Năng suất là cốt lõi của công việc, học tập, và đời sống cá nhân, nhưng có một ứng dụng giúp bạn quản lý tất cả. Nhờ sức mạnh của Microsoft To Do (nay còn gọi là To Do) trên Windows 10, iOS, Android, và web, bạn sẽ quản lý được những việc cần làm trên danh sách và hoàn thành nhiều hơn. Được cảm hứng từ Microsoft, hôm nay chúng tôi đưa ra 5 cách hàng đầu để giữ năng suất với To Do trên Windows.
Ghim To Do để truy cập nhanh hơn
Điều đầu tiên trong danh sách là mẹo khá đơn giản. Không có gì phiền toái hơn phải tìm ứng dụng khi cần dùng. Bạn sẽ lãng phí thời gian quý tìm app trong menu Start Windows 10, hoặc nhấp Start Menu và tìm kiếm mới.
Tại sao không ghim To Do để truy cập nhanh? Có hai cách ghim To Do. Bạn có thể ghim To Do vào thanh tác vụ (taskbar) để truy cập danh sách yêu thích bằng cách chuột phải ứng dụng khi mở và chọn Ghim vào thanh tác vụ (Pin to taskbar). Chúng tôi cũng đề xuất ghim ứng dụng vào menu Start. Làm bằng cách tìm To Do trong danh sách ứng dụng menu Start, chuột phải, chọn Ghim vào Start (Pin to Start). Khi To Do ghim vào Start, bạn thấy các nhiệm vụ ngay trên Live Tile mà không cần mở ứng dụng.
Sử dụng thông báo huy hiệu (badge notifications)
Tiếp theo là thông báo huy hiệu ứng dụng (app badge notifications). Hơi giống Live Tiles, đây là cách khác để xem nhanh nhiệm vụ. Khi bật, bạn xem nhanh các nhiệm vụ chưa hoàn thành mà không mở To Do. Đề này về cơ bản là tín hiệu thị giác khi nhiệm vụ chồng chất và bạn cần hành động để không bỏ lỡ quan trọng. Tùy theo số lượng đến hạn hoặc quá hạn, bạn sẽ thấy số (#) xuất hiện trên biểu tượng ứng dụng trên Thanh tác vụ.
Để bật cài đặt này, nhấp biểu tượng hồ sơ góc trên bên trái màn hình. Nhấp Cài đặt (Settings). Bạn sẽ thấy phần Huy hiệu ứng dụng (App badge). Nhấp vào đó, chọn từ hai tùy chọn. Có Đến hạn hôm nay và quá hạn (Due today and overdue) hiển thị số lượng nhiệm vụ đến hạn hôm nay và quá hạn. Cũng có Đã thêm vào ngày của tôi và chưa hoàn thành (added to my day and not completed) hiển thị số lượng tất cả nhiệm vụ trong danh sách My Day chưa xong.
Thiết lập nhắc nhở
Đôi khi bạn thêm nhiệm vụ và quên nó. Ngay cả với Live Tiles, hay biểu tượng huy hiệu bật, có thể có tình huống nhiệm vụ lọt lọt qua tâm trí. Chúng tôi cũng đề xuất bật nhắc nhở và ngày đến hạn cho nhiệm vụ để tránh điều này.
Thông thường, nhắc nhở bật mặc định cho nhiệm vụ, nhưng bạn có thể đảm bảo chúng thực sự bật bằng cách vào Cài đặt như mô tả, cuộn xuống phần thông báo (notifications). Đảm bảo ô công tắc Nhắc nhở (Reminders) được bật.
Ngày đến hạn (Due dates), mặt khác, có thể thiết lập khi thêm nhiệm vụ. Thêm ngày đến hạn bằng cách nhấp biểu tượng lịch bên cạnh ô nhiệm vụ mới, chọn ngày cụ thể bằng cách nhấp Chọn ngày (Pick a date) từ danh sách.
Thêm chi tiết!
Tạo nhiệm vụ là một chuyện, chi tiết là chuyện khác. Càng nhiều chi tiết bạn thêm vào nhiệm vụ, cơ hội bạn không quên nó càng cao, hoặc bạn giữ năng suất hơn khi đào sâu nhiệm vụ. Bạn luôn có điểm quay lại xem ý định ban đầu. Trong To Do, có vài cách thêm chi tiết: thẻ (tags), ghi chú (notes), và đính kèm tệp (attach files).
Để thêm thẻ vào nhiệm vụ, chỉ cần gõ thẻ bên cạnh nhiệm vụ khi thêm. Bạn sẽ thấy thẻ xuất hiện dưới dạng liên kết xanh trong danh sách My Day. Trong ví dụ, bạn thấy thẻ #Tech, cùng #Personal và #School. Nhấp thẻ trong danh sách sẽ lọc, hiển thị tất cả nhiệm vụ có thẻ đó, giúp dọn dẹp danh sách và tìm thứ quan trọng.
Để thêm ghi chú, nhấp nhiệm vụ, nhìn bên phải màn hình. Sẽ có phần thêm ghi chú (add notes). Tại đây gõ ghi chú quan trọng về nhiệm vụ. Ví dụ: dàn ý, địa chỉ, hoặc bất cứ thứ gì.
Cuối cùng, đính kèm tệp, nhấp nhiệm vụ, chọn Thêm tệp (Add File) từ menu bên phải. Tệp sẽ đồng bộ lên đám mây, cùng nhiệm vụ. Cách tuyệt vời xem tệp trên các thiết bị, ngay cả khi không đang xem nhiệm vụ trên thiết bị đó.
Giao nhiệm vụ
Cách nào tốt hơn giữ năng suất là có người cùng làm? Hai người cho một nhiệm vụ tốt hơn một, và cơ hội ai đó quên thấp hơn. Bạn giao nhiệm vụ trong To Do với tài khoản công việc bằng cách gõ tên người sau dấu "@". Điều này giao nhiệm vụ cho họ và họ theo dõi được, như bạn.
Giữ năng suất với Microsoft 365
To Do trong Microsoft 365 chỉ là một cách giữ năng suất. Như chúng tôi đã bao gồm, còn nhiều ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365 giúp bạn. Bao gồm Lists, và Tasks trong Microsoft Teams. Xem trung tâm Microsoft 365 của chúng tôi để biết thêm, và cho chúng tôi biết mẹo năng suất của bạn tại công việc hoặc trường học bằng cách bình luận bên dưới.