Giờ đây, hơn bao giờ hết, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp trong Microsoft Teams. Tuy nhiên, bạn càng dành nhiều thời gian trong Teams, thì việc thử và tận dụng tối đa tất cả các tính năng có sẵn cho bạn càng trở nên quan trọng, để bạn có thể có trải nghiệm liền mạch. Dưới đây là một số tính năng đó và một số phương pháp hay nhất để tận dụng để bạn có thể trở thành chuyên gia trong các cuộc họp trong Microsoft Teams.
Thực hành 1:Làm mờ nền hoặc sử dụng hình nền
Cách thực hành tốt nhất đầu tiên trong danh sách của chúng tôi là một cách rõ ràng nhất và phổ biến nhất trong tình hình hiện tại. Đó là, sử dụng khả năng làm mờ nền của bạn trong Nhóm hoặc sử dụng hình nền.
Với phương pháp hay nhất này, bạn có thể tổ chức cuộc họp ở hầu hết mọi nơi và ngụy trang bất cứ điều gì xảy ra trong nền xung quanh bạn. Thật vậy, nhờ tính năng này, các Nhóm sẽ chỉ nhấn mạnh vào khuôn mặt của bạn và ẩn mọi thứ khác. Chỉ cần lưu ý, nó sử dụng trí thông minh nhân tạo và chỉ hoạt động với con người. Vì vậy, bạn có thể nên cẩn thận một chút nếu những người bạn lông bông của mình ở trong nền.
Có một số cách để làm mờ nền của bạn hoặc sử dụng hình nền trong Nhóm. Bạn có thể thực hiện việc này trước cuộc họp hoặc trong cuộc họp.
Trước cuộc họp, trên màn hình tham gia, bạn sẽ muốn nhấp vào hộp vuông ở bên trái của Mic và loa PC dưới nguồn cấp dữ liệu video của bạn. Từ đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn cho Cài đặt nền . Bạn có thể chọn cái đầu tiên có nội dung Làm mờ . Hoặc, nếu bạn muốn một nền khác, bạn có thể chọn một nền từ danh sách. Nguồn cấp dữ liệu của bạn sẽ thay đổi thành nền mong muốn và khi hoàn tất, bạn có thể đóng Cài đặt nền cửa sổ với X.
Để làm mờ nền của bạn trong cuộc họp, hãy bấm vào ba dấu chấm (...) Ở đầu cửa sổ cuộc họp. Sau đó, từ đó, nhấp vào Áp dụng hiệu ứng nền. Sau đó, bạn có thể chọn một từ danh sách và nhấp vào Áp dụng.
Thực hành 2:Sử dụng tai nghe để có trải nghiệm tốt hơn
Tiếp theo, là một phương pháp mà đồng nghiệp của bạn có thể sẽ đánh giá cao:sử dụng tai nghe. Với phương pháp này, bạn sẽ có một cuộc gọi chất lượng cao hơn trong Nhóm. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc đồng nghiệp không nghe thấy bạn hoặc bạn không nghe thấy họ. Đây là cách bạn có thể thiết lập một trong Nhóm.
Để sử dụng tai nghe với Teams, chỉ cần đảm bảo rằng nó đã được cắm hoặc kết nối với thiết bị của bạn, qua Bluetooth hoặc giắc cắm tai nghe. Sau khi kết nối, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng Teams được định cấu hình đúng cách cho tai nghe. Một lần nữa, bạn có thể thực hiện việc này theo hai cách, trước cuộc họp trên màn hình tham gia hoặc trong cuộc họp từ menu.
Trước cuộc họp, bạn có thể định cấu hình cài đặt bằng cách nhấp vào Micrô và Loa PC bên dưới nguồn cấp dữ liệu video của bạn. Sau khi làm điều đó, bạn sẽ thấy Cài đặt thiết bị bật lên. Hãy nhớ xem các phần dành cho Người thuyết trình và Micrô . Nhấp vào mũi tên xuống và chọn tai nghe của bạn từ danh sách cho cả loa và micrô. Sau đó, đóng cửa sổ bằng X.
Trong cuộc họp, bạn có thể đổi sang tai nghe của mình bằng cách nhấp vào ba dấu chấm (...) Ở đầu màn hình và chọn Cài đặt thiết bị . Từ đó, bạn có thể chọn cài đặt giống như chúng tôi mô tả ở trên . Khi hoàn tất, hãy đóng cửa sổ bằng X.
Cần lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng tính năng Gọi điện thử nghiệm cũng có ở đây, để đảm bảo mọi thứ hoạt động ngay trước khi bạn bắt đầu cuộc họp.
Thực hành 3:Lên lịch các cuộc họp của bạn
Một trong những điều tồi tệ nhất của các cuộc họp là bị kéo vào một cuộc họp vào phút cuối hoặc giây cuối cùng. Đó là lý do tại sao, như một phương pháp hay nhất, chúng tôi khuyên bạn nên lên lịch và tinh chỉnh các cuộc họp của mình. Bạn có thể thực hiện việc này với Trợ lý lập lịch biểu trong Microsoft Teams. Dưới đây là cách sử dụng nó.
Đầu tiên, nhấp vào Lịch trong thanh bên của Nhóm. Từ đó, hãy nhấp vào Hỗ trợ lập lịch biểu trên đầu trang. Từ tab đó, bạn sẽ có thể lên lịch một cuộc họp dựa trên sự sẵn sàng của đồng nghiệp. Bạn có thể thêm địa điểm, người tham dự và hơn thế nữa. Khi thêm người tham dự, đồng nghiệp của bạn sẽ hiển thị dưới dạng không có sẵn hoặc không xác định. Trợ lý lấy thông tin từ lịch Outlook của đồng nghiệp của bạn để điền vào thông tin này. Bạn sẽ thấy chế độ xem lịch biểu, hiển thị các cuộc họp đã được lên lịch của họ bằng màu tím. Bạn cũng có thể cuộn qua các ngày và giờ để tìm thời gian phù hợp với mọi người.
Liên quan đến điều này, là khả năng chia sẻ chương trình họp. Bạn có thể làm điều này để đồng nghiệp của bạn và mọi người trong cuộc họp sẽ ở trên cùng một trang. Khi tạo một cuộc họp trực tuyến, bạn sẽ thấy điều này trong hộp soạn thảo. Bạn sẽ có thể đặt chương trình của mình ở đây và chương trình sẽ xuất hiện trong email mời.
Thực hành 4:Ghi chép cuộc họp
What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?
This is one of our other best practices for meetings in Teams. The reason why? Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.
To use the feature, join the meeting as you normally would, and then click the (. . . ) more actions button, followed by Meeting Notes. You should then see a Meeting Notes window pop up. From there, you'll want to click Take notes . This will then give you full access to a formatting toolbar, with bold, italic, highlighting, and some of other things you are used to in Microsoft Word. You also can create a new section with the (+) button, too.
When the meeting is finished, you can access your notes from the chat. There should be an option that says Show notes in full screen . Click it to view the notes.
Practice 5:Record your meetings (with permission of course!)
Final on our list of best practices is recording a meeting in Teams. One of the worst things in meetings is when you have to constantly ask your coworkers to repeat things over and over because you weren't able to get it down or take some notes. Well, if you have the consent of all parties in the meetings, you can actually record a meeting live, as it happens, to ensure that you can have a copy of the meeting for reference later.
To record a meeting, you can click the three dots ( . . . ) at the top of the screen, followed by the Start Recording cái nút. From there, you'll see a disclaimer that the meeting is being recorded. You can ignore it, this is just for your coworker's security. When the meeting is over, and you're ready to stop, you can then click the same menu and choose Stop Recording .
When the recording is finished, you'll get an email letting you know that it is available in Microsoft Stream. You can click that link in the email to access it, and even download a file, so you can view it offline.
Check out our other tips
While the focus of this article has been some of the best practices for Teams meetings, there's a lot more to know about Microsoft Teams. Over the past few months, we've been diving deeper into Teams. Topics include how to run multiple instances of Teams, how to use Bots, manage notifications, and a lot more. Check out our news hub here for more, and let us know if you have any Teams tricks and tips of your own by dropping us a comment below.