Word có tính năng ẩn văn bản để nó không hiển thị trong tài liệu. Nếu không muốn xóa hoàn toàn, ẩn văn bản là lựa chọn tốt.
Tại sao ẩn văn bản? Ví dụ: in 2 phiên bản khác nhau của cùng tài liệu nhưng không muốn tạo 2 file riêng. Ẩn một phần văn bản, in file, rồi in lại nhưng chọn in văn bản ẩn trong tùy chọn in.
Bài viết hướng dẫn: ẩn văn bản trong Word, xem văn bản ẩn, in văn bản ẩn, và bảo vệ văn bản ẩn không cho người khác chỉnh sửa. Cách làm giống hệt trên Office for Mac.
Ẩn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013
Mở tài liệu có đủ văn bản. Ví dụ tài liệu minh họa:
Chọn văn bản muốn ẩn → chuột phải → Phông chữ (Font).
Hộp thoại Phông chữ: ô kiểm Ẩn (Hidden) mục Hiệu ứng (Effects). Tích vào.
OK → BÙM, văn bản biến mất! Chỉ còn một đoạn, không dấu vết đoạn kia. Đoạn vẫn tồn tại, nảy sinh vài câu hỏi thú vị.
Câu hỏi đầu: gõ chữ vào vùng trống chỗ văn bản ẩn trước đây thì sao? Thử gõ thêm đoạn văn ở chỗ văn bản ẩn.
Điều gì xảy ra? Giải thích ở phần xem văn bản ẩn.
Xem văn bản ẩn trong Word
Làm sao để văn bản ẩn hiện lại? Làm ngược lại khi ẩn. Ctrl + A chọn tất cả → chuột phải phần bất kỳ → Phông chữ. Lúc này ô Ẩn không có tích mà xanh hoàn toàn (green).
Đ nghĩa: một phần văn bản được chọn ẩn, phần hiển thị. Nhấp một lần → thành tích (tất cả ẩn). Nhấp nữa → bỏ tích (không văn bản nào ẩn).
Văn bản ẩn hiện lại, nhưng vị trí hơi khác: nằm dưới đoạn văn bản vừa gõ khi ẩn. Thay vì bị ghi đè, nó bị đẩy xuống. Muốn giữ vị trí: nhấp nút Hiện/Ẩn dấu đoạn (Show/Hide Paragraph Marks) → văn bản ẩn hiện với gạch dưới chấm đặc biệt.
Bắt đầu đoạn mới ở vị trí muốn → nhấp nút ẩn lại. Bây giờ biết ẩn/hiện, nói về in ấn.
In văn bản ẩn trong Word
In văn bản ẩn: vào tùy chọn của hộp thoại In (Print). Tệp → In → nhấp Thiết lập trang (Page Setup) dưới cùng.
Hộp thoại Thiết lập trang: tab Giấy (Paper) → nhấp Tùy chọn in (Print Options).
Mở hộp thoại Tùy chọn Word (Word Options) tab Hiển thị (Display) đã chọn. Ô In văn bản ẩn (Print hidden text) dưới Tùy chọn in (Printing Options).
Cũng vào được qua Tệp → Tùy chọn → tab Hiển thị. Cài đặt này toàn cục (global), sau khi in xong phải vào bỏ tích nếu không muốn in ẩn cho tài liệu khác.
Bảo vệ tài liệu Word
Thật đáng tiếc: không cách nào ẩn hoàn toàn văn bản ẩn trong Word. Gửi tài liệu có văn bản ẩn, người nhận vẫn xem được nếu biết cách trên. Nhưng có thể ngăn chặn chỉnh sửa.
Bảo vệ tài liệu → người dùng chỉ xem, không sửa gì.
Tab Xem xét (Review) → Bảo vệ tài liệu (Protect Document) hoặc Hạn chế chỉnh sửa (Restrict Editing) tùy phiên bản.
Tích Giới hạn định dạng theo bộ kiểu (Limit formatting to a selection of styles) → nhấp Cài đặt (Settings).
Hộp thoại Hạn chế định dạng (Formatting Restrictions): tích ô lại → nhấp Không (None) đảm bảo không thay đổi định dạng/kiểu.
OK → hộp thoại hỏi xóa kiểu định dạng không được phép. Chọn KHÔNG (NO). Chọn Yes → thuộc tính ẩn bị gỡ, văn bản ẩn hiện ra.
Tiếp: tích Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này (Allow only this type of editing in the document) → để Không thay đổi (Chỉ đọc) (No Changes (Read only)).
Ngoại lệ (Exceptions): để trống. Nhấp Có, bắt đầu thực thi bảo vệ (Yes, Start Enforcing Protection) → nhập mật khẩu. Mật khẩu >8 ký tự, đặc biệt Office cũ.
Dù người khác xem được văn bản ẩn, không văn bản nào trong tài liệu được chỉnh sửa. Cần ẩn hoàn toàn? Phải xóa khỏi tài liệu. Hãy bình luận nếu có thắc mắc. Chúc thành công!