Power Automate (trước đây là Microsoft Flow) là một trong những công cụ tự động hóa tốt nhất nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế IFTTT cho máy tính để bàn. Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập Power Automate trên web và desktop để tận dụng tối đa nó.
Power Automate là gì?
Power Automate là một công cụ tự động hóa được tích hợp sẵn trong Windows 11 và có thể truy cập trên web cũng như Windows 10. Khi Zapier, IFTTT, Automate.io, v.v., làm việc với các ứng dụng trực tuyến, Power Automate làm việc với cả ứng dụng trực tuyến và ngoại tuyến. Nói cách khác, bạn có thể thực hiện các tác vụ khác nhau không liên quan đến internet, chẳng hạn như tạo thư mục, đổi tên tệp, sao chép nội dung sang vị trí khác, v.v.
Khi truy cập Power Automate, bạn sẽ gặp một thuật ngữ gọi là luồng (flow), biểu thị loại mẫu của tác vụ của bạn. Ví dụ, có năm luồng khác nhau được bao gồm trong Power Automate, và chúng là Luồng đám mây tự động (Automated cloud flow), Luồng đám mây tức thì (Instant cloud flow), Luồng đám mây theo lịch trình (Scheduled cloud flow), Luồng máy tính để bàn (Desktop flow), và Luồng quy trình kinh doanh (Business process flow).
Power Automate hoạt động như thế nào?
Có chủ yếu hai phần để tạo một tác vụ trong tự động hóa: kích hoạt (trigger) và hành động (action). Kích hoạt (Trigger) cho phép bạn chọn khi nào thực hiện tác vụ, và Hành động (Action) giúp bạn quyết định làm gì. Tất cả các tác vụ bạn sẽ tạo hoặc đã được tạo đi kèm với hai thứ này trong nền. Khi bạn xong với thiết lập tác vụ, Power Automate chạy tác vụ tự động trong nền cho đến khi bạn dừng nó thủ công.
Nói cách khác, nó có quy trình làm việc giống như IFTTT, Zapier và Automate.io. Tất cả đều cho phép người dùng chọn kích hoạt và hành động cho phù hợp. Tuy nhiên, Power Automate có một tùy chọn tiện lợi gọi là Khi lỗi (On error). Nó cho phép bạn chọn một hành động khác khi xảy ra lỗi trong kích hoạt hoặc hành động. Tất cả các công cụ khác không có tùy chọn này cho người dùng.
Các ứng dụng và dịch vụ có sẵn cho Power Automate
Power Automate có nhiều ứng dụng và dịch vụ tương thích, cho phép người dùng làm nhiều hơn với công cụ tự động hóa. Dù là phiên bản web hay desktop, bạn có thể nhận được cùng một tập hợp các tùy chọn trên cả hai nền tảng. Nói về các ứng dụng cụ thể, bạn có thể tìm thấy Outlook, Excel, Word, v.v. Mặt khác, nó cung cấp các tác vụ khác nhau dựa trên biến, điều kiện, tệp, v.v.
Điều tuyệt vời nhất về Power Automate là bạn có thể tạo một tác vụ lồng nhau (nested task). Giả sử bạn muốn tạo một tệp ở một vị trí nhất định khi bạn nhận được tệp đính kèm email, dung lượng lớn hơn 10MB. Nếu bạn không thể hoàn thành trong một tác vụ, bạn có thể tạo một tác vụ để lấy tệp đính kèm và một tác vụ khác để tạo thư mục.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng với hỗ trợ web và desktop, Power Automate có thể là một giải pháp tốt cho bạn. Cân nhắc điều đó, bạn có thể thử sử dụng dịch vụ này một lần để kiểm tra xem nó có đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn hay không.
Cách sử dụng Microsoft Power Automate trên web
Để sử dụng Microsoft Power Automate trên web, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập trang web flow.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Nhấp nút Tạo (Create) ở bên trái.
- Nhấp vào tùy chọn Luồng đám mây tự động (Automated cloud flow).
- Nhập tên cho luồng hoặc tác vụ và chọn một kích hoạt (trigger).
- Nhấp nút Tạo (Create).
- Nhấp nút Bước mới (New step).
- Chọn một ứng dụng cho hành động (action).
- Chọn một hành động (action).
- Nhấp nút Lưu (Save).
Để tìm hiểu thêm về các bước này, hãy tiếp tục đọc.
Trước hết, bạn phải truy cập trang web chính thức của Power Automate, là flow.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp nút Tạo (Create) hiển thị ở bên trái và chọn tùy chọn Luồng đám mây tự động (Automated cloud flow).
Ở đây bạn có thể chọn các tùy chọn khác theo yêu cầu của bạn:
- Luồng đám mây tức thì (Instant cloud flow): Bạn có thể thiết lập tác vụ, nhưng bạn phải chạy nó thủ công.
- Luồng đám mây theo lịch trình (Scheduled cloud flow): Bạn có thể lên lịch tác vụ tại một thời điểm xác định trước.
- Luồng máy tính để bàn (Desktop flow): Chủ yếu dành cho người dùng máy tính để bàn.
- Luồng quy trình kinh doanh (Business process flow): Dành cho những ai muốn tạo tác vụ lồng nhau.
Điều đầu tiên bạn phải làm là đặt tên cho tác vụ của mình. Sau đó, chọn một kích hoạt theo ý muốn của bạn, và nhấp nút Tạo (Create).
Tùy thuộc vào kích hoạt của bạn, bạn có thể phải đăng nhập vào ứng dụng hoặc dịch vụ. Sau đó, nhấp nút Bước mới (New step).
Ở đây bạn phải chọn một hành động cho kích hoạt của mình. Để làm điều đó, nhấp vào một tác vụ bạn muốn thực hiện trong danh sách đã cho.
Theo lựa chọn của bạn, bạn có thể phải đăng nhập vào dịch vụ đã chọn một lần nữa. Khi xong, bạn có thể nhấp nút Lưu (Save).
Bây giờ, bạn có thể chạy tác vụ hoặc luồng trong tài khoản của mình.
Trước khi bắt đầu, bạn nên biết rằng Power Automate Desktop hoạt động khác biệt so với phiên bản web. Trong phiên bản desktop, bạn phải tạo một tác vụ lồng nhau vì không có tùy chọn chọn kích hoạt. Nói cách khác, bạn phải chọn một hành động làm hành động chính và các hành động còn lại làm hành động phụ. Hành động chính hoạt động như một kích hoạt, và các hành động còn lại hoạt động như các hành động.
Cách sử dụng Microsoft Power Automate trong Windows 11/10
Để sử dụng Power Automate trong Windows 11, hãy làm theo các bước sau:
- Tìm kiếm ứng dụng Power Automate trong hộp tìm kiếm Thanh tác vụ và mở nó.
- Nhấp nút Luồng mới (New flow).
- Nhập tên cho tác vụ của bạn và nhấp nút Tạo (Create).
- Chọn một hành động từ bên trái.
- Điền biểu mẫu đã cho theo ứng dụng bạn đã chọn.
- Nhấp mũi tên Luồng con (Subflow) và chọn tùy chọn Luồng con mới (New subflow).
- Nhập tên và nhấp nút Lưu (Save).
- Chọn một hành động khác từ bên trái.
- Nhấp nút Lưu (Save).
- Nhấp vào nút Chạy (Play) để chạy tác vụ.
Hãy xem chi tiết các bước này.
Trước hết, tìm kiếm ứng dụng Power Automate trong hộp tìm kiếm Thanh tác vụ và mở nó từ kết quả tìm kiếm. Sau khi mở, nhấp vào nút Luồng mới (New flow).
Bây giờ bạn phải nhập tên tác vụ của mình và nhấp nút Tạo (Create). Khi bạn làm điều đó, bạn có thể tìm thấy một cửa sổ khác trên màn hình của bạn với tên tác vụ trong tiêu đề. Sau đó, chọn hành động chính từ bên trái.
Bạn có thể nhấp đúp vào một hành động hoặc sử dụng phương pháp kéo-thả (drag-&-drop) để chọn nó. Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, bạn phải điền biểu mẫu trên màn hình và nhấp nút Lưu (Save).
Tiếp theo, nhấp mũi tên Luồng con (Subflows) và chọn tùy chọn Luồng con mới (New subflow). Bạn có thể nhập tên luồng con của mình cũng vậy.
Sau đó, bạn có thể chọn một hành động khác từ bên trái và nhấp nút Lưu (Save).
Để giải thích toàn bộ quy trình, hành động đầu tiên sẽ hoạt động như một kích hoạt, và Luồng con sẽ hoạt động như một hành động.
Cuối cùng, bạn có thể nhấp nút Chạy (Run) để kiểm tra nó.
Liên quan: Cách sử dụng Microsoft Power Automate Desktop để tạo quy trình UI.
Power Automate cho desktop có miễn phí không?
Có, Power Automate cho desktop miễn phí cho người dùng Windows 11 và 10. Nếu bạn không tìm thấy nó trên máy tính của mình, bạn có thể tải xuống từ flow.microsoft.com. Bạn phải sử dụng tài khoản Microsoft của mình sau khi cài đặt.
Power Automate có miễn phí với Microsoft/Office 365 không?
Có, Power Automate được bao gồm trong đăng ký Microsoft 365. Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365 hoạt động, bạn có thể sử dụng Power Automate trên web miễn phí hoặc không tốn thêm chi phí.
Power Automate tốn bao nhiêu tiền?
Power Automate cho web tốn khoảng $15/tháng/người dùng. Tuy nhiên, nếu bạn có Microsoft 365, bạn có thể sử dụng nó miễn phí. Ngoài ra, Power Automate Desktop có sẵn miễn phí cho người dùng Windows 11 và Windows 10.
Cân nhắc mọi thứ, Power Automate dường như là một công cụ tự động hóa tiện lợi được tạo ra để làm cho bạn hiệu quả hơn. Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn bắt đầu với công cụ này.