Giờ đây, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp trong Microsoft Teams. Tuy nhiên, càng dành nhiều thời gian trong Teams, càng quan trọng việc tận dụng tối đa các tính năng có sẵn để có trải nghiệm mượt mà. Dưới đây là một số tính năng và thực hành tốt nhất để bạn trở thành chuyên gia về cuộc họp trong Microsoft Teams.
Thực hành 1: Làm mờ nền hoặc dùng hình nền
Thực hành tốt nhất đầu tiên là rõ ràng và phổ biến nhất trong tình huống hiện tại. Đó là dùng khả năng làm mờ nền trong Teams hoặc dùng hình ảnh nền.
Với thực hành này, bạn có thể họp gần như ở đâu cũng được, và che giấu mọi thứ xảy ra xung quanh. Nhờ tính năng này, Teams chỉ tập trung vào khuôn mặt bạn và ẩn mọi thứ khác. Chỉ cần lưu ý, nó dùng trí tuệ nhân tạo, và chỉ hoạt động với con người. Vì vậy, bạn có thể muốn cẩn thận nếu bạn có "bạn lông" (thú cưng) ở phía sau.
Có vài cách làm mờ nền hoặc dùng hình nền trong Teams. Bạn có thể làm trước cuộc họp, hoặc trong cuộc họp.
Trước cuộc họp, trên màn hình tham gia, nhấp vào hộp vuông bên trái PC Mic and Speakers dưới luồng video của bạn. Từ đó, bạn sẽ thấy tùy chọn Cài đặt nền (Background Settings). Chọn cái đầu tiên, ghi Làm mờ (Blur). Hoặc nếu muốn nền khác, chọn từ danh sách. Luồng video sẽ thay đổi thành nền mong muốn, khi xong, đóng cửa sổ Cài đặt nền bằng nút X.
Để làm mờ nền trong cuộc họp, nhấp ba chấm ( . . . ) ở đầu cửa sổ họp. Sau đó, nhấp Áp dụng hiệu ứng nền (Apply Background Effects). Chọn từ danh sách, nhấp Áp dụng (Apply).
Thực hành 2: Dùng tai nghe cho trải nghiệm tốt hơn
Tiếp theo, là thực hành mà đồng nghiệp có thể trân trọng: dùng tai nghe. Với thực hành này, bạn sẽ có cuộc gọi chất lượng cao hơn trong Teams. Bạn không phải lo đồng nghiệp không nghe bạn, hoặc bạn không nghe họ. Đây là cách thiết lập trong Teams.
Để dùng tai nghe với Teams, chắc chắn nó được cắm hoặc kết nối với thiết bị, qua Bluetooth hoặc jack tai nghe. Khi đã kết nối, bạn muốn chắc chắn Teams được cấu hình đúng cho tai nghe. Lại có hai cách, trước cuộc họp trên màn hình tham gia hoặc trong cuộc họp từ menu.
Trước cuộc họp, cấu hình cài đặt bằng cách nhấp nút PC Mic and Speakers dưới luồng video. Khi làm vậy, Cài đặt thiết bị (Device Settings) hiện ra. Chú ý phần Loa (Speaker) và Microphone. Nhấp mũi tên xuống, chọn tai nghe từ danh sách cho cả loa và microphone. Đóng cửa sổ bằng X.
Trong cuộc họp, thay đổi sang tai nghe bằng cách nhấp ba chấm ( . . . ) ở đầu màn hình, chọn Cài đặt thiết bị. Từ đó, chọn cùng cài đặt như mô tả. Đóng cửa sổ bằng X.
Đáng lưu ý bạn cũng có thể dùng tính năng Thực hiện cuộc gọi thử (Make a test call) ở đây để đảm bảo mọi thứ hoạt động trước khi vào cuộc họp.
Thực hành 3: Lên lịch cuộc họp
Một trong những điều tệ nhất về cuộc họp là bị kéo vào phút chót. Vì vậy, như thực hành tốt nhất, chúng tôi đề xuất lên lịch và tinh chỉnh cuộc họp. Bạn có thể làm với Trợ lý lên lịch (Scheduling Assistant) trong Microsoft Teams. Đây là cách dùng.
Đầu tiên, nhấp biểu tượng Lịch (Calendar) ở thanh bên Teams. Nhấp tab Trợ lý lên lịch (Scheduling Assistant) ở trên. Từ tab đó, bạn lên lịch họp dựa trên thời gian rảnh của đồng nghiệp. Thêm địa điểm, người tham dự, và nhiều hơn. Khi thêm người tham dự, đồng nghiệp sẽ hiển thị là có sẵn, không có sẵn, hoặc không xác định. Trợ lý kéo thông tin từ lịch Outlook của đồng nghiệp để điền. Bạn thấy xem lịch trình, hiển thị cuộc họp đã lên lịch bằng màu tím. Bạn cũng cuộn qua ngày và giờ để tìm thời gian phù hợp cho mọi người.
Liên quan đến đây, là khả năng chia sẻ chương trình họp (meeting agenda). Bạn làm vậy để đồng nghiệp và mọi người trong cuộc họp cùng trên một trang. Khi tạo cuộc họp mới, bạn thấy ô soạn thảo. Bạn đặt chương trình ở đây, nó sẽ xuất hiện trong email mời.
Thực hành 4: Ghi chú cuộc họp
Điều gì xảy ra nếu bạn đang giữa cuộc họp quan trọng, nhưng cần cách ghi chú? Bạn nghĩ phải dùng Microsoft Word hay chương trình khác, nhưng bạn có biết Teams có tính năng ghi chú cuộc họp riêng?
Đây là một trong những thực hành tốt nhất của chúng tôi cho cuộc họp trong Teams. Lý do? Ghi chú được lưu như một phần của cuộc họp, đi đâu cũng mang theo, và lưu để sau này hoặc chia sẻ với đồng nghiệp.
Để dùng tính năng, tham gia cuộc họp như bình thường, nhấp nút hành động khác ( . . . ), chọn Ghi chú cuộc họp (Meeting Notes). Cửa sổ Ghi chú cuộc họp hiện ra. Nhấp Ghi chú (Take notes). Bạn sẽ có thanh công cụ định dạng đầy đủ, in đậm, in nghiêng, đánh dấu, và những thứ bạn quen trong Word. Bạn cũng tạo mục mới bằng nút (+).
Khi cuộc họp kết thúc, truy cập ghi chú từ khung chat. Sẽ có tùy chọn Hiển thị ghi chú toàn màn hình (Show notes in full screen). Nhấp để xem ghi chú.
Thực hành 5: Ghi âm cuộc họp (với sự đồng ý tất nhiên!)
Cuối cùng trong danh sách thực hành tốt nhất là ghi âm cuộc họp trong Teams. Một điều tệ trong cuộc họp là phải liên tục nhờ đồng nghiệp lặp lại vì bạn không kịp ghi chép. Vâng, nếu có sự đồng ý của tất cả các bên trong cuộc họp, bạn thực sự có thể ghi âm cuộc họp trực tiếp, khi nó diễn ra, để đảm bảo bạn có bản sao để tham khảo sau.
Để ghi âm, nhấp ba chấm ( . . . ) ở đầu màn hình, theo sau nút Bắt đầu ghi âm (Start Recording). Bạn sẽ thấy cảnh báo cuộc họp đang được ghi âm. Bạn có thể bỏ qua, đây chỉ cho an ninh đồng nghiệp. Khi cuộc họp kết thúc, bạn sẵn sàng dừng, nhấp cùng menu và chọn Dừng ghi âm (Stop Recording).
Khi ghi âm xong, bạn nhận email báo có sẵn trong Microsoft Stream. Nhấp liên kết trong email để truy cập, thậm chí tải file để xem ngoại tuyến.
Xem thêm các mẹo khác
Mặc dù bài viết tập trung vào thực hành tốt nhất cho cuộc họp Teams, còn rất nhiều điều khác về Microsoft Teams. Trong vài tháng qua, chúng tôi đi sâu vào Teams. Chủ đề bao gồm chạy nhiều instance Teams, dùng Bot, quản lý thông báo, và nhiều hơn. Xem trung tâm tin tức tại đây, và cho chúng tôi biết nếu bạn có mẹo Teams riêng bằng cách bình luận bên dưới.