Khả năng đặt trạng thái Microsoft Teams tự động có thể giúp chia nhỏ ngày làm việc để bạn không cảm thấy bị gắn chặt vào máy tính khi làm việc từ xa. Tất nhiên, bạn luôn có thể vào Microsoft Teams để thủ công thay đổi trạng thái, nhưng có tốt hơn không nếu có khả năng thay đổi trạng thái Microsoft Teams mà không bao giờ mở ứng dụng?
Được xây dựng cho Microsoft 365, sử dụng Power Automate tiết kiệm thời gian bằng cách hợp lý hóa tác vụ và quy trình làm việc thông qua tự động hóa. Không cần lo lắng nếu bạn chưa bao giờ tạo hoặc tự động hóa quy trình làm việc, hay "flow", vì có nhiều mẫu ứng dụng phổ biến có sẵn.
Đặt trạng thái
Hướng dẫn này dựa trên hướng dẫn của Damien Bird, một Microsoft MVP đã tạo bài đăng về cách thực hiện Cập nhật trạng thái Teams qua Power Automate. Tôi sẽ lặp lại cảnh báo Damien Bird để lại ở đầu hướng dẫn của ông.
Đây là phương pháp không có tài liệu và không nên sử dụng trong flow sản xuất, nó hoạt động, nhưng không phải lúc nào cũng hoạt động, và có giới hạn số lượng flow bạn có thể thực hiện mỗi ngày. Vì vậy, quan trọng là giữ kỳ vọng trong tầm kiểm soát.
Dưới đây là các liên kết như chúng xuất hiện trong bài đăng của Damien Bird:
Đây là những gì cần làm để đặt trạng thái Microsoft Teams trong Power Automate:
1. Trong Power Automate, nhấp My flows từ ngăn điều hướng bên trái.
2. Nhấp New flow.
3. Tại đây, bạn có ba tùy chọn: Automated cloud flow, Instant cloud flow, hoặc Scheduled cloud flow. Cho ví dụ này, chúng ta sẽ dùng Instant cloud flow.
4. Tạo Flow name và nhấp tùy chọn dưới Choose how to trigger this flow. Cho ví dụ này, chúng ta sẽ dùng Manually trigger a flow. Nhấp Create khi hoàn tất để xác nhận.
5. Sau khi nhấp Create, bạn sẽ thấy flow mới được tạo và bắt đầu bằng trigger thủ công, vì vậy bạn phải chọn bước tiếp theo, nhấp Next step.
6. Tìm kiếm "SharePoint" trong hộp tìm kiếm và cuộn và nhấp Send an HTTP request to SharePoint. 
Đặt trạng thái Microsoft Teams
1. Trong menu tiếp theo, bạn sẽ cần hoàn thành HTTP request to SharePoint. Yêu cầu SharePoint của bạn nên trông chính xác như hình dưới.
Bạn có thể thay đổi trạng thái "availability" trong body của flow thành "Available", "Busy", "BeRightBack", "DoNotDisturb", hoặc "Away". Tôi không thể làm cho tùy chọn offline/offwork hoạt động, vì vậy tôi không thể bao gồm nó trong hướng dẫn.
2. Nhấp Save khi hoàn tất.
3. Tiếp theo, flow sẵn sàng, vì vậy bạn cần test nó. Không chỉ khuyến khích test, mà còn bắt buộc khi thiết lập flow đầu tiên. Nhấp Test.
4. Ở màn hình tiếp theo, bạn cần chỉ ra cách bạn muốn test flow, hoặc Manually (Thủ công) (bạn kích hoạt) hoặc Automatically (Tự động) (dựa trên lần chạy trước của flow khác). Chọn Manually, lựa chọn duy nhất khi thiết lập flow đầu tiên. Nhấp Test để xác nhận.
5. Tùy thuộc vào cấp độ quyền, Power Automate có thể nhắc bạn đăng nhập tài khoản Microsoft để xác nhận quyền làm flow hoạt động. Như được chỉ ra, tôi sẵn sàng vì đã có quyền cần thiết như dấu tích xanh. Nhấp Continue.
6. Cuối cùng, nhấp Run flow để chạy flow.
Khi bạn nhấp Run bạn sẽ thấy dấu tích xanh cho thấy flow đã bắt đầu thành công với liên kết kiểm tra trạng thái flow trên trang Flow Runs Page. Bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái Microsoft Teams để xem nó có thay đổi khi bạn chạy flow.
Đặt tin nhắn trạng thái
Để đặt tin nhắn trạng thái, bạn chỉ cần tạo Power Automate flow khác gần như giống hệt cái trên, trừ một vài thay đổi. Đây là flow của bạn nên trông như thế nào.
Tạo connector tùy chỉnh Microsoft Teams trạng thái
Khi tìm nội dung cho hướng dẫn này, tôi gặp một dự án Spotify thực sự thú vị của một Microsoft MVP khác, Loryan Strant. Nó lấy connector tùy chỉnh Spotify với hướng dẫn kỹ lưỡng do That API Guy tạo và cập nhật trạng thái Microsoft Teams để hiển thị bài hát và nghệ sĩ họ đang nghe trên Spotify.
Sau khi làm theo hướng dẫn, tôi thấy một Microsoft MVP khác, Luise Freese cung cấp giải pháp hiệu quả hơn cho flow. Vì vậy, kết quả cuối cùng của tôi là kết hợp của cả hai công việc kết hợp với thử và sai. Hướng dẫn của họ thiếu giải thích quan trọng về giá trị động và biểu thức và những gì chúng làm, nhưng hướng dẫn của họ không dành cho người dùng Power Automate mới. Sau khi làm theo cả hai hướng dẫn, tôi tạo connector tùy chỉnh Spotify với Microsoft Teams phù hợp hơn với giải pháp của Freese, nhưng nếu bạn có giải pháp tốt hơn, hãy chia sẻ.
Nếu bạn đang tìm tùy chọn dễ dàng hơn, sao chép mã chính xác như xuất hiện bên dưới để:
1. Đặt Trạng thái Microsoft Teams thành Away
{"id":"6e453f83-f22d-4715-bdb6-5cbe7b44b6fa","brandColor":"#036C70","connectionReferences":{"shared_sharepointonline":{"connection":{"id":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline/connections/5d9bafd92370456789caa39b6c3f2277"}}},"connectorDisplayName":"SharePoint","icon":"https://connectoricons-prod.azureedge.net/releases/v1.0.1554/1.0.1554.2707/sharepointonline/icon.png","isTrigger":false,"operationName":"Set_Microsoft_Teams_status_to_Away","operationDefinition":{"type":"OpenApiConnection","inputs":{"host":{"connectionName":"shared_sharepointonline","operationId":"HttpRequest","apiId":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline"},"parameters":{"dataset":"https://presence.teams.microsoft.com","parameters/method":"PUT","parameters/uri":"/v1/me/forceavailability","parameters/headers":{"content-type":"application/json"},"parameters/body":"{\n\n\"availability\": “Offline”, \n\"activity”: “OffWork”\n\n}"},"authentication":{"type":"Raw","value":"@json(decodeBase64(triggerOutputs().headers['X-MS-APIM-Tokens']))['$ConnectionKey']"}},"runAfter":{},"metadata":{"operationMetadataId":"e3433a3c-7e7c-40d5-b804-696b2b1d0398"}}}
2. Cập nhật ghi chú tin nhắn trạng thái
{"id":"638a81c6-7d9b-481a-8875-97a08dcf18b7","brandColor":"#036C70","connectionReferences":{"shared_sharepointonline":{"connection":{"id":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline/connections/5d9bafd92370456789caa39b6c3f2277"}}},"connectorDisplayName":"SharePoint","icon":"https://connectoricons-prod.azureedge.net/releases/v1.0.1554/1.0.1554.2707/sharepointonline/icon.png","isTrigger":false,"operationName":"Set_Microsoft_Teams_status_message_note_","operationDefinition":{"type":"OpenApiConnection","inputs":{"host":{"connectionName":"shared_sharepointonline","operationId":"HttpRequest","apiId":"/providers/Microsoft.PowerApps/apis/shared_sharepointonline"},"parameters":{"dataset":"https://presence.teams.microsoft.com","parameters/method":"PUT","parameters/uri":"/v1/me/publishnote","parameters/headers":{"content-type":"application/json"},"parameters/body":"{\n\n\"message\": \"I am away from my desk. I went to grab lunch\"\n\n}\n "},"authentication":{"type":"Raw","value":"@json(decodeBase64(triggerOutputs().headers['X-MS-APIM-Tokens']))['$ConnectionKey']"}},"runAfter":{},"metadata":{"operationMetadataId":"05f65dba-6bef-458a-81ac-b4fc08c290db"}}}
Bạn có thể dán nó thẳng vào Power Automate bằng cách đi đến New step > My clipboard. Dán trực tiếp vào clipboard khi bạn thiết lập tài khoản Power Automate.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần giúp đỡ thiết lập flow này, có lời khuyên, hoặc có thể đưa ra đầu vào để làm flow tốt hơn, vui lòng liên hệ tôi trên Twitter.