Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Thành Thạo Microsoft Word: 13 Tính Năng Nâng Cao Ít Người Biết Bạn Cần Nắm

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản tuyệt vời. Microsoft không ngừng cải tiến tính năng Word để thân thiện hơn từ khi ra mắt năm 1983.

Gần như ai cũng dùng MS Word cho công việc hoặc cá nhân. Đừng bạn nghĩ chúng ta nên biết vài thủ thuật Word để đủ thành thạo, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất?

Chúng tôi sẽ chia sẻ một số tính năng hữu ích nhưng ít người biết của Microsoft Word. Mời bạn theo dõi.

  1. Đánh dấu (Highlight) cả câu chỉ với một cú click –

Để đánh dấu cả câu, click vào một từ trong câu đó khi giữ phím Ctrl. Trên Mac, thay Ctrl bằng phím Command.

  1. Dịch thuật chỉ với một cú click –

Đôi khi cần viết/đọc ngôn ngữ không rành. Word có giải pháp: dịch toàn bộ tài liệu một lần.

Nhấn tab Review (Xem xét) chọn Translate (Dịch). Các tùy chọn: Dịch tài liệu (Translate Document), Dịch văn bản đã chọn (Translate Selected Text), Bộ dịch thu nhỏ (Mini Translator), Chọn ngôn ngữ dịch (Choose Translation Language). Chọn tùy ý.

  1. Kiểm tra tài liệu (Inspect Document) –

Tài liệu thường chia sẻ cho nhiều người. Nên kiểm tra xem có dữ liệu/thông tin cá nhân nào lưu trong thuộc tính tài liệu không. Bạn có thể không muốn chia sẻ công khai thông tin tổ chức, tác giả, v.v. Word có tính năng Inspect Document cho phép xóa tất cả thông tin đó trước khi chia sẻ.

Cách truy cập Inspect Document:

  1. Nhấn File > Thông tin (Info) > Kiểm tra tài liệu (Inspect Document) > Kiểm tra vấn đề (Check for Issues).
  2. Sẽ thấy 3 tùy chọn: Kiểm tra tài liệu, Kiểm tra khả năng truy cập, Kiểm tra tương thích.
  3. Chọn Kiểm tra tài liệu, hộp thoại Document Inspector mở ra, tích chọn loại nội dung ẩn muốn kiểm tra.
  4. Nhấn Kiểm tra (Inspect).
  5. Xem kết quả trong hộp thoại Document Inspector.
  6. Nhấn Xóa tất cả (Remove All) để xóa dữ liệu ẩn/thông tin cá nhân không muốn có trong tài liệu.
  1. Ẩn văn bản (Hide Text) –

Văn bản ẩn (Hidden Text) là thuộc tính ký tự không in và rất hữu ích. Bạn có thể ẩn thông tin mật tạm thời và in tài liệu 2 phiên bản: một đầy đủ, một ẩn thông tin. Các bước ẩn văn bản và in văn bản ẩn:

  1. Chọn văn bản muốn ẩn.
  2. Chuột phải văn bản, chọn Font (Phông chữ) > tích vào ô Ẩn (Hidden).

Để in văn bản ẩn:

  1. Vào tab File > Tùy chọn (Options) > Hiển thị (Display).
  2. Tích vào ô Văn bản ẩn (Hidden text) và In văn bản ẩn (Print hidden text) > nhấn OK.
  1. Kiểm tra điểm nóng chỉnh sửa (Check for Editing Hotspots) –

Muốn xem nhanh những thay đổi vừa làm trên tài liệu? Dùng phím tắt: Shift + F5 để nhảy giữa các chỉnh sửa gần đây.

  1. Viết văn bản ở bất kỳ đâu (Write Text Anywhere) –

Word có thể dùng như bảng đen/trắng, bạn có thể bắt đầu viết từ bất kỳ đâu trên trang. Chỉ cần click đúp vào vị trí mong muốn, con trỏ sẽ xuất hiện tại đó.

  1. Đánh dấu vùng văn bản hình vuông (Highlight a Square Field of Text) –

Muốn chọn vùng nhất định trên tài liệu, ví dụ chọn văn bản hình vuông, hãy giữ phím Alt và click kéo chuột trên vùng muốn chọn.

  1. Dùng Tìm và Thay thế (Find and Replace) cho đồ họa –

Giống như từ/cụm từ có thể thay thế, đồ họa cũng được. Các bước:

  • Nhấn Ctrl + F, ngăn điều hướng (Navigation pane) xuất hiện bên trái.
  • Dưới Navigation, bên cạnh ô Tìm kiếm tài liệu (Search Document), có menu thả xuống.
  • Chọn Đồ họa (Graphics).
  • Sao chép hình ảnh muốn thay thế.
  • Click menu thả xuống lại, chọn Thay thế (Replace), hộp thoại Find and Replace mở ra.
  • Trong Tìm gì (Find what) gõ ^g, trong Thay bằng (Replace with) gõ ^c.

Hình ảnh sẽ được thay thế.

  1. Chia tài liệu thành 2 cửa sổ (Split Document into Two Windows) –

Khi làm việc với tài liệu dài, di chuyển qua lại tốn thời gian. Để tiết kiệm và làm việc hiệu quả, chia tài liệu thành 2:

  1. Nhấn View (Xem) > Chia (Split).
  2. Kéo đường phân cách để điều chỉnh kích thước 2 khung.
  1. Không ai thích bị phân tâm (Distraction-Free) –

Khi làm tài liệu quan trọng, bạn không muốn bị phân tâm. Lấy màn hình Word toàn bộ cho mình bằng cách nhấn Ctrl + F1 để ẩn Ribbon. Để tùy chỉnh hiển thị Ribbon, click Ribbon Display Options (góc trên bên phải, gần nút thu nhỏ). Để vào chế độ đọc (Read Mode), nhấn ALT W-F. Chọn tùy chọn và làm việc không bị gián đoạn.

  1. Chuyển bảng thành biểu đồ chỉ trong 3 bước (Convert Tables to Graphs in 3 Steps) –

Hình ảnh trực quan tốt hơn dữ liệu bất cứ lúc nào. Mẹo nhanh chuyển dữ liệu thành biểu đồ:

  • Nhấn tab Chèn (Insert) trên Ribbon.
  • Nhấn công cụ Đối tượng (Object), hộp thoại Object mở ra.
  • Chọn Microsoft Graph Chart từ danh sách Loại đối tượng (Object Types). Nhấn OK.
  1. Viết phương trình (Write Equations) –

Word dành cho mọi người, từ nhà văn đến nhà khoa học. Dễ dàng viết phương trình, công thức:

  • Nhấn tab Chèn (Insert) trên Ribbon.
  • Vào Phương trình (Equation) và từ menu thả xuống, chèn phương trình.
  1. Thêm máy tính (Add a Calculator) –

Làm việc cần tính toán mà lười mở máy tính gốc? Word đã lo:

  • Tìm File trên Ribbon.
  • Nhấn Tùy chọn (Options) > Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar), chuyển sang Tất cả lệnh (All Commands) thay vì Lệnh phổ biến, chọn lệnh Calculate (Tính toán) thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
  • Giờ bạn thấy vòng tròn xám gần nút Lưu và Hoàn tác (góc trên bên trái).

Đây là một vài thủ thuật giúp công việc trên Word dễ dàng hơn nhiều. Cho biết bạn nghĩ sao!