G Suite, trước đây gọi là Google Apps, là tập hợp các ứng dụng doanh nghiệp dựa trên đám mây từ Google. Bạn chỉ cần kết nối internet hoạt động và trình duyệt để dùng các ứng dụng đám mây này. Ứng dụng kinh doanh truyền thống tạo và lưu trữ tài liệu cục bộ. Điều này hạn chế chia sẻ và cộng tác.
Trong G Suite, tài liệu được lưu trực tuyến, và bất kỳ ai cũng có thể truy cập với đúng quyền限. Cộng tác xuyên suốt doanh nghiệp là mục đích cốt lõi của G Suite. G Suite được thiết kế cho doanh nghiệp, trường học, phi lợi nhuận, và bất kỳ tổ chức nào chọn một trong ba gói giá.
G Suite Là Dịch Vụ Đăng Ký Trả Phí
Nhiều người nhầm lẫn giữa G Suite và các ứng dụng miễn phí khác của Google cũng xây dựng quanh Google Drive và cộng tác. Bạn phải nhớ G Suite là cấp doanh nghiệp (enterprise grade) và do đó bao gồm nhiều tính năng bổ sung không có trong ứng dụng tiêu dùng miễn phí của Google ngay cả khi tên có thể giống nhau.
Dưới đây là danh sách ngắn gọn những tính năng bổ sung đó:
- Kiểm soát quản trị cho tài khoản người dùng.
- Địa chỉ email doanh nghiệp tùy chỉnh (với tên miền @yourcompany).
- 30 GB không gian Google Drive mỗi người dùng (trong gói G Suite Basic) so với 15 GB trong Google Drive miễn phí.
- Lưu trữ mọi email và trò chuyện, và kiểm soát thời gian lưu giữ.
- Tạo nhiều lịch cho mục đích khác nhau. Ví dụ, lịch dựa trên dự án. Thành viên có thể cộng tác trên lịch trình, cuộc hẹn và hơn thế.
- Dùng Quản trị điểm cuối (Endpoint management) để giữ an toàn dữ liệu công ty trên mọi thiết bị.
- 99.9% uptime đảm bảo cho email doanh nghiệp với hỗ trợ điện thoại và email 24/7.
- Tùy chọn bảo mật mạnh như xác thực hai bước (two-step authentication) và SSO.
- Tương tác liền mạch với Microsoft Outlook.
Ứng Dụng Nào Được Bao Gồm Trong G Suite
Có vẻ như G Suite và tài khoản Google miễn phí có cùng ứng dụng. Nhiều ứng dụng chung như Gmail, Docs, Sheets, Slides, Forms, Apps Script v.v. G Suite thêm tính năng cấp doanh nghiệp vào một số ứng dụng này.
Ví dụ, Gmail miễn phí cũ và phiên bản G Suite tương tự. Phiên bản sau cho phép bạn bỏ địa chỉ @gmail.com cho tên miền tùy chỉnh để có địa chỉ email chuyên nghiệp hơn.
Ngay cả Google Calendar cũng được "nâng cấp" với lịch chia sẻ có thể xử lý lịch trình cho toàn đội nhóm. Trong G Suite Calendar, bạn có thể thiết lập sự kiện bằng vài cú nhấp chuột và thậm chí đặt phòng họp.
Người dùng doanh nghiệp đánh giá bảo mật trên hết. Kiểm soát quản trị hỗ trợ giao thức bảo mật nâng cao cho tất cả người dùng. Xác thực đa yếu tố (Multi-factor authentication) và quản trị điểm cuối (endpoint management) là hai rào cản chặt chẽ chống lại mọi tấn công. Quản trị viên có thể mã hóa dữ liệu từ xa trên thiết bị, khóa thiết bị di động bị mất hoặc bị đánh cắp, và xóa sạch thiết bị từ Trung tâm Bảo mật G Suite.
G Suite Chi Phí Bao Nhiêu?
Có ba phiên bản cho nhóm và công ty mọi quy mô. G Suite cũng cung cấp dùng thử miễn phí 14 ngày. Kế hoạch thanh toán linh hoạt, bạn có thể điều chỉnh số thành viên bất kỳ lúc và Google sẽ thanh toán theo tháng.
Basic: Gói cơ bản bắt đầu từ $6 mỗi người / mỗi tháng. Mỗi người dùng nhận 30 GB lưu trữ chia sẻ an toàn trên tất cả ứng dụng Google. Bao gồm tất cả ứng dụng năng suất của Google nhưng thiếu Cloud Search (tính năng tìm kiếm truy cập toàn bộ nội dung công ty trong G Suite), App Maker (công cụ phát triển app kéo thả nhanh để xây dựng app tùy chỉnh) và Vault (công cụ lưu trữ cho G Suite).
Một số tính năng thiếu trong từng ứng dụng bao gồm giới hạn 100 người tham gia Google Meet (So với 150 và 250 trong gói Business và Enterprise) và không có livestream cho những người trên cùng tên miền.
Business: Gói doanh nghiệp bắt đầu từ $12 mỗi người / mỗi tháng. Nó giống gói Basic về tính năng nhưng cung cấp lưu trữ không giới hạn cho tất cả người dùng. Bổ sung bao gồm Vault, Cloud Search, và App Maker.
Enterprise: Gói cao cấp bắt đầu từ $25 mỗi người / mỗi tháng. Gói này bao gồm tất cả tính năng gói Business với lưu trữ không giới hạn nhưng hỗ trợ bằng kiểm soát bảo mật và quản trị nâng cao, cũng như tính năng báo cáo.
Có một số tiện ích thêm trong từng ứng dụng. Ví dụ, bạn có thể livestream bài thuyết trình qua Google Meet tới tối đa 100.000 người dùng trên cùng tên miền.
Bạn có thể so sánh các phiên bản G Suite khác nhau và mua gói phù hợp cho nhóm.
Google cũng có phiên bản đặc biệt gọi là G Suite for Education (Dành cho Giáo dục) và G Suite for Nonprofits (Dành cho Phi lợi nhuận) với gói giá thấp hơn.
Cách Bắt Đầu Với G Suite
Bắt đầu với G Suite đơn giản. Chọn gói trước. Chọn nút xanh Start Free Trial (Bắt đầu dùng thử miễn phí) và G Suite dẫn dắt bạn qua quy trình đăng ký. Nhớ rằng, bạn bị giới hạn 10 người dùng trong giai đoạn dùng thử.
- Chọn quy mô nhóm và quốc gia.
- Khi đăng ký, bạn cần tên miền (domain name) sẽ là địa chỉ duy nhất thay vì "@gmail.com" tiêu chuẩn. Nếu bạn chưa có, Google có thể giúp bạn chọn và mua.
- Tên miền duy nhất của bạn dùng cho địa chỉ email doanh nghiệp. Bây giờ, Setup (Thiết lập) bắt đầu.
- Setup đưa bạn thẳng đến Admin Console (Bảng điều khiển quản trị). Ở đây bạn phải xác minh bạn sở hữu tên miền dùng ở bước đầu. Google bỏ qua nếu tên miền mua qua Google.
- Đăng nhập vào nhà cung cấp tên miền (dịch vụ hosting nơi bạn mua tên miền) và thêm mã xác minh văn bản vào bản ghi DNS hoặc cài đặt DNS của tên miền.
- Google xác minh tên miền trong vài phút. Bây giờ bạn có thể thêm người dùng mới với tài khoản email. Trong kỳ dùng thử, chỉ thêm được 10 người dùng.
- Kích hoạt Gmail cho tên miền và bạn đã sẵn sàng đắm mình vào G Suite và cấu hình cho doanh nghiệp. Một khi thiết lập xong, bạn có thể bắt đầu di chuyển dữ liệu tổ chức, như email, lịch, liên hệ, thư mục và tệp tin sang G Suite.
- Để thiết lập gói đăng ký, vào Google Admin console > Billing (Bảng điều khiển quản trị Google > Thanh toán). Thiết lập thanh toán từ màn hình này với sự giúp đỡ của các hướng dẫn này.
Làm Việc Cùng Nhau Dễ Dàng Hơn
Ngày nay, tất cả bộ công cụ năng suất dùng cộng tác để giúp nhóm làm việc cùng nhau từ xa. G Suite có đối thủ là Office 365. Cả G Suite và Office 365 đều dựa trên đăng ký và cung cấp danh mục công cụ phong phú. Nếu bạn dùng một trong hai, hãy cho chúng tôi biết thích và không thích gì.