Nếu bạn dùng Excel nhiều, bạn chắc đã gặp tình huống có tên trong một ô duy nhất và cần tách tên thành các ô khác nhau. Đây là vấn đề rất phổ biến trong Excel và bạn có thể tìm kiếm Google và tải xuống 100 macro khác nhau do nhiều người viết để làm giúp bạn.
Tuy nhiên, trong bài này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập công thức để tự làm được và thực sự hiểu đang xảy ra gì. Nếu bạn dùng Excel nhiều, việc học một số hàm nâng cao để làm nhiều điều thú vị hơn với dữ liệu là ý tưởng tốt.
Nếu bạn không thích công thức và muốn giải pháp nhanh hơn, cuộn xuống phần Text to Columns (Chuyển văn bản thành cột), hướng dẫn bạn dùng tính năng Excel để làm điều tương tự. Ngoài ra, tính năng Text to Columns cũng tốt hơn nếu bạn có hơn hai mục trong một ô cần tách. Ví dụ, nếu một cột có 6 trường gộp lại, dùng các công thức dưới sẽ trở nên rất rối và phức tạp.
Tách tên trong Excel
Để bắt đầu, hãy xem tên thường được lưu trữ trong bảng tính Excel như thế nào. Hai cách phổ biến nhất tôi thấy là họ tên chỉ có khoảng trắng và họ, tên với dấu phẩy phân tách. Khi nào tôi thấy chữ cái giữa, thường là họ chữ_cái_giữa tên như dưới đây:
Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp chúng lại, bạn có thể dễ dàng tách tên, họ và chữ cái giữa thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng ta sẽ dùng hai hàm: LEFT và SEARCH. Về mặt logic đây là những gì chúng ta cần làm:
Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm khoảng trắng hoặc dấu phẩy, xác định vị trí và sau đó lấy tất cả ký tự bên trái vị trí đó.
Đây là công thức đơn giản làm tốt việc này: =LEFT(NN, SEARCH(" ", NN) - 1), nơi NN là ô chứa tên. -1 ở đó để loại bỏ khoảng trắng hoặc dấu phẩy thừa ở cuối chuỗi.
Như bạn thấy, chúng ta bắt đầu với hàm LEFT, nhận hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu, chúng ta tìm khoảng trắng bằng cách dùng ngoặc kép và đặt khoảng trắng giữa. Trong trường hợp hai, chúng ta tìm dấu phẩy thay vì khoảng trắng. Vậy kết quả cho 3 tình huống tôi đã đề cập?
Chúng ta lấy được tên từ hàng 3, họ từ hàng 5 và tên từ hàng 7. Tuyệt! Vì vậy tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, bạn đã trích xuất được tên hoặc họ. Bây giờ cho phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm về mặt logic:
– Tìm kiếm văn bản trong ô cho khoảng trắng hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó trừ vị trí đó từ tổng độ dài chuỗi. Đây là công thức:
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(" ",NN))
Vậy bây giờ chúng ta dùng hàm RIGHT. Nó cũng nhận hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy từ cuối chuỗi đi sang trái. Vì vậy chúng ta muốn độ dài chuỗi trừ vị trí khoảng trắng hoặc dấu phẩy. Điều đó sẽ cho chúng ta mọi thứ bên phải của khoảng trắng hoặc dấu phẩy đầu tiên.
Tuyệt, bây giờ chúng ta có phần hai của tên! Trong hai trường hợp đầu, bạn gần như xong, nhưng nếu có chữ cái giữa trong tên, bạn thấy kết quả vẫn bao gồm họ với chữ cái giữa. Vậy làm sao chỉ lấy họ và bỏ chữ cái giữa? Dễ dàng! Chỉ cần chạy lại cùng công thức chúng ta dùng để lấy phần hai của tên.
Vậy chúng ta chỉ làm RIGHT nữa một lần và lần này áp dụng công thức trên ô chứa chữ cái giữa và họ kết hợp. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau chữ cái giữa và lấy độ dài trừ vị trí khoảng trắng số ký tự từ cuối chuỗi.
Vậy là xong! Bây giờ bạn đã tách tên và họ thành các cột riêng biệt bằng vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng có văn bản định dạng theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa cho phù hợp nhu cầu.
Text to Columns (Chuyển văn bản thành cột)
Cũng có một cách dễ dàng khác để tách văn bản kết hợp thành các cột riêng biệt trong Excel. Đó là tính năng Text to Columns và nó hoạt động rất tốt. Nó cũng hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có hơn hai mẩu dữ liệu.
Ví dụ, dưới đây tôi có dữ liệu nơi một hàng có 4 mẩu dữ liệu và hàng kia có 5 mẩu dữ liệu. Tôi muốn tách thành 4 cột và 5 cột tương ứng. Như bạn thấy, dùng các công thức trên sẽ không thực tế.
Trong Excel, đầu tiên chọn cột bạn muốn tách. Sau đó, vào tab Data (Dữ liệu) và nhấp vào Text to Columns.
Điều này sẽ mở trình thủ thuật Text to Columns. Ở bước 1, bạn chọn trường là delimited (có dấu phân tách) hay fixed width (cố định độ rộng). Trong trường hợp chúng ta, chọn Delimited.
Ở màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân tách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, khoảng trắng hoặc gõ tùy chỉnh.
Cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Thông thường, General (Chung) sẽ hoạt động tốt cho hầu hết loại dữ liệu. Nếu bạn có thứ cụ thể như ngày tháng, hãy chọn định dạng đó.
Nhấp Finish (Hoàn tất) và xem dữ liệu của bạn được tách thành cột một cách kỳ diệu. Như bạn thấy, một hàng biến thành năm cột và hàng kia thành bốn cột. Tính năng Text to Columns rất mạnh mẽ và có thể làm cho cuộc sống bạn dễ dàng hơn nhiều.
Nếu bạn gặp vấn đề tách tên không theo định dạng tôi có ở trên, hãy đăng bình luận với dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng giúp. Thưởng thức!