nội dung nhấp vào, hoặc tải xuống và chia sẻ liên kết chuột phải tên tệp.
Theo dõi thêm!
Chúng tôi luôn bao gồm Microsoft Teams, đây chỉ đoạn nhỏ bao gồm. Mời xem trung tâm Microsoft 365 thêm tin tức và thông tin về Microsoft Teams. Và hãy để lại bình luận nếu bạn có thêm mẹo liên quan Teams, hoặc Microsoft 365.